Come scrivere un'osservazione

Contenuto

• stadi
• Metodo 1 Fai osservazioni a un dipendente di
• Metodo 2 Effettuare un'osservazione nell'ambito di una valutazione delle prestazioni
• Metodo 3 Fai osservazioni a uno studente

Un'osservazione è molto importante per aiutare gli studenti e i lavoratori a migliorare. Oltre ad essere essenziale, è necessaria un'osservazione nei luoghi di lavoro e nelle aule. Questo è più ovvio se ti trovi in ​​una posizione gerarchica o stai insegnando alle persone. Con un gran numero di dipendenti che lavorano in remoto, dare feedback nelle e-mail è diventato particolarmente importante. Se si supervisionano altri lavoratori, è possibile scrivere feedback come parte di una valutazione delle prestazioni. Se sei un insegnante, dovrai spesso commentare i tuoi studenti.

stadi

Metodo 1 Fai osservazioni a un dipendente di

1. 
   

   
   Indica il motivo della tua email. Puoi farlo nel campo dell'oggetto o nel corpo dell'e-mail. È generalmente accettato di informare il dipendente nell'oggetto dell'e-mail in modo che sappia cosa aspettarsi nelle righe da seguire.
   • Ecco un esempio di oggetto e-mail: "osservazioni sul progetto preliminare. Buon inizio! "

2. 
   

   
   Presentare la mail con un'osservazione amichevole. Questo farà capire al destinatario che stai apprezzando in modo amichevole e non critico. Ciò migliorerà la sua predisposizione a percepire le tue critiche come costruttive.
   • Puoi iniziare con una frase del tipo: "Spero che la tua settimana stia andando molto bene! "

3. 
   

   
   
   
   Saluta il lavoro svolto dal dipendente. È molto probabile che la persona a cui stai facendo delle osservazioni abbia fatto uno sforzo considerevole nello svolgere il lavoro che stai valutando. Fallo fin dall'inizio esprimendo gratitudine per lo sforzo.
   • Ad esempio, puoi dire "Grazie per il lavoro svolto su questo progetto. Il tuo lavoro è notevole.

4. 
   

   
   Fai prima commenti positivi. Dire all'inizio alla persona cosa sono bravi pone le basi per i futuri critici. Sii onesto, ma cerca il positivo. Puoi concentrarti sul lavoro attuale o sugli sforzi precedentemente forniti.
   • Prova questa frase: "Questo nuovo progetto è di qualità. Hai raggiunto obiettivi eccellenti e ho abbastanza dettagli nella tua metodologia. "

5. 
   

   
   
   
   Formulare commenti negativi sotto forma di consulenza. Mentre può essere più efficiente elencare tutte le modifiche che devono essere apportate, può essere difficile per il dipendente leggerle e scoraggiarle. Invece, inserisci i commenti come modifiche che faresti.
   • Potresti scrivere: "Vorrei modificare le sezioni 1 e 2, quindi includerei il budget nella sezione 3" o "Vorrei eliminare il secondo paragrafo, ma aggiungerei una revisione dello stato di avanzamento del progetto per concludere la sezione".

6. 
   

   
   Spiega i tuoi commenti negativi. Rendere chiaro alla persona in cui si trova il problema fornendo spiegazioni dettagliate in base alle esigenze. Se la critica si riferisce a un cambiamento di direzione o di aspettative, spiegalo spiegando il motivo del cambiamento.
   • Puoi dire questo: "Stiamo apportando un cambiamento all'interno dell'azienda per progetti più dettagliati, quindi ci deve essere di più in alcune sezioni. Ho evidenziato parti in cui è necessario includere ulteriori informazioni ".
   • Se il tuo commento riguarda il comportamento del dipendente, illustra sempre i tuoi scritti con alcuni esempi. Ad esempio, se si tratta di abbigliamento inappropriato quando si incontrano i clienti, è necessario fornire esempi di ciò che si incolpa. Puoi dirgli questo: "All'ultimo incontro con un cliente, indossavi le infradito e il tempo prima indossavi una maglietta. Questo tipo di outfit rilassato non è adatto a dare un'immagine professionale della nostra società.

7. 
   

