Come fare un direct mail

Contenuto

• stadi
• Parte 1 Prepararsi
• Parte 2 Eseguire una stampa unione con Microsoft Office
• Parte 3 Esecuzione di una stampa unione con OpenOffice

Stampa unione è una funzionalità della maggior parte delle suite per ufficio che consente di personalizzare un documento di base prima di inviarlo a più destinatari. È possibile produrre una stampa unione per un gran numero di documenti diversi tra cui buste, etichette, lettere, fax, fax o anche coupon e coupon numerati.

stadi

Parte 1 Prepararsi

1. 
   

   
   Crea il tuo file di dati. Può anche essere un foglio di lavoro (tipo Excel), un dato basso o un documento con la giusta formattazione. Nella maggior parte dei casi, le aziende o gli individui utilizzano fogli di calcolo, quindi questa è l'opzione che useremo come esempio nel resto di questo articolo.
   • Il tuo file di dati deve contenere tutte le informazioni che prevedi di variare tra due copie. Ad esempio, se si decide di inviare una lettera di modulo personalizzata, il file di dati deve contenere almeno i nomi e gli indirizzi delle persone a cui si desidera inviare la lettera.
     • Su una singola riga, inserisci ogni informazione in una cella del foglio di lavoro. Pertanto, al termine della costruzione del file di dati, ogni categoria di informazioni (nome, nome, indirizzo ...) dovrebbe avere una propria colonna.
   • Scegli le intestazioni pertinenti per ciascuna delle tue colonne. La stampa unione lega la colonna di dati dopo la colonna. Pertanto, qualunque sia il software utilizzato, penserà che la prima riga di ogni colonna corrisponda al tipo di informazioni presenti nel resto della colonna. Ti consigliamo quindi di utilizzare nomi che ti sembrano pertinenti in modo da poter trovare facilmente la tua strada.
     • Ad esempio, se la tua colonna viene utilizzata per memorizzare i nomi delle famiglie, Slow potrebbe essere "Nome" e sotto la lentezza puoi inserire i cognomi delle persone coinvolte. Quindi, nel prossimo passaggio del mailing, quando il software ti chiederà quale campo vuoi inserire nel tuo tipo, vedrai scritto "Nome" e ricorderai di cosa si tratta.
   • Le persone con la suite Microsoft Office che utilizzano Microsoft Outlook per scrivere la propria hanno anche la possibilità di utilizzare la propria rubrica come file di dati.

2. 
   

   
   
   
   Salva il tuo file di dati. Salvalo in un posto che ricorderai facilmente e dagli un nome ambiguo in modo da poterlo trovare facilmente.

3. 
   

   
   Scrivi il tuo documento di base ora. Questo è il tipo di documento che personalizzerai in seguito. Ad esempio, se si decide di descrivere una lettera di esempio, il documento di base sarà la lettera stessa. Tutti i campi che si desidera personalizzare con la stampa unione devono rimanere vuoti in questo momento.

Parte 2 Eseguire una stampa unione con Microsoft Office

1. 
   

   
   Accedi alla funzionalità di stampa unione. Apri il documento di base e fai clic su "Stampa unione", quindi su "Avvia stampa unione" e quindi su "Procedura guidata Stampa unione". Se la funzionalità non è evidente, fai clic su "Strumenti"> "Lettere e indirizzi"> "Stampa unione".

2. 
   

   
   
   
   Rispondi alle domande di Microsoft Office. Lo strumento di mailing Word ha alcuni passaggi che è necessario adottare per semplificarti la vita e unire i dati tra il documento di base e il file di dati, che è più intelligente e più adatto alle tue esigenze.
   • Inizia indicando il tipo di documento del documento di origine. Fare clic sul tipo più vicino a quello nel documento e fare clic su Avanti: Documento di base.
   • Specificare il documento di base che si desidera utilizzare. Se finora hai seguito le nostre spiegazioni, dovresti essere in grado di selezionare la casella "Usa il documento corrente". Fai clic su "Avanti: seleziona destinatari".

3. 
   

   
   Seleziona ciò che Word chiama "un elenco esistente". Questo è in realtà il file di dati creato in precedenza. Seleziona la casella e fai clic su "Avanti" per sfogliare il tuo computer per trovare il tuo file di dati e collegarlo al documento di origine.
   • Se si preferisce utilizzare la rubrica di Outlook, anche questo è possibile, selezionare la casella corrispondente.

4. 
   

   
   Scegli i dati da utilizzare. Office ti consente di selezionare o deselezionare intere colonne di informazioni come ritieni opportuno. Ciò ti consente di scegliere quali campi vuoi compilare nel documento di base, rendendo il tuo file di dati più versatile, in quanto sarai in grado di utilizzare informazioni diverse in diversi invii. Una volta che tutto sembra a posto, fai clic su "Avanti".
   • I dati possono essere ordinati facendo clic sulla testa di ogni colonna. Ciò consente ad esempio di navigare rapidamente e trovare informazioni accurate se il file di dati è imponente.

5. 
   

