Come scrivere un rapporto

Autore: Roger Morrison

Data Della Creazione: 23 Settembre 2021

Data Di Aggiornamento: 21 Giugno 2024

Video: Come Scrivere una Relazione (Metodo Semplice in 4 Step)

Contenuto

stadi
Parte 1 Prepararsi
Parte 2 Prendere appunti durante l'incontro
Parte 3 Scrivere i verbali
Parte 4 Utilizzo dei modelli dei verbali delle riunioni

In questo articolo: Preparativi Prendere appunti durante la riunione Riduzione dei minuti Uso dei minuti dei minuti della riunione18 Riferimenti

Sei stato eletto o nominato segretario del tuo comitato. Complimenti! Ma hai già preso appunti, preparato e redatto un verbale? Sia che applichi le regole di un codice di procedura per le assemblee deliberative, come le Regole d'ordine Roberts o il Codice Morin, o sviluppi i tuoi processi a modo tuo, dovrai raggiungere determinati metodi per raggiungere l'eccellenza.

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Parte 1 Prepararsi

Acquisire familiarità con le procedure di incontro della propria azienda. Se il segretario deve redigere una relazione formale, è preferibile informarsi sul codice di procedura da applicare, vale a dire il Codice Morin o un altro. In un contesto meno formale, determinare cosa includere nei verbali e come verranno utilizzati.
- Come relatore, non è necessario conoscere tutte le norme procedurali. Tuttavia, sarebbe utile avere una copia del codice o chiedere al presidente una risposta specifica a qualsiasi domanda.
- Acquisisci familiarità con il tuo ruolo. Alcuni relatori non intervengono direttamente nei dibattiti, mentre altri prendono appunti mentre partecipano alla discussione. In entrambi i casi, il segretario non deve svolgere un altro ruolo importante, come il presidente o il facilitatore.
Prepara un modello. I verbali delle riunioni hanno contenuti quasi simili. Un modello consente di standardizzare la presentazione dei verbali per una facile revisione. Puoi anche scaricare modelli di minuti di esempio. Lasciare spazio sufficiente per almeno gli elementi elencati di seguito.
- Il nome dell'organizzazione.
- Il tipo di riunione. C'è una riunione annuale o settimanale regolare, una piccola riunione del comitato o una riunione convocata per uno scopo speciale?
- La data, l'ora e il luogo. Lascia spazio per registrare i tempi di inizio e fine della sessione.
- Il nome del presidente o del moderatore della riunione e il nome del segretario o dei supplenti.
- L'elenco di partecipanti e assente scusato. In realtà, è il foglio delle presenze. Nota se viene raggiunto il quorum, ovvero se il numero di regali è il minimo richiesto per votare.
- Lascia uno spazio per la tua firma. Come segretaria, dovrai sempre firmare il tuo lavoro. Potrebbe essere necessaria una firma aggiuntiva quando i verbali devono essere approvati, ma dipende dalle procedure dell'azienda.
- Ordine del giorno, se presente. Se non hai redatto l'ordine del giorno, chiedi al presidente o al moderatore per la riunione di darti una copia, che sarà utile per organizzare i tuoi appunti.
Tieni un notebook o un laptop con te. Assicurati di essere a tuo agio con la tua attrezzatura. Se scrivi spesso minuti, utilizza un laptop per questo scopo o crea una cartella sul tuo computer.
- Se hai preparato il verbale di una riunione precedente e non è stato presentato per l'approvazione, assicurati di lavare anche con te.
- Un registratore può aiutarti a scrivere i minuti dopo, ma non sostituirà il prendere appunti. Se registri il procedimento durante la riunione, assicurati che tutti i presenti siano d'accordo. Resistere alla tentazione di riprodurre le dichiarazioni dei partecipanti parola per parola.
- Se impari la stenografia, prenderai appunti più velocemente, ma non dovrai riprodurre tutto ciò che i partecipanti dicono per scrivere i tuoi verbali. In effetti, devi evitare di farlo in questo modo.
- Se si è invitati a prendere appunti pubblicamente, utilizzare una lavagna luminosa o una lavagna a fogli mobili. Ordina i tuoi appunti con attenzione in modo da poterli usare facilmente per scrivere i minuti.

