Come scrivere un piano di gestione delle modifiche

Contenuto

• stadi
• Metodo 1 Scrivi un piano per gestire i cambiamenti organizzativi
• Metodo 2 Tieni traccia delle modifiche al progetto

Esistono due tipi di piani di gestione delle modifiche. Uno affronta l'impatto delle modifiche a un'organizzazione e facilita la transizione. Il secondo aiuta a tenere traccia delle modifiche a un singolo progetto, creando un chiaro registro delle modifiche ai prodotti o all'ambito del progetto. Questi piani riguardano la comunicazione di ciò che deve essere fatto in modo chiaro e preciso.

stadi

Metodo 1 Scrivi un piano per gestire i cambiamenti organizzativi

1. 
   

   
   Mostra i motivi delle modifiche da apportare. Elencare i fattori che hanno portato alla decisione di apportare modifiche, come prestazioni scadenti, nuove tecnologie o cambiamenti nella missione dell'organizzazione.
   • Un approccio consiste nel descrivere lo stato attuale dell'attività e la situazione futura che questo piano intende creare.

2. 
   

   
   Definire la natura e l'ambito delle modifiche. Descrivi brevemente la natura prevista del progetto. Determina se ciò influirà su posizioni, modifiche al processo, modifiche alle politiche o struttura organizzativa. Elencare dipartimenti, gruppi di lavoro, sistemi o qualsiasi altro componente che potrebbe essere soggetto a modifiche.

3. 
   

   
   
   
   Descrivere il supporto delle parti interessate. Elencare tutte le parti interessate coinvolte nel piano, ad esempio la filiale, il capomissione, il proponente, i consumatori o i dipendenti interessati dal cambiamento. Per ciascuna di queste parti, specificare se lo stakeholder supporterà le modifiche da apportare.
   • Ricorda di elaborare una tabella in grado di spiegare queste informazioni in modo chiaro e sintetico. Per ciascuna parte interessata, valutare il livello di priorità (alto, medio o basso) dei seguenti dati: consapevolezza, livello di supporto, influenza.
   • Se possibile, conduci interviste individuali per valutare il supporto degli stakeholder.

4. 
   

   
   Crea una squadra. Questo team sarà responsabile della comunicazione con tutte le parti interessate, ascoltando le varie preoccupazioni e garantendo che l'operazione avvenga nelle migliori condizioni possibili. Scegli persone che sono molto credibili nel settore e che hanno buone capacità comunicative.
   • Dovresti assumere un promotore dal senior management. Sottolinea che sarà un lavoro attivo per favorire il cambiamento, non solo per approvare il piano.

5. 
   

   
   
   
   Sviluppa un approccio con il management. Ricevere tutto il supporto dell'azienda è essenziale per il successo dell'operazione. Consentire a tutti i senior manager di commentare le modifiche e collaborare tra loro per svolgere un ruolo attivo in questo progetto.

6. 
   

   
   Fai un piano per ogni attore. Per ogni stakeholder, inclusi quelli che supportano il progetto, valutare i rischi e le problematiche coinvolte. Affida al team incaricato di affrontare queste preoccupazioni.

7. 
   

   
   Crea un piano di comunicazione. La comunicazione è l'elemento chiave di questo processo. Comunicare frequentemente con tutte le parti interessate. Rafforzare le ragioni alla base delle modifiche da apportare e i benefici che ne deriveranno.
   • Gli attori dovrebbero ricevere comunicazioni one-to-one, bidirezionali. Gli incontri faccia a faccia sono essenziali.
   • La comunicazione deve provenire da un promotore della direzione principale, dal supervisore diretto di ciascun dipendente e da qualsiasi altro portavoce di cui gli attori si fidano. Tutte le comunicazioni devono essere coerenti.

8. 
   

   
   Prestare attenzione a qualsiasi resistenza. C'è sempre resistenza al cambiamento. Ciò si verifica a livello individuale e, pertanto, è necessario comunicare personalmente con le parti interessate per scoprire la causa di queste resistenze. Prestare attenzione ai reclami in modo che il team di gestione possa risolverli. Queste preoccupazioni di solito includono i seguenti punti.
   • Nessuna motivazione o nessun senso di urgenza.
   • Nessuna comprensione della situazione generale o dei motivi della necessità di modifiche.
   • Una mancanza di partecipazione al processo.
   • Incertezza sulla stabilità del lavoro, ruoli futuri o requisiti e competenze richiesti per posizioni future.
   • Un fallimento del management nel soddisfare le aspettative relative all'implementazione del cambiamento o della comunicazione.