   
   Inserisci i campi nel documento di base. In questa nuova pagina della procedura guidata di mailing, ti verrà chiesto di scrivere il documento di base (se non è già stato fatto) e ti verrà offerta anche una vasta scelta di opzioni per inserire campi di dati dal tuo file di dati al tuo documento di base.
   • Per inserire un campo nel documento di base, posizionare il cursore nel punto in cui si desidera posizionare il campo e fare clic sul pulsante appropriato nella procedura guidata per inserire il campo.
     • È possibile eliminare un campo fuori posto o posizionarlo due volte premendo il tasto Elimina sulla tastiera, come se si stesse tentando di eliminare una semplice lettera in Word.
   • Le opzioni preconfigurate variano leggermente a seconda del tipo di documento che hai specificato in Word. Office fa del suo meglio per fornire i giusti tipi di dati in base al file di dati selezionato. Ad esempio, se hai indicato a Word che stai scrivendo una lettera di modulo, è possibile vedere un'opzione che ti consente di inserire un blocco di indirizzi che include il nome e il nome del destinatario, nonché il suo indirizzo completo, tutti disposti al meglio su solo poche righe.
     • Alcune opzioni preconfigurate apriranno automaticamente le finestre secondarie per consentire di inserire le informazioni richieste. Ma non preoccuparti, tutto ciò viene sempre spiegato in modo abbastanza chiaro e facile da capire.
     • Se usi una di queste opzioni preconfigurate e Word non sembra essere in grado di trovare le informazioni giuste nel tuo file di dati, questo non è un problema: fai clic su "Abbina campi" e indica al programma a cosa corrisponde ciascun campo. Ad esempio, è possibile mostrare a Word che deve utilizzare la colonna "Nome" del file di dati per popolare il campo "Cognome" nel blocco di indirizzi del documento di origine.
   • Per utilizzare i tuoi campi, fai clic su "Opzioni aggiuntive". Sarai quindi in grado di vedere le intestazioni delle colonne e quindi utilizzare questi nomi.

6. 
   

   
   Controlla le tue lettere. Quando si utilizza la stampa unione, è necessario sapere che i campi personalizzati conterranno solo i dati esatti (quelli importati dal file di dati) al momento della stampa. Tuttavia, Office consente di visualizzare l'anteprima del documento per verificare che le informazioni siano ben posizionate come da lei deciso posizionando i diversi campi. Non esitare a visualizzare l'anteprima del documento più volte fino a quando tutto è esattamente come lo desideri.

7. 
   

   
   Completa l'unione dei tuoi due documenti. L'ultimo passaggio dell'helper di unione passo-passo ti dice che tutto è a posto e che il software è pronto per iniziare a stampare i tuoi documenti. Quindi stamperà tutte le copie necessarie variando tra ciascuno dei campi specificati nel documento di origine.
   • È possibile apportare singole modifiche alle lettere desiderate facendo clic sul pulsante "Modifica lettere singolarmente" prima di iniziare a stampare i documenti.

Parte 3 Esecuzione di una stampa unione con OpenOffice

1. 
   

   
   Creare un database Con OpenOffice.org, una stampa unione richiede sempre un database, tuttavia è comunque possibile posizionare prima i dati in un foglio di calcolo (come Excel o Calc).
   • Nel documento di base, apri il menu File e seleziona l'opzione per creare un nuovo database.
   • Nella finestra di dialogo appena aperta, seleziona la casella "Connetti a un database esistente". Nel menu a discesa, seleziona "Foglio di calcolo", quindi fai clic su "Avanti".
   • Nella pagina successiva, indica a OpenOffice.org il percorso per accedere al foglio di calcolo che desideri utilizzare. È inoltre possibile scegliere se inserire o meno una password nel database selezionando la casella sotto il percorso del file di dati. Fai clic su "Avanti".
   • In questa finestra, scegli se vuoi salvare il database sul tuo computer (per un accesso più facile in seguito) e scegli se vuoi aprire il database in modo da poterlo modificare (probabilmente non lo è non necessario se hai appena creato il foglio di lavoro). Fare clic su "Fine" per salvare il database.
     • Dai al tuo database un nome facile da ricordare, così non dovrai perdere tempo a cercarlo in seguito.

2. 
   

   
   Inserisci i tuoi campi Ora che il tuo documento di base è collegato a un database di facile comprensione per OpenOffice.org, tutto ciò che devi fare è unire i dati scelti nella tua unione di posta.
   • Fai clic sul menu "Inserisci", quindi su "Campi" e infine "Altro ..." nel sottomenu. Puoi anche accedervi con la scorciatoia da tastiera "Ctrl + F2".
   • Nella finestra di dialogo, fare clic sulla scheda "database".
   • Fai clic sul pulsante "Sfoglia" nella parte inferiore destra della finestra di dialogo e cerca il database appena creato.
     • Una volta selezionato, il database verrà visualizzato nell'elenco chiamato "Database selezionati" sul lato destro della finestra.
   • Nell'elenco "Tipo" a sinistra della finestra, seleziona "Campi postali".
   • Fai clic sul pulsante "+" accanto al tuo database: un foglio di calcolo dovrebbe apparire sotto. Quindi fai clic su "+" accanto a "Questo" e vedrai i campi che hai scelto durante la creazione del foglio di calcolo.
   • Seleziona uno dei campi che desideri inserire e fai clic su "Inserisci" per inserirlo nel documento di base.
     • Ricorda di posizionare il cursore nel punto in cui desideri inserire il campo. Se dimentichi, questo non è un problema: basta tagliare il campo e incollarlo nel posto giusto.
     • Come con Office, i campi vengono trattati come semplici caratteri alfanumerici quando si trovano nel documento di base. Puoi spostarli con la barra spaziatrice o eliminarli con il tasto Canc sulla tastiera.

3. 
   

   
   Termina la fusione. Verificare che tutti i campi siano nella posizione corretta. Una volta effettuata questa verifica, iniziare a stampare. Quindi stamperà tutte le copie necessarie variando tra ciascuno dei campi specificati nel documento di base