Parte 2 Prendere appunti durante l'incontro

Distribuire il foglio presenze. Non appena tutti sono presenti, fai circolare un foglio o più se ci sono molti partecipanti. Sarà utilizzato da tutti per scrivere il proprio nome e le informazioni di contatto. Questo elenco verrà utilizzato per compilare la sezione del verbale, riservata alla registrazione dei nomi delle persone che hanno preso parte alla riunione. È inoltre possibile allegare il foglio stesso ai minuti.
- Se non conosci la maggior parte delle persone presenti, fai un piano di tavolo e compila quando chiedi a tutti di presentarsi. Tieni a portata di mano l'elenco mentre prendi appunti, in modo da poterli chiamare per nome, se necessario.
Riempi il tuo modello al massimo. In attesa dell'apertura della riunione, inserire il nome dell'organizzazione, la data, il luogo e il tipo di riunione, ad esempio "riunione settimanale del consiglio di amministrazione, riunione speciale del comitato, ecc." ". Quando inizia la riunione, annota l'ora.
- Se non si dispone di un modello, scrivere queste informazioni all'inizio delle note.
- Se la riunione è stata convocata per uno scopo particolare o in un momento speciale, conservare una copia dell'avviso che è stato inviato ai partecipanti. Dovrai collegarlo ai minuti dopo che è stato scritto.
Annota il risultato della prima proposta. La maggior parte delle riunioni ufficiali inizia con una proposta di adozione dell'ordine del giorno provvisorio. Questo primo passo servirà da esempio per illustrare la procedura. Se la riunione inizia con una proposta diversa, assicurati di registrare le stesse informazioni pertinenti.
- L'esatta e del movimento che inizia con "Propongo". Di solito significa "Propongo l'adozione di questa agenda. "
- Il nome dell'autore della proposta.
- Il risultato del voto. Se il voto è positivo, scrivi "mozione approvata".
- Se non puoi riprodurre accuratamente proposte lunghe, puoi richiederne l'invio per iscritto. Se si tratta di un problema ricorrente, chiedi di includere questo requisito nella procedura ufficiale per le proposte che superano un certo numero di parole.
- Se hai redatto l'ordine del giorno, potresti essere lo sponsor della mozione, pur essendo il segretario della riunione. Questo è perfetto fintanto che rimani obiettivo perché non è incompatibile includere le tue azioni nei verbali.
Salva le altre proposte presentate durante l'incontro. Seguire attentamente la procedura, ma non registrarli nei verbali, se non diversamente indicato! Quando viene presentato un nuovo movimento, registrare le informazioni pertinenti.
- Ricorda che ogni proposta dovrebbe includere i termini della proposta stessa, il nome dell'autore e il risultato del voto.
- Alcune proposte richiedono il supporto di un altro partecipante prima di essere messe ai voti. Ad esempio, se qualcuno dice "Sostieni il movimento", registra il nome di quella persona nel verbale come coautore del movimento.
- Se non si conosce il nome dello sponsor della proposta o è necessario ascoltarlo di nuovo, interrompere la riunione in modo educato e porre domande. Una registrazione accurata delle informazioni è abbastanza importante da giustificare questa leggera interruzione.
