Come rispondere in modo appropriato

Contenuto

• stadi
• Metodo 1 Parla con qualcuno di persona
• Metodo 2 Rispondi a SMS
• Metodo 3 Risposta di

Il modo in cui rispondi a qualcuno avrà un impatto su come percepiscono te e gli altri. Fortunatamente, puoi imparare a rispondere nel modo giusto al momento giusto. Se parli con qualcuno di persona, presta attenzione a loro e lascia che si esprimano prima di provare a rispondere. In una conversazione SMS, ci sono anche regole non dette da seguire per comunicare correttamente. L è una modalità di comunicazione più formale e dovrai rispettare un'etichetta professionale per trasmettere le informazioni in modo efficiente e rispondere in modo appropriato.

stadi

Metodo 1 Parla con qualcuno di persona

1. 
   

   
   Ascolta attentamente. Quando qualcuno ti parla, guardali negli occhi e fai attenzione a ciò che dice. Gli mostrerai che lo ascolti e che capisci le sue parole.
   • Dedica tutta la tua attenzione al tuo interlocutore, in modo che parli con facilità.
   • Se non fai bene, avvicinati a lui e chiedigli se vuole andare in un posto più tranquillo.

2. 
   

   
   Nota i segnali non verbali. Il linguaggio del corpo può dire tanto, se non di più, delle parole. Quando qualcuno ti parla, osserva il loro linguaggio del corpo per sapere meglio come rispondere.
   • Ad esempio, se il tuo interlocutore si guarda intorno o muove costantemente i piedi, può darsi che sia nervoso o impaurito. Potresti chiedergli se va tutto bene, prima di provare a rispondere alle sue parole.
   • Fai anche attenzione al modo in cui parla. Se la sua voce è forte o aggressiva, la conversazione potrebbe iniziare a pisciare. Per evitare l'escalation della situazione, dovrai provare un altro approccio.

3. 
   

   
   
   
   Non preparare la tua risposta mentre l'altra persona sta parlando. Se sei troppo impaziente di rispondere quando il tuo interlocutore non ha nemmeno finito di parlare, lo noterà e potrebbe infastidirsi. Attendi fino a quando la persona ha finito di parlare e hai sentito tutto prima di pensare a cosa risponderai.
   • È molto scortese tagliare qualcuno per raccontargli i suoi pensieri.

   Consiglio: mentre parla, ascolta il tuo interlocutore e annota mentalmente i punti a cui vuoi rispondere. Tuttavia, non interromperlo per dargli una risposta spirituale o rapida.

4. 
   

   
   Aspetta che abbia finito di parlare per rispondere. Quando parli con qualcuno, lascia che finiscano sempre di parlare prima di rispondere. Pertanto, avrai tutte le informazioni che voleva condividere con te e sarai in grado di fornire una risposta completa e adeguata.
   • Il tuo interlocutore potrebbe aggiungere un'ultima informazione dopo aver finito di condividere i tuoi pensieri. Ad esempio, potrebbe dire "oh aspetta, ho dimenticato di dire qualcosa. Lascia che finisca quello che ha da dire.

5. 
   

   
   
   
   Rispondi pensieroso e fiducioso. Prima di rispondere, prenditi un momento per ripensare a tutte le informazioni che ti sono state presentate. Fornendo una risposta incompleta, farai sapere alla persona che non stai ascoltando bene.
   • Prendersi un momento per riflettere sulla tua risposta ti permetterà anche di fare osservazioni intelligenti.

6. 
   

   
   Poni domande. Se hai bisogno di chiarimenti o ulteriori informazioni, fai domande. Se non hai capito o capito ciò che la persona stava dicendo, non provare a rispondere in base alla tua comprensione parziale o errata di ciò che stava dicendo. Chiedigli di ripetere ciò che ha detto o di spiegare cosa intende dire in modo che possa rispondere correttamente.
   • Se non sei certo delle intenzioni di qualcuno o desideri che chiariscano le sue intenzioni prima di rispondere, fai loro una domanda a risposta aperta come "cosa intendi con questo? "
   • Non c'è nulla di male nel chiedere a qualcuno di ripetere ciò che ha detto se non hai sentito o capito quello che stava dicendo.

7. 
   