   
   Specificare come il dipendente può risolvere i problemi. Il tuo consiglio potrebbe non essere di aiuto se non affronti le soluzioni per risolvere i problemi. A seconda dello scopo del tuo feedback, potrebbe trattarsi di un elenco di elementi specifici o di un elenco di controllo generale degli elementi da indirizzare.
   • Puoi fornire esempi di possibili soluzioni. Questo è un buon modo per procedere quando hai un'idea chiara. Quindi puoi dire questo: "Per la tua prossima presentazione, usa solo colori neutri ed evita le transizioni. Poiché i clienti sono presenti a queste riunioni, non è necessario utilizzare il gergo dell'azienda.
   • Puoi anche porre domande ai dipendenti per aiutarli a trovare i metodi di risoluzione. Questo è un altro ottimo modo per affrontare i problemi che possono essere risolti in mille modi. Ad esempio, "Quali sono i modi per aiutarti a migliorare la tua documentazione per il futuro? O quali modifiche prevedi di incorporare nella tua prossima presentazione? "

8. 
   

   
   Ricordare ai dipendenti tutte le possibili conseguenze. Alcuni problemi aziendali possono essere dannosi per l'azienda e i dipendenti devono essere informati. Il più delle volte, ci sono conseguenze minori, ma a volte si può perdere un cliente o fornire un servizio clienti meno efficiente a causa dell'incompetenza dei lavoratori. A seconda della situazione, potrebbero verificarsi ripercussioni sul lavoratore se non applica i necessari aggiustamenti. Quindi, devi informarlo dei problemi.
   • Puoi informarli che la società potrebbe perdere clienti a causa di errori nei documenti.
   • Puoi anche avvisarlo che se non migliora la documentazione, verrà rimosso da nuovi progetti.

9. 
   

   
   Concludi chiarendo e spiegando il tuo apprezzamento. È un modo amichevole per concludere la tua e-mail per informare i dipendenti che sei dalla loro parte. Inoltre, darà loro la possibilità di chiederti chiarimenti se non hanno compreso un aspetto dei tuoi commenti.
   • Scrivi una frase come questa: "puoi farmi ulteriori domande o chiarimenti su un problema".

Metodo 2 Effettuare un'osservazione nell'ambito di una valutazione delle prestazioni

1. 
   

   
   Definisci un obiettivo. Questo obiettivo è il motivo che giustifica la valutazione. Conoscerlo può aiutarti a formulare meglio le tue osservazioni e aiutare il lavoratore a conoscere le tue aspettative.
   • Ad esempio, ti concentri sul miglioramento del dipendente? Stai facendo una valutazione generale dell'azienda per determinare quale tipo di miglioramento professionale andrà a beneficio della società? È una valutazione trimestrale?
   • Informare il lavoratore sullo scopo della valutazione durante la presentazione di commenti. Puoi dire: "La società prevede di offrire sessioni di riqualificazione in base alle esigenze dei dipendenti, motivo per cui rivedo le reciproche prestazioni".

2. 
   

   
   Dai un'occhiata alle osservazioni fatte. Questo può essere un avviso di una valutazione precedente, nonché un'osservazione formulata in modo informale durante il periodo di valutazione. Devi anche apprezzare la loro considerazione di questa opinione. Hanno usato questo per migliorare? Lo hanno ignorato?
   • Se hanno preso in considerazione un parere precedente, questo può essere considerato un punto positivo in questa recensione.
   • Se hanno ignorato le raccomandazioni precedenti, è possibile affrontare sia la domanda iniziale sia la mancanza di iniziativa per considerare l'osservazione.

3. 
   

   
   Spiega il commento positivo fornendo esempi specifici. Si consiglia di iniziare sempre con i commenti giusti. Spiega ai dipendenti cosa hanno fatto bene e cosa hanno fatto. Pur rimanendo onesto, prova a fare tutte le cose positive che fai per le cose negative.
   • Fornisci le seguenti illustrazioni: "Hai dimostrato iniziativa guidando volontariamente il progetto e hai dimostrato una comprovata leadership nel coordinare il tuo team, prendendo in considerazione i suggerimenti e delegando il completamento dei compiti".
   • Incoraggia i comportamenti che vuoi perpetuare.