- Se un movimento viene modificato, è sufficiente ripetere la formulazione nelle note. Non è necessario indicare nel verbale che la proposta è stata modificata a meno che non vi siano state controversie sull'emendamento che ha dato origine a un lungo dibattito.
Ascolta la presentazione dei rapporti e richiedine copie. Ogni volta che un rapporto, una newsletter o un documento simile vengono letti ad alta voce, registra il nome del rapporto e il nome della persona che lo legge o il nome del sottocomitato che lo ha scritto. Se c'è un movimento attaccato, salvalo come faresti per qualsiasi altro movimento.
- Tuttavia, è meglio ottenere una copia del documento al termine della riunione. Presentare una nota all'oratore o alla sedia per ottenere questa copia. Successivamente, allega una copia di ciascun rapporto al minuto successivo alla sua scrittura.
- Se la copia non è disponibile, notare dove è conservato il documento originale. Potrebbe essere necessario richiedere queste informazioni dopo la riunione.
- Se un partecipante presenta una relazione orale invece di leggere un documento, scrivere un riepilogo della propria dichiarazione. Non entrare nei dettagli e non riprodurre le parole di chi parla.
Nota le azioni intraprese o assegnate. Questo include il verifica l'attuazione delle decisioni della riunione precedente e l'attuazione delle nuove azioni. Qualcuno è stato incaricato di scrivere una lettera? Annota i nomi delle persone coinvolte e le azioni loro attribuite.
- A seconda del grado di formalità della riunione, molte di queste azioni potrebbero far parte proposte. Per riunioni meno formali, dovrai essere attento alle decisioni che non sono state chiaramente formulate.
- Indica brevemente le ragioni di una decisione, se presente.
Registrare tutti i punti di ordine e punti procedurali. Ogni volta che viene sollevata un'obiezione contro un procedimento, prendere nota dell'intera obiezione e del principio su cui si basa, nonché della decisione completa presa dal Presidente.
- Ricorda di includere riferimenti al codice di procedura, indipendentemente dal fatto che applichi gli statuti o il protocollo dell'organizzazione.
Sapere quando scrivere riassunti delle discussioni. Sarà necessario farlo solo dopo una richiesta chiaramente dichiarata. Ufficialmente, un rapporto riflette ciò che è stato fatto e non quello che è stato dice . Tuttavia, è necessario considerare i requisiti unici della propria organizzazione.
- Prendendo appunti, sforzati di essere obiettivo, qualunque siano le circostanze. Scrivi punti concreti e non sentimenti. Ridurre al minimo l'uso di aggettivi e avverbi. Il tuo obiettivo è quello di scrivere un documento secco, concreto e talvolta insipido!
- Il riassunto delle discussioni non dovrebbe essere nominativo. Quindi, evitare di menzionare i nomi degli oratori nei dibattiti. Ciò è particolarmente importante quando, durante un acceso dibattito, un oratore senza scrupoli potrebbe offendere la sensibilità di alcuni.
Chiudi alla fine della riunione. Nota l'ora in cui la riunione è sospesa. Ricorda di raccogliere tutte le copie dei rapporti o ricordare alle persone di inviarle a te.
- Rivedi le tue note per assicurarti che tutto sia chiaro e non hai dimenticato nulla. Questo è il momento di porre le tue domande prima che i partecipanti se ne vadano.