   
   Parla chiaramente e direttamente. Dopo aver preso in considerazione ciò che ti è stato detto e aver pensato a ciò che intendevi, parla in modo chiaro e sicuro. Non usare termini vaghi e contraddittori per apparire più intelligenti o più spirituali. Le persone apprezzano la sincerità. Rispondi chiaramente, per mostrare all'altra persona che lo capisci e dai importanza a ciò che dice.
   • Assicurati che la persona sia attenta quando parli, quindi non devi ripetere te stesso.
   • Se qualcun altro vuole parlare, notalo e lascialo parlare.
   • Lascia che l'altra persona risponda a ciò che hai appena detto. Non partire non appena finisci la frase. Non terminare la conversazione non appena hai avuto l'opportunità di parlare.

8. 
   

   
   Accetta che qualcuno non sia d'accordo con te. Anche se hai pensato a cosa intendevi, c'è sempre la possibilità che qualcuno non sia d'accordo con quello che dici. Questo è perfettamente normale! Preparati a qualcuno che ti contraddica o prova a denigrarti per quello che dici.
   • Mantieni la calma e non perdere la calma se qualcuno cerca di provocarti.
   • Lascia che l'altra persona condivida le proprie opinioni e credenze. Non cercare di costringerlo ad accettare il tuo punto di vista.

Metodo 2 Rispondi a SMS

1. 
   

   
   Usa una lingua casuale nel tuo SMS. S, lettere e persino conversazioni faccia a faccia possono avere una struttura formale. A causa della natura breve e limitata degli SMS, un linguaggio casuale è il più appropriato e trasmette al meglio il tono personale della conversazione.
   • Ad esempio, puoi digitare "I V", anziché "I go" per guadagnare spazio, digitare più velocemente o dare un tono più rilassato.
   • Le regole di punteggiatura sono generalmente molto meno rigide negli SMS. Ad esempio, troppe virgole renderanno la conversazione formale e troppo dura.
   • Non pensare necessariamente che una conversazione SMS sarà necessariamente molto rilassata, ma se il tuo interlocutore usa il linguaggio informale, fai lo stesso in modo che si senta a suo agio.

2. 
   

   
   Poni domande aperte per aprire la conversazione. Se vuoi continuare la conversazione via SMS, fai domande aperte in modo che il tuo interlocutore ti dica di più ed esprima la sua opinione sull'argomento. Ponendo domande chiuse, che dicono "sì" o "no", la conversazione sparirà.
   • Ad esempio, se stai parlando con un collega di un argomento professionale, potresti chiedergli qualcosa del tipo "Cosa ne pensi del nuovo progetto? "
   • Se vuoi sapere di più su ciò che la persona pensa di un argomento, inviagli un like "Sono d'accordo, ma da dove pensi che provenga?" "

3. 
   

   
   Evita di inviare risposte troppo brevi. Gli SMS dovrebbero essere relativamente brevi, ma una risposta improvvisa o troppo short potrebbe suggerire che sei arrabbiato con il tuo interlocutore. Per rispondere al mittente dell'SMS, scrivi una risposta completa in almeno una o due frasi.
   • A volte è perfettamente accettabile rispondere con "OK", se il cono è quello giusto. Ma spesso un "sì", un "no" o un "OK" possono sembrare bruschi e freddi.

   Consiglio: se le tue risposte sono di solito brevi, i tuoi parenti sono probabilmente abituati.

4. 
   

   
   Segna il tono con punteggiatura ed emoticon. A causa della natura impersonale degli scambi di SMS, i tuoi interlocutori potrebbero interpretare erroneamente il tono delle tue emozioni o emozioni che desideri trasmettere. Per evitare equivoci, utilizzare la punteggiatura e le emoticon con saggezza, se esiste il rischio di ambiguità.
   • Ad esempio, potresti rispondere "OK ho trovato, grazie :)" in modo che il destinatario non pensi che tu sia arrabbiato o asciutto.
   • A volte un punto finale potrebbe suggerire che sei frustrato. Ad esempio, sembrerà molto più rilassato se dici "no, non è quello", quel "no, non è quello. "

5. 
   

   
   Leggi di nuovo prima di inviare. Prima di premere "invia", prenditi un momento per rileggerlo. Assicurarsi che non vi siano errori, che le informazioni siano spiegate correttamente e che il tono sia corretto.
   • Una volta inviato, non sarà possibile annullare la spedizione. Per questo, è importante rileggerlo prima di inviarlo.

6. 
   

   
   Non inviare molte persone una dopo l'altra. Troppe notifiche e un'intera serie di SMS rischieranno di infastidire il destinatario. Rispondi con un contenitore tutto quello che hai da dire, piuttosto che molti brevi.
   • Naturalmente puoi inviarne una seconda se hai dimenticato le informazioni o se hai bisogno di chiarire un punto.
   • Se il destinatario non risponde per 2 secondi di seguito, è possibile che non voglia parlare con te o che non gli dia il telefono. In un caso come nell'altro, dagli il tempo di risponderti.