9. 
   

   
   Prendi gli ostacoli. È necessario rispondere ai reclami rafforzando la comunicazione o modificando la strategia. Altre affermazioni possono richiedere approcci complementari, che è possibile includere nel piano o esternalizzare al team di gestione. Esamina quale di queste opzioni è la migliore per la tua organizzazione.
   • Per eventuali cambiamenti nelle posizioni o nei processi, fare della formazione dei dipendenti una priorità assoluta.
   • Se stai pianificando un periodo di transizione il più agevole possibile, pianifica le riunioni o aumenta i benefici per i dipendenti.
   • Se le parti interessate non sono motivate, offrire loro incentivi.
   • Se si sentono disconnessi dal progetto, organizza un incontro per raccogliere feedback e rivedere eventuali modifiche al piano.

Metodo 2 Tieni traccia delle modifiche al progetto

1. 
   

   
   Definisci i ruoli. Elencare i ruoli che verranno assegnati a ciascuno per questo progetto. Descrivere le responsabilità e le competenze richieste per ciascun ruolo. Per lo meno, delegare uno Chef de Mission per implementare le modifiche su base giornaliera e un promotore per tenere traccia di tutti i progressi e prendere decisioni importanti.
   • Per progetti di grandi dimensioni in una grande azienda, potrebbe essere necessario dividere i ruoli tra più persone con conoscenze specializzate.

2. 
   

   
   Istituire una commissione di controllo. I progetti IT in genere includono una commissione di controllo delle modifiche composta da rappresentanti di ciascun gruppo di stakeholder. Questa commissione sarà responsabile dell'approvazione delle richieste, anziché del capo missione e della comunicazione delle decisioni alle parti interessate. Questo approccio si adatta molto bene ai progetti con un numero di parti interessate e può richiedere una rivalutazione frequente degli obiettivi chiave.

3. 
   

   
   Creare un processo per applicare le richieste. Una volta che un membro del team ha identificato i progressi, come passi dall'idea alla realtà? Descrivi questo processo qui, come concordato dal team. Ecco come potrebbe apparire.
   • I membri del team devono compilare un modulo di domanda e inviarlo all'autorità di progetto.
   • L'HOM deve inserire le informazioni dal modulo nel registro delle richieste e aggiornarlo quando le richieste vengono prese in considerazione o respinte.
   • Il manager chiede ai membri del team di scrivere un piano più specifico e stimare lo sforzo richiesto.
   • Il capomissione invia il piano al promotore per una possibile adozione.
   • Le modifiche sono state apportate. Le parti interessate sono spesso informate dei progressi.

4. 
   

   
   Crea un modulo di domanda. I seguenti dati devono essere inclusi nel modulo e devono essere inseriti nel registro delle modifiche.
   • La data della richiesta di modifica.
   • Il numero di richieste assegnate dal project manager.
   • Titolo e descrizione.
   • Il nome, l'e-mail e il numero di telefono della persona che compila il modulo.
   • La priorità data a ciascuna richiesta (alta, media o bassa). Per modifiche urgenti, potrebbero essere necessarie scadenze specifiche.
   • Numero di prodotto e versione (per progetti IT)

5. 
   

   
   Aggiungi ulteriori informazioni. Il registro delle modifiche deve inoltre essere in grado di dare seguito alle decisioni prese e monitorarne attentamente l'attuazione. Oltre alle informazioni contenute nei moduli di domanda, dovrai riservare spazio per:
   • approvazione o rifiuto delle domande,
   • la firma della persona che approverà o respingerà le domande,
   • i tempi di attuazione delle modifiche,
   • le date in cui termineranno le modifiche.

6. 
   

   
   Seguire le decisioni importanti Oltre al registro delle modifiche, il progetto potrebbe beneficiare di un registro di decisioni importanti. Questa affermazione può semplificarti a lungo termine o aiutarti a tenere traccia dei progetti che hanno subito alcuni cambiamenti nella gestione. Questo file può anche fungere da guida alla comunicazione per clienti o organi di governo. Per ogni modifica effettuata in tempo, la portata o i requisiti del progetto, i livelli di priorità o la strategia da adottare, includono le seguenti informazioni.
   • Iniziatore del progetto.
   • La data in cui è stata presa la decisione.
   • Un riepilogo dei motivi alla base della decisione e dell'approccio utilizzato per raggiungerli. Si prega di includere tutti i documenti pertinenti nel processo.