Parte 3 Scrivere i verbali

Inizia a scrivere il prima possibile. È meglio descrivere i minuti immediatamente successivi alla riunione, purché gli eventi siano ancora freschi nella memoria.
Utilizzare un computer per digitare le note sulla riunione. Potresti averlo già fatto, se hai preso appunti su un computer portatile durante la sessione. Salva le tue note e inizia un nuovo documento. Puoi confrontarli con i minuti posizionandoli fianco a fianco.
Presenta le tue note chiaramente nei paragrafi. Ogni nuova mozione, nuova decisione o punto d'ordine dovrebbe essere trattata in un paragrafo indipendente. Durante l'operazione, verificare che:
- hai rispettato le regole di ortografia e grammatica, anche se usi un correttore ortografico, se necessario,
- hai usato lo stesso tempo in tutta l'e, nel passato o nel presente, ma senza mai passare da una volta all'altra nello stesso documento,
- sei obiettivo, in altre parole la tua opinione non dovrebbe mai apparire nei verbali, perché stai cercando di creare un documento oggettivo destinato a tutti,
- hai usato un vocabolario semplice e preciso e hai sostituito termini vaghi con parole appropriate evitando l'uso di espressioni floreali,
- hai menzionato solo le azioni intraprese, non i dibattiti, a meno che non ti sia stato chiesto di registrarli, perché dovresti concentrarti su ciò che era fatto e non su ciò che è stato dice,
- hai numerato le pagine per chiarezza.
Distribuire una copia della bozza del verbale ai membri. Invia una copia a ciascun membro utilizzando le informazioni di contatto sul foglio presenze. Se non si dispone delle informazioni di contatto, il facilitatore della riunione dovrebbe essere in grado di comunicarle.
Far approvare il verbale della riunione. È possibile che ti venga chiesto di leggerlo ad alta voce nella prossima riunione e di inviarlo per l'approvazione. Se la mozione viene adottata, si noti che i verbali sono stati adottati.
- Se il rapporto viene modificato prima di essere approvato, apportare le modifiche e notare alla fine del documento che è stato modificato senza descrivere le modifiche apportate.
- Se una proposta di modifica viene presentata dopo l'approvazione del verbale, indicare il contenuto esatto della proposta e la decisione sulla sua adozione o rifiuto.

Parte 4 Utilizzo dei modelli dei verbali delle riunioni

Visita un sito che offre esempi di minuti di riunioni. Questi modelli ti faranno risparmiare tempo ed eviteranno errori.
Prenditi il tempo per rivedere i tuoi siti. Usa le possibilità offerte da ognuno per trovare il modello adatto a te.
- Se hai bisogno di un particolare tipo di modello, ad esempio un modello corrente o standard, fai la tua ricerca e scarica il modello scelto facendo clic sul pulsante "download" o "usa un modello". Assicurati di salvarlo in un luogo facile da trovare in modo da non perderlo.
Accedi al file. Una volta terminato il download, decomprimere il file e aprirlo in "Microsoft Word" o "Excel". Usa la versione più recente di "Microsoft Word" per facilità e qualità. Mantenere il software aggiornato renderà le cose più facili per te, consentendoti al contempo di utilizzare nuove funzionalità.
Aggiungi il logo della tua azienda e il simbolo del copyright nell'intestazione. Rimuovere il logo di esempio dal modello e assicurarsi di leggere i termini di utilizzo del sito di download. Non vuoi ritrovarti di fronte a problemi legali, vero?
Cambia il titolo. Nell'area del titolo, evidenzia le parole "titolo della riunione" e inserisci il titolo effettivo dei tuoi verbali.
Modifica la presentazione del documento (facoltativo). Per rendere il tuo modello più attraente, puoi cambiare i colori o scegliere un altro tema. È semplice: trova la scheda "layout" e fai clic sulla sezione "colori e temi". In questo modo, puoi cambiare l'aspetto del tuo modello e persino scegliere i colori che corrispondono al logo della tua azienda.
Inserisci i sottotitoli delle sezioni. Dovrebbero essere presenti diversi campi che puoi compilare. Potresti aver bisogno di più campi o preferisci cambiare l'e. Personalizzali in base alle tue esigenze.
Salva il modello sul tuo laptop. Quindi, puoi usarlo durante la sessione per scrivere i tuoi minuti. Se continui a utilizzare "Microsoft Office", le cose andranno più velocemente e più facilmente e sarai in grado di seguire l'incontro con più organizzazione e precisione di prima. In alternativa, puoi stampare il tuo modello per prendere appunti scritti a mano, ma assicurati di avere abbastanza spazio per scrivere le informazioni necessarie.
Controlla il tuo modello. Complimenti! Il tuo modello di rapporto è finito. La tua produttività e precisione dovrebbero migliorare in modo esponenziale ora che hai un modello da seguire che ti aiuta a organizzare le tue idee. Come per qualsiasi progetto, rivedi i dettagli del tuo modello per identificare elementi imprecisi o mancanti. Non appena tutto è in ordine, puoi usarlo nelle tue prossime riunioni.