Come rispondere al telefono mentre è al lavoro

Contenuto

• stadi
• Parte 1 Sollevare il telefono
• Parte 2 Parla al telefono

Proiettare un'immagine professionale al lavoro è importante per qualsiasi successo professionale. Indipendentemente dalla loro posizione in azienda, rispondere al telefono è un compito per quasi tutti i dipendenti. Rispondere bene ti consentirà di dare un tono positivo alla telefonata, di aiutare il corrispondente a sentirsi a proprio agio e di rispondere facilmente alle sue varie domande.

stadi

Parte 1 Sollevare il telefono

1. 
   

   
   Rispondi rapidamente. Non è educato tenere occupate le persone quando si è in affari o in un ambiente professionale. Sollevare il microtelefono e rispondere alla chiamata prima del terzo squillo.

2. 
   

   
   Metti il ​​ricevitore sull'orecchio. È importante rispondere rapidamente al telefono, ma dovresti comunque essere abbastanza paziente da posizionare effettivamente il microfono vicino alla bocca. Non iniziare a parlare fino a quando non si è assolutamente certi che il ricevitore del telefono sia bloccato a te e all'orecchio, in modo che l'altra parte non perda alcuna informazione.

3. 
   

   
   
   
   Respirare profondamente prima di rispondere. Inizia respirando profondamente prima di presentarti, una volta che il telefono è vicino alla bocca. Questo ti permetterà di mantenere la calma e padroneggiare te stesso, che ti permetterà di radunare le tue menti e parlare con calma.

4. 
   

   
   Presentati e il tuo business. Dovrai assicurarti che il tuo corrispondente abbia chiamato il posto giusto e la persona giusta, quindi è importante che tu dica loro chi sei e quali sono i tuoi affari. Assicurati di specificare prima il nome dell'azienda. Potresti pensare di creare la tua casa in modo da non dover pensare a cosa dire quando il telefono squilla e cambiarlo leggermente a seconda delle circostanze.
   • Se lavori come centralinista o centralinista, è importante avere un'ottima padronanza del funzionamento dell'azienda, perché sei tu quello che dovrà aiutare il chiamante a ottenere tutte le informazioni di cui ha bisogno. Puoi semplicemente dire "ciao, ecco il Companies, Joseph al dispositivo. Come posso aiutarti? Pertanto, il corrispondente saprà con chi sta parlando e qual è l'identità della tua azienda che gli darà l'opportunità di continuare la conversazione. Se lavori come segretario privato, specifica la persona per cui lavori (ad esempio, "L'ufficio del signor Smith, Joseph sul dispositivo"), perché è possibile che sia proprio quello che il tuo corrispondente sta davvero cercando. aderire .
   • Se fai parte di un servizio, comunica alla persona cosa stai facendo in modo che sappia quali tipi di domande porre. Identificati dicendo "ciao, questa è la contabilità di Jessica". Consentire al ricorrente di sapere se ha contattato l'ufficio o la persona che desidera e se deve parlare con qualcun altro.

5. 
   

   
   
   
   Tieni un taccuino e una penna vicino al telefono. Ciò ti consentirà di prendere rapidamente appunti nel caso in cui la persona desideri lasciarti o fornirti altre informazioni. Evita che il tuo corrispondente aspetti il ​​tempo per cercare qualcosa da scrivere.

Parte 2 Parla al telefono

1. 
   

   
   Sorridi mentre parli. Anche se non sei di buon umore, sorridere e fingere di esserlo può far pensare al tuo corrispondente che sei simpatico. Potrebbe anche aiutarti a migliorare il tuo umore.

2. 
   

   
   Parla in modo chiaro e professionale. Dato che ti trovi in ​​un ambiente professionale, è importante che tu e il tuo corrispondente vi capiate chiaramente e accuratamente. Parla con calma e pronuncia le tue parole in modo da essere sicuro che sia andato bene e lo abbia capito.
   • Evita di usare espressioni gergali familiari come "sì", "certo" o "nah". Parla con lui invece usando parole e frasi chiare come "sì" e "no". Qualunque informazione scambiate con il vostro corrispondente durante il dialogo, evitate qualsiasi confusione tra voi. Non dimenticare di dire le solite frasi educate come "grazie" e "niente", se presenti.
   • Se desideri comunicare alla persona informazioni specifiche come lettere o numeri di telefono (come un nome o un numero di telefono), può essere utile avere una buona padronanza dell'alfabeto fonetico. In questo modo, potresti evitare di confondere le lettere che sono pronunciate quasi nello stesso modo di "M" e "N", applicando consigli utili come "M piace mangiare".

3. 
   

   
   Parla professionalmente al corrispondente. Usa il nome della persona ("Mr. Smith") e non il suo nome, soprattutto se non conosci personalmente il corrispondente. Non dimenticare il suo nome e rivolgiti a lui usandolo durante la conversazione.
   • Potresti scrivere il nome della persona non appena te lo dice in modo da poterlo ricordare. Questo potrebbe essere molto utile.

4. 
   

   
   Trasferisci la chiamata se necessario. Se qualcuno ti chiama per lavorare, è possibile che stiano cercando di risolvere un problema specifico o abbiano domande da inviare a una persona specifica. Se non sai davvero come rispondere a una domanda o preoccupazione, non provare a rispondere. Invece, suggerisci di trasferire la tua chiamata a qualcuno che sarà più in grado di rispondere e aiutarti. Gli mostrerà anche che ti interessa il suo problema e che sei disposto ad aiutarlo a risolverlo.
   • La maggior parte dei telefoni desktop al giorno d'oggi ha una funzione di trasferimento delle chiamate. Scopri se questa funzione è disponibile nel tuo ufficio e come funziona. In caso contrario, prendi il numero della persona che il tuo corrispondente chiamerà e passagli le informazioni.
   • Ricordati di essere il più educato possibile e offri di trasferire la chiamata. Ad esempio, puoi dire "Temo di non poter rispondere alla tua domanda. Vorresti che trasferissi la tua chiamata a Jacques, chi può aiutarti meglio? "
   • Se nessun altro è disponibile, suggerisci di prenderne uno. Non dimenticare di inoltrarlo in seguito.

5. 
   

   
   Termina la chiamata in modo professionale. Puoi dirgli chiaramente ed educatamente che la conversazione è finita e che può riattaccare semplicemente dicendo "grazie" o "arrivederci". Non ci dovrebbe essere confusione sul fatto che la conversazione debba continuare o meno.
   • Lascia che il tuo corrispondente riattacchi. Ha la chiamata, quindi devi lasciargli ottenere quello che voleva quando ha chiamato e ha chiuso la conversazione. Se riattacchi anche se non è pronto a terminare la conversazione, potrebbe sembrare scortese o lasciare che informazioni vitali ti sfuggano.