4. 
   

   
   Fai una critica costruttiva fornendo esempi specifici. Enfatizzare le critiche su ciò che può apportare benefici all'organizzazione e al raggiungimento degli obiettivi di lavoro. Dì loro cosa hai identificato come una difficoltà e come questo è un problema.
   • Fornisci esempi specifici. Ecco alcuni esempi: "Nelle tue 3 presentazioni precedenti, hai ignorato le stime di budget, che hanno ritardato il progetto" o "il numero medio di account acquisiti nel trimestre precedente è 6, ma ne hai conservati solo 2 Questo è un segno di sottoperformance.

5. 
   

   
   Stabilisci obiettivi di rendimento per la prossima valutazione. Questo aiuterà i lavoratori a sapere di cosa hanno bisogno per focalizzare i loro sforzi per consentire alla tua azienda di ottenere ciò che desidera dai suoi dipendenti. Aiuterà anche a rendere utili le valutazioni per i dipendenti poiché ora sanno cosa vuoi che imparino dall'esame.
   • Gli obiettivi devono essere brevi e precisi. Ad esempio, "i dipendenti devono fare una media di 4 vendite al giorno", "i lavoratori devono aumentare le comunicazioni con i clienti" o "il personale deve seguire una formazione di leadership".
   • Assicurati che la prossima valutazione si concentri su questi obiettivi prestazionali, poiché questo è ciò che lo staff si aspetterà.

6. 
   

   
   Offrire opportunità di formazione professionale. Basa i tuoi consigli sulle critiche costruttive che hai fornito. A seconda delle risorse, questo può includere workshop, corsi di formazione, stage o tutoraggi. Se non disponi di risorse sufficienti, puoi cercare corsi online gratuiti.
   • Siate pronti a cambiare queste proposte dopo la discussione con i lavoratori sulla valutazione. Ad esempio, possono richiedere un programma di sviluppo professionale che non hai preso in considerazione.
   • È inoltre necessario considerare gli obiettivi occupazionali dei propri dipendenti. Ad esempio, se un lavoratore desidera essere in una posizione di gestione, è possibile scegliere la formazione alla leadership come opzione di sviluppo della carriera. Inoltre, se il tuo dipendente è interessato alla progettazione grafica, puoi autorizzarlo a seguire un corso di formazione al fine di mettere le sue competenze acquisite al servizio della tua azienda.

7. 
   

   
   Concludere con una nota di incoraggiamento. Qualunque sia il risultato della valutazione, nessuno vuole sentire questi difetti o ciò che deve migliorare. Concludere con una nota di incoraggiamento può aiutare il dipendente a sentirsi importante invece di sentirsi sopraffatto e scoraggiato.
   • Puoi dire: "Il trimestre precedente è stato caratterizzato da battute d'arresto impreviste, ma hai fatto un ottimo lavoro nel regolare la tua produttività. Apprezziamo i tuoi sforzi e non vediamo l'ora di vedere risultati molto migliori in questo trimestre ".

8. 
   

   
   Incoraggia il tuo interlocutore a rispondere. Potrebbe essere una risposta verbale dopo la discussione di valutazione oppure puoi chiedere ai dipendenti di compilare un modulo di reso. Avrai risposte migliori se permetti loro di pensare alla valutazione e scrivere commenti in tua assenza.
   • Chiedi loro di commentare i commenti che hai fatto. Ecco alcuni esempi: "Se potessi migliorare qualcosa sul mio feedback, quale sarebbe? E l'osservazione è stata chiara e utile? "

Metodo 3 Fai osservazioni a uno studente

1. 
   

   
   Concentrarsi sull'apprendimento dello studente. Lo scopo delle osservazioni è aiutare gli studenti a studiare. Pertanto, fornire consigli utili che mirano a migliorare il loro lavoro anziché identificare solo gli errori. Formularli come istruzioni e non solo come critiche.
   • È possibile scrivere un rapporto di osservazione su vari tipi di compiti a casa come incarichi scritti, presentazioni e progetti.

2. 
   

