Come scrivere una relazione sullo stato di avanzamento

Contenuto

• stadi
• Parte 1 Avvia il processo
• Parte 2 Scrivere il rapporto
• Parte 3 Evitare errori comuni

I rapporti sui progressi sono molto importanti per la gestione di un progetto professionale o accademico. Inoltre, ti aiuteranno a informare meglio i tuoi superiori, i tuoi colleghi o i tuoi clienti sullo stato di avanzamento del progetto che realizzi. Il rapporto deve specificare il lavoro svolto e le misure che devono essere prese per completare il progetto.

stadi

Parte 1 Avvia il processo

1. 
   

   
   Determina lo scopo del rapporto. Qualcuno potrebbe chiederti di descrivere un rapporto sullo stato di avanzamento per diversi motivi. Ovviamente, e nella maggior parte dei casi, è per mostrare i progressi che hai fatto nel completare un progetto specifico. Tuttavia, dovrai considerare il tuo obiettivo un po 'più vicino.
   • Una relazione sullo stato di avanzamento di un programma o progetto di ricerca sarà leggermente diversa da una relazione su un progetto professionale. In questo caso, ti verrà chiesto di fornire informazioni senza necessariamente tenere conto di altri elementi come i costi, ma non è sempre così.
   • Un rapporto per un cliente sarà diverso da un rapporto scritto per un superiore. In entrambi i casi, dovrai considerare i motivi per scrivere il tuo rapporto.

2. 
   

   
   
   
   Determina i tuoi lettori. Dopo aver impostato l'obiettivo del rapporto, dovrai scegliere le informazioni di cui i tuoi lettori hanno bisogno, per includerle nella tua e. Il piano di relazione sullo stato di avanzamento sarà praticamente lo stesso, indipendentemente dal tema presentato. Tuttavia, dovrai considerare le particolarità del tuo progetto.
   • Quali sono le relazioni dei tuoi lettori con il progetto? Qual è l'impatto del progetto su di loro? Ad esempio, questo impatto sarà diverso se è il tuo superiore o un cliente.
   • Immagina le decisioni che i lettori prenderanno dopo aver letto il tuo rapporto. Ad esempio, potrebbero esserci logistica, finanziamenti o scadenze.
   • Determina quali informazioni saranno necessarie ai tuoi lettori per prendere parte al progetto e seguirle in modo efficace. Quali sono gli aspetti tecnici che i tuoi lettori devono sapere? Sono abituati al gergo usato nell'attività in questione?

3. 
   

   
   
   
   Trova il modo migliore per comunicare con il tuo pubblico. Una relazione sullo stato di avanzamento non è solo un documento scritto che si trasmette al proprio supervisore o insegnante. Può assumere varie forme, a seconda dei casi.
   • Una relazione sullo stato di avanzamento potrebbe essere una presentazione orale fatta durante una riunione di lavoro settimanale o mensile.
   • Può anche assumere la forma di un'e-mail inviata regolarmente ai colleghi.
   • Puoi anche decidere di scrivere un promemoria e rivolgersi al tuo supervisore.
   • In genere, si scrive un rapporto ufficiale per un cliente o un'agenzia governativa.

4. 
   

   
   Verifica con il tuo chef. A meno che tu non abbia già scritto questo tipo di relazione e in questo caso tu sappia tutto sulla questione, cerca di ottenere il massimo di informazioni dai tuoi superiori. La tua azienda potrebbe richiedere una presentazione specifica, nel qual caso devi conformarti.

5. 
   

   
   Scegli il tono del rapporto. Tutte le relazioni sullo stato di avanzamento non sono necessariamente formali. In realtà, le relazioni interne a colleghi o supervisori diretti sono spesso scritte in tono rilassato. Questo è il motivo per cui dovrai verificare con il tuo leader cosa si aspetta dal tuo rapporto.
   • Se si tratta di una relazione a un cliente o ad un comitato di revisione della tesi, si consiglia di adottare un tono formale.
   • Tuttavia, un tono formale o informale non importa, perché la cosa principale è essere chiari, precisi e onesti.

Parte 2 Scrivere il rapporto

1. 
   

   
   Scegli la presentazione del tuo documento. Prima di iniziare a scrivere, dovrai scegliere una presentazione appropriata e impostare il contenuto e il tono del rapporto.
   • È possibile utilizzare un elenco puntato. Questo metodo ti consente di presentare le tue informazioni in modo chiaro. Il lettore sarà in grado di navigare facilmente e per ottenere le informazioni necessarie. Tuttavia, un simile elenco potrebbe non avere formalismo nel caso di una relazione interlocutoria. Pertanto, se il rapporto è destinato ai capi linea, è consigliabile utilizzare un breve. Ma, se comunichi con i colleghi, scegli un'e-mail.
   • Ricorda anche di includere grafici o tabelle. Ciò è particolarmente rilevante se stai scrivendo una relazione sullo stato di avanzamento di un progetto per il quale stai cercando di ottenere finanziamenti o se stai cercando di giustificare al lettore il finanziamento che hai ricevuto.

2. 
   