7. 
   

   
   Chiedi all'altra persona di parlargli telefonicamente. Gli SMS sono brevi e concisi per natura. Se la conversazione inizia a complicarsi troppo per esprimere correttamente i tuoi pensieri via SMS, chiedi alla persona di chiamarti in modo da poter avere una conversazione con loro.
   • Mandane uno come "sarebbe più facile per me parlare al telefono. Chiamami quando puoi! Grazie ! "

Metodo 3 Risposta di

1. 
   

   
   Rispondi a uno entro 48 ore. È importante rispondere a una persona in tempi ragionevoli, per gentilezza e professionalità. Non sarà necessario rispondere immediatamente, ma assicurati di rispondere entro due giorni.
   • Se non ti riguarda o ti è stato inviato per errore, rispondi al mittente, in modo da sapere di non essere il destinatario giusto.

2. 
   

   
   Usa un saluto professionale. Uno di solito è molto più formale di un SMS o di una telefonata. Inizia la tua risposta con "ciao" o "ciao", seguito dal nome della persona, per iniziare la strada nel modo giusto.
   • Se la persona a cui stai rispondendo preferisce un determinato saluto o ti ha chiesto di chiamarla con il suo nome, rispetta il suo desiderio. Ad esempio, se preferisce che tu la chiami "François" piuttosto che "Jean-François", fallo.

3. 
   

   
   Usa i punti esclamativi con parsimonia. Nella tua scuola, segui le regole di grammatica, ortografia e punteggiatura. Tuttavia, fai attenzione a non usare il punto esclamativo troppo spesso o dare l'impressione di essere sincero o impaziente. Usa questo segno di punteggiatura solo quando la situazione è giusta.
   • Un punto esclamativo sarà il benvenuto quando ti congratuli con qualcuno o condividi buone notizie. Ma usandolo troppo spesso, perderà tutto il suo effetto.

4. 
   

   
   Non usare la polizia stravagante. Usa un carattere classico in modo che appaia professionale. Non utilizzare caratteri multicolori o caratteri come Comic Sans per rispondere a uno.
   • La scelta più classica sarà quella di utilizzare Arial o Times New Roman, nella misura 10 o 12.

5. 
   

   
   Non mettere nessuno in copia. A volte è utile inserire una terza persona in una copia di una risposta a una, per inserirla nella conversazione. Tuttavia, inserendo un supervisore o un collega in una copia quando non è necessario, si rischia di trascinare o denigrare la persona a cui si risponde.
   • Se è necessario includere una terza parte in una catena, è possibile utilizzare l'opzione "Ccn" o copia carbone invisibile.

6. 
   

   
   Decidi chi risponderà in un gruppo. Se il più appropriato sembra rispondere a tutte le persone a cui è stato inviato, fai clic su "rispondi a tutti" quando lo invii. D'altra parte, se devi porre una domanda o spiegare un argomento o un problema specifico a una sola persona, rispondi direttamente, da solo.
   • Se ci sono molti destinatari, ma devi solo rispondere ad alcuni di essi, seleziona i contatti a cui risponderai.

7. 
   

   
   Rispondi a uno per dire "grazie" solo se è necessario. Quelle molto brevi, che non aggiungono molto alla conversazione, sono generalmente inutili. A meno che il mittente non ti abbia chiesto di confermare che hai ricevuto e compreso che la risposta "grazie" sarà inutile e spesso fastidiosa.

   Consiglio: se il mittente ti invia una richiesta di conferma, conferma la ricezione di l facendo clic sulla finestra di dialogo.

8. 
   

   
   Controlla il tuo e assicurati di inviarlo al destinatario giusto. Se è disseminato di errori ortografici o grammaticali, sembrerà poco professionale. Prima di fare clic su "Invia", prenditi un momento per rileggere la tua risposta. Controlla l'ortografia e la grammatica e assicurati di inviarlo alla persona giusta.
   • Non fare affidamento sul correttore automatico per individuare il minimo errore!
   • Rileggi ad alta voce la tua voce prima di inviarla, così ti rendi conto dell'effetto prodotto.
   • In molti casi, le applicazioni e i programmi di posta elettronica completano automaticamente gli indirizzi durante la digitazione nel campo "destinatari" ed è quindi molto semplice inviare la persona sbagliata.