   
   Apprezzare il contenuto e la tecnica. In effetti, gli studenti devono perfezionarsi in questi due aspetti. Ciò è ancora più importante se lo studente è più forte in un'area rispetto all'altra. Ad esempio, uno studente può avere ottime idee con un ottimo sviluppo mentre fa troppi errori di ortografia, punteggiatura, taglia troppe frasi e costruisce frasi infinite.
   • Se stai commentando una presentazione o un progetto orale, assicurati di fare un'osservazione su tutti gli aspetti dell'incarico.
   • Ad esempio, i commenti su una presentazione orale dovrebbero riguardare il contenuto e le capacità di parlare in pubblico, mentre quelli di un progetto dovrebbero concentrarsi su contenuto, creatività e implementazione.

3. 
   

   
   Sii specifico sulle osservazioni positive e negative. Scrivere commenti come "buon lavoro", "duro miglioramento" o "può fare di meglio" non mostra allo studente ciò che deve migliorare o che ha fatto bene. Affinché le tue osservazioni siano efficaci, ha bisogno di sapere cosa hai pensato fosse buono o no.
   • Ecco un esempio: "La tua tesi è cristallina, ben scritta e segue il formato che ti ho insegnato. D'altra parte, la presentazione dell'argomento deve essere rivista poiché non si riferisce alla tua tesi ".
   • Un'altra formulazione: "le tue idee sono ben sviluppate, ma ti consiglio di partecipare ai tutorial in modo che lavoriamo sulla punteggiatura che fai spesso e sulla frammentazione delle frasi che non riesci".
   • Crea un mix di commenti positivi e critiche costruttive.

4. 
   

   
   Suggerisci modi per migliorare invece di correggere gli errori. Puoi evidenziare alcuni errori, ma evita di correggere tutto il lavoro dello studente. Descrivi il problema che hai riscontrato sul foglio, come l'uso eccessivo di virgole, e poi suggerisci cosa migliorare.
   • Puoi dire questo: "Hai usato troppo le virgole nella tua scrittura. Ti consiglio di rivedere le regole sull'uso della virgola. Se partecipi ai tutorial, lavoreremo insieme su un paragrafo ".

5. 
   

   
   Stabilisci le priorità per il prossimo incarico o progetto. Ciò consente allo studente di concentrarsi su qualcosa per andare avanti nel lavoro. Puoi attingere agli obiettivi di apprendimento o alle esigenze dello studente per stabilire le priorità in base al lavoro che svolgi.
   • Puoi dire: "Da questo momento in poi, voglio che tu smetta di fare frasi spezzate e mi concentri sull'uso del modo attivo".

6. 
   

   
   Limita la tua osservazione a una singola sezione o abilità. Focalizza la tua attenzione sugli attuali obiettivi di apprendimento o sui bisogni degli studenti che stai valutando. Assicurati che i tuoi studenti sappiano che hai limitato la tua valutazione a solo una parte del lavoro in modo che non assumano che le altre parti siano irreprensibili.
   • È possibile evidenziare o contrassegnare la parte commentando.
   • Prima di dare i compiti agli studenti, informali che hai fatto solo osservazioni su parti del compito.
   • Puoi anche consentire loro di scegliere la nozione o il capitolo che sarà oggetto di osservazioni.

7. 
   

   
   Evita di schiacciare lo studente. Se commette molti errori, non fare tutte le osservazioni contemporaneamente. Fare molte osservazioni contemporaneamente può sovraccaricare lo studente e scoraggiarlo. Invece, inizia con le patch o le modifiche più semplici.
   • Ad esempio, puoi iniziare concentrandoti sull'evitare di frammentare le frasi e cercare in un dizionario parole che non sai come si scrive.
   • Puoi anche concentrarti solo sull'obiettivo di apprendimento del compito.

8. 
   

   
   Incoraggia i tuoi studenti a continuare a lavorare. Concludere su una nota positiva, motivandoli a continuare a lavorare. Puoi menzionare altri miglioramenti che hai specificato nel loro lavoro incoraggiandoli a fare di più.
   • Puoi scrivere quanto segue: "Alla luce di come la tua scrittura è migliorata quest'anno, so che farai un ottimo lavoro tenendo conto dei miei suggerimenti. Non vedo l'ora di leggere la tua prossima copia! "