   
   Organizza la tua e in paragrafi. Una buona relazione sullo stato di avanzamento dovrebbe essere il più chiara possibile. È meglio dividere la tua e in paragrafi, per raggruppare le informazioni sulla stessa domanda.
   • Per rendere più chiara la tua e, pensa ad aggiungere i sottotitoli, in modo che i tuoi lettori abbiano un'idea del contenuto di ogni sezione. Se un punto è di particolare interesse per loro, saranno in grado di accedervi direttamente.

3. 
   

   
   Scrivi il titolo. In genere, il titolo viene posizionato nella parte superiore della prima pagina, se si presentano le seguenti pagine del documento. Ancora una volta, questo dipenderà dalle regole di presentazione fatte dalla tua azienda o università. Pertanto, effettuare i controlli necessari a tempo debito.
   • Il titolo deve includere la data, ovvero la data di presentazione del rapporto, il nome e la funzione del destinatario, il nome dell'autore, la sua funzione e lo scopo del rapporto.

4. 
   

   
   Inserisci l'introduzione. Questa sezione viene dopo il titolo. Spesso, può essere in corsivo per differenziarlo dal resto e. Serve a fornire una panoramica del progetto e dei suoi progressi. Presenterai i progressi e gli obiettivi raggiunti.
   • Assicurati di includere l'oggetto del rapporto. Presenta anche il progetto, ricordando che si tratta di un aggiornamento sui suoi progressi.

5. 
   

   
   Scrivi il corpo della tua e. Questa parte può essere divisa in sezioni e sottosezioni. In realtà, è essenzialmente solo un'introduzione più dettagliata. Esaminane il contenuto e perfezionalo.
   • Specificare le attività completate dall'ultimo report e quelle in corso.
   • Analizzare i problemi riscontrati, le domande a cui rispondere e le soluzioni che possono essere mantenute.
   • Evoca e giustifica i cambiamenti avvenuti durante il progetto.
   • Potresti anche voler includere altri elementi come il turnover del personale, i sovraccarichi di costi, i ritardi, la difficoltà di ottenere documenti o i problemi relativi al computer e alla sicurezza.

6. 
   

   
   Fai i prossimi passi del progetto. Questa sezione fa parte del corpo del rapporto. Servirà per informare il lettore sulle rimanenti fasi del progetto. Non dimenticare di menzionare i problemi che possono influire sul budget, sulla gestione o sulla scadenza per il completamento del progetto.
   • Soprattutto, non ignorare alcun cambiamento nella scadenza del progetto.
   • Evitare di annacquare i problemi. Tuttavia, non preoccuparti del lettore inutilmente e non fare promesse che non sarai in grado di mantenere.

7. 
   

   
   Immettere il numero totale di ore lavorate. Dovrai mostrare quanto tempo tu e il tuo team avete trascorso, se ne avete uno, nel progetto. I tuoi lettori sapranno che hai lavorato duramente, che fosse il tuo line manager, i tuoi clienti o un'agenzia governativa che potesse darti soldi.

Parte 3 Evitare errori comuni

1. 
   

   
   Fare attenzione a non discostarsi dal soggetto. La tua scrittura sarà corretta fintanto che rispetti i punti sopra descritti. Sforzati di non allontanarti dall'argomento affrontando questioni marginali, anche se interessanti.
   • Ad esempio, se il tuo progetto è destinato all'organizzazione volontaria di un evento artistico, potresti essere tentato di intraprendere un'analisi del deplorevole finanziamento dello stato delle arti, ma non ti aiuterà davvero a individuare i progressi del tuo progetto.

2. 
   

   
   Sii semplice. Un rapporto intermedio mira a presentare i progressi che hai fatto, senza affogare il lettore in un flusso di parole e idee superflue. Tutto quello che devi fare è concentrarti sullo stato di avanzamento del progetto, sui passi che devono essere presi e sui cambiamenti che devono essere fatti.
   • A seconda del destinatario del rapporto, potrebbe essere necessario non superare un determinato numero di parole. Una buona regola è quella di presentare le informazioni necessarie nel modo più conciso possibile.

3. 
   

   
   Evita di essere troppo vago. Assicurati di chiarire lo stato corrente del progetto. Ad esempio, evita di dire qualcosa del tipo "stiamo progredendo per finanziare il nostro evento artistico". Invece, presenta le tue informazioni in modo più esplicito: "grazie alle due sovvenzioni di € 5.000 concesse da queste diverse istituzioni, abbiamo solo bisogno di € 2.000 per raggiungere il nostro obiettivo di € 12.000".

4. 
   

   
   Elimina espressioni espansive. Ricorda, vuoi scrivere un rapporto chiaro e conciso. Ovviamente, cerca di non ingombrare la tua e con espressioni che non aggiungono nulla al rapporto. Ad esempio, termini come "disastro totale" o "successo travolgente" sono troppo emotivi o troppo vaghi per essere inclusi in un rapporto a un cliente o un regista.

5. 
   

   
   Cita le tue fonti. Identifica correttamente le fonti esterne di informazioni, dati e grafica incorporate nel tuo rapporto. Puoi aggiungere una pagina in cui indichi queste fonti.