Come parlare al telefono in modo professionale

Contenuto

• stadi
• Parte 1 Rispondi al telefono
• Parte 2 Trasferisci la chiamata
• Parte 3 Gestire le chiamate difficili

I siti di gatti, i social network, hanno tutti il ​​loro posto, ma il telefono rimane il mezzo di comunicazione preferito nel mondo del lavoro. Quante volte hai parlato con qualcuno al telefono e hai notato quanto sono poco professionali? Assicurati di non dire così tanto su di te. Impara a parlare al telefono in modo professionale.

stadi

Parte 1 Rispondi al telefono

1. 
   

   
   Tieni una matita e un foglio sotto la mano. Tieni traccia delle tue chiamate annotando il nome della persona che ha chiamato, nonché l'ora e il motivo della sua chiamata. La soluzione migliore sarà quella di registrare queste informazioni su un notebook carbonless. Tutte queste informazioni saranno memorizzate nello stesso posto e quando la chiamata non faceva per te, puoi facilmente dare una copia delle informazioni al destinatario della chiamata.

2. 
   

   
   Rispondi al telefono il prima possibile. A nessuno piace aspettare. Sollevando rapidamente il telefono, mostri al tuo interlocutore, che potrebbe essere un cliente, che la tua attività è efficace. Fai anche capire al chiamante che la sua chiamata è importante.

3. 
   

   
   
   
   Presentati e presenta la tua attività. Di 'ad esempio "grazie per aver chiamato i dipinti di Provenza, Julie è il dispositivo. Se la tua azienda ha regole severe per le chiamate indesiderate, chiedi all'altra persona di presentarsi e di dirti chi chiamano se non lo fanno da sole.

4. 
   

   
   Poni le domande giuste. Raccogliere quante più informazioni possibili. Identificherai facilmente le chiamate indesiderate. Fai attenzione a non dare l'impressione di condurre un interrogatorio. Non imbrogliare le tue domande come una macchina, parla con calma e usa un tono moderato.
   • Caller: "Posso parlare con William? "
   • Intervistato: "Viene da chi, per favore? "
   • Chiamante: "Tom. "
   • Intervistato: "Dove stai chiamando? "
   • Chiamante: "Dall'Inghilterra. "
   • Intervistato: "Posso avere il nome della tua azienda, per favore? "
   • Chiamante: "È una chiamata personale. "
   • Intervistato: "William sta aspettando la tua chiamata? "
   • Ricorrente: "no. "
   • Intervistato: "OK, proverò a passartelo. "

5. 
   

   
   
   
   Supponi che stai ascoltando. Tieni sempre presente che qualcuno nella tua organizzazione potrebbe ascoltare la conversazione. Le aziende che registrano le chiamate in arrivo di solito avvisano i chiamanti con una chiamata pre-registrata. Anche se la tua chiamata non viene registrata, immaginando che sia un reattore, sarai più propenso a usare la tua voce più professionale. E se la chiamata è registrata dalla tua azienda, potresti avere l'opportunità di ascoltare la tua voce e lavorare su ciò che vuoi migliorare, se necessario.

Parte 2 Trasferisci la chiamata

1. 
   

   
   Avvisare l'altra parte prima di metterlo in attesa. Chiedigli se accetta di essere messo in attesa e attendi la sua risposta. Molte aziende tendono a lasciare i chiamanti in attesa per troppo tempo. La maggior parte delle persone lo odiano e tendono a pensare di aver aspettato il doppio di quanto non siano in realtà. Trasferendo la chiamata il più rapidamente possibile, sarà molto meno probabile che torni da un corrispondente arrabbiato quando riprendi la sua chiamata!

2. 
   

   
   Assicurarsi che il destinatario desideri rispondere alla chiamata. Quando la persona che chiama chiede di parlare con una persona in particolare, dì che ci stai andando vedere se è disponibile prima di metterlo in attesa. Quindi controlla che il destinatario sia disponibile e che voglia parlare con quella persona. In caso contrario, prendine uno.

3. 
   

   
   Evita errori grammaticali. Assicurati di non commettere errori nell'accordo, nella grammatica o nella coniugazione.

4. 
   

   
   Sii attento alla tua voce. È grazie al tono della tua voce che il tuo interlocutore capirà le tue vere intenzioni. Al telefono o di persona, il tuo tono dirà più delle tue parole. Il segreto per parlare professionalmente al telefono è sorridere dall'interno!
   • In un call center, un manager aveva persino posizionato uno specchio nella postazione di ciascun dipendente, dicendo: "Sentono quello che vedi! "

5. 
   

   
   Usa il nome del chiamante. Appena possibile, chiama il tuo contatto per nome. Questo renderà il tuo scambio più personale e mostrerà alla persona che stai ascoltando: "Mi dispiace signor Dupont, ma il signor Giroud non è al momento disponibile. Posso aiutarti per qualcosa o prenderne uno? "

6. 
   

   
   Quando chiami, presentati prima. Di 'ad esempio: "Qui Marie de la Tour, vorrei parlare con Louis Meyer. Ma fai attenzione a non battere il cespuglio e non entrare nei dettagli inutili.

7. 
   

   
   Interrompere la conversazione in modo professionale. Con sincerità nella tua voce, di '"grazie per aver chiamato". Buona giornata! "

Parte 3 Gestire le chiamate difficili

1. 
   

   
   Impara ad ascoltare attivamente. Non discutere con il cliente o interromperlo. Anche se la persona ha torto o sai cosa dire dopo, lascia che le dica quello che ha nel cuore. Ascoltando attivamente il tuo interlocutore, stabilirai una relazione con loro e impedirai al tono di aumentare.

2. 
   

   
   Abbassa la voce e parla in tono uniforme. Se il cliente inizia ad alzare la voce, parla più lentamente, mantenendo un tono calmo. Ciò ti consentirà di placare il tuo interlocutore. Non essendo influenzato dal tono del cliente, gli darai l'opportunità di recuperare e calmarsi.

3. 
   

   
   Mostra empatia. Ciò ti consentirà di creare un collegamento con il tuo interlocutore. Fagli capire che capisci la sua frustrazione o la sua pretesa. Potrebbe essere abbastanza per calmarlo. È un po 'l'equivalente verbale di scuotere la testa e aiuta il cliente a sentirsi capito.

4. 
   

   
   Evita di arrabbiarti. Se un cliente è maleducato, fai un respiro profondo e continua la conversazione come se nulla stesse accadendo. Perché non è troppo maleducato organizzare le cose e la situazione potrebbe persino diventare pericolosa. Ricorda cortesemente al cliente che stai cercando di aiutarli e che farai tutto il possibile per rendere le cose giuste. Molto spesso, questa semplice osservazione sarà sufficiente per calmare la tensione.

5. 
   

   
   Evita di prendere troppo a cuore le osservazioni sprezzanti. Concentrati sul problema e non prendere troppo a cuore le critiche del cliente. Ricorda che il cliente non ti conosce ed è solo frustrato e arrabbiato con te come rappresentante dell'azienda. Riporta la conversazione con calma sull'argomento della chiamata e sulla soluzione che stai proponendo e ignora i commenti offensivi.

6. 
   

   
   Non dimenticare che interagisci con un essere umano. Abbiamo tutti giorni brutti e forse il tuo interlocutore ha litigato con sua moglie, è stato multato o ha avuto sfortuna tutta la settimana! Siamo stati tutti in questo tipo di situazione. Cerca di rallegrare la giornata rimanendo calmo e non tenendolo premuto. Anche tu ti sentirai meglio!