Come organizzare il tuo ufficio

Contenuto

• stadi
• Parte 1 Svuota l'ufficio
• Parte 2 Riorganizzare l'ufficio
• Parte 3 Promuovere l'efficienza

Come spesso si dice, "una scrivania disordinata è un segno di uno spirito disordinato". Mantenere uno spazio di lavoro pulito e organizzato avrà un effetto incredibile sulla tua produttività, attenzione e capacità di trovare tutto ciò di cui hai bisogno. Potresti essere sorpreso dalla tua stessa efficienza nel tuo lavoro dopo aver ripulito il casino sulla tua scrivania. Tutto ciò di cui hai bisogno è un po 'di tempo, la disciplina per buttare via le cose che non ti servono e un sistema per assicurarti che tutto si adatti.

stadi

Parte 1 Svuota l'ufficio

1. Inizia da zero. Sarà più facile organizzarti se inizi con un ufficio vuoto. Rimuovi tutto su di esso. Rimuovere gli oggetti dai cassetti (se presenti). Posizionare tutto su un tavolo separato o sul pavimento per l'ordinamento successivo. Dopo aver rimosso tutte le tue cose dall'ufficio, sarà più facile immaginare come vuoi organizzarle.
   • Probabilmente ci vorrà più tempo per sistemare le cose che si trovano sulla scrivania l'una dopo l'altra e decidere quali buttare via.

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   Pulisci l'ufficio dall'alto verso il basso. Divertiti a pulire a fondo il tuo ufficio vuoto. Spolverare e pulire la parte superiore con un detergente multi-superficie. Tratta le macchie incrostate e leviga i graffi sui banchi di legno. Sembrerà nuovo una volta finito.
   • Assicurati di aver rimosso tutto dall'ufficio prima di iniziare la pulizia. Altrimenti, dovrai pulire intorno al bazar.

3. 
   

   
   
   
   Scarta le vecchie cose che non usi. Prendi tutte le cose che hai dal tuo ufficio e dividile in due pile: una per le cose che getterai nella spazzatura e una per le cose che vuoi conservare. Non essere mosso. Sbarazzati di quante più cose inutili possibili finché non rimarrai con gli elementi essenziali nudi. In questo modo, sarà più facile per te mantenere pulita la tua scrivania.
   • Le persone sono spesso attaccate a oggetti che non usano e che non sono usati per loro. Sconfiggi affari inutili per darti più tranquillità una volta terminato.
   • Non dimenticare di gettare la spazzatura che trovi durante la pulizia del tuo ufficio. Possono anche contare per gran parte del disturbo.

   
   

   
   Aggiorna il tuo spazio. Dai un'occhiata alla tua scrivania e trova tutto ciò che è obsoleto. Questo include calendari degli anni passati, mail a cui hai risposto o meno, e persino vecchie foto. Sostituisci questi oggetti con versioni aggiornate. Gettali nella spazzatura o conservali in un posto speciale. Tutto sulla tua scrivania deve essere nuovo e pronto per l'uso.
   • Hai il diritto di trattenere cose che hanno un valore sentimentale. Se hai una vecchia foto, un regalo o un souvenir che desideri conservare, conservalo in un luogo sicuro e non lasciarlo accumulare sulla scrivania.

Parte 2 Riorganizzare l'ufficio

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   Cambia il layout del tuo ufficio. Ora è il momento di rimettere le tue cose sulla scrivania, ma non devi rimetterle dove erano. Pensa a nuovi modi per riorganizzare il tuo ufficio per sfruttare lo spazio che hai. Potresti decidere di mettere le cose al loro posto, ma sul lato opposto dell'ufficio o potresti scegliere una nuova posizione per loro. Sviluppa un accordo che ti aiuti a rimanere concentrato mentre lavori.
   • La riorganizzazione delle tue cose sulla scrivania è un piccolo cambiamento che dovrebbe, tuttavia, la monotonia che senti quando ti siedi per lavorare e vedi sempre le stesse cose negli stessi posti.
   • In Cina esiste persino un'arte dedicata all'organizzazione di oggetti della vita quotidiana. Questo è "feng shui" e questi effetti psicologici terapeutici sono stati ben dimostrati.

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   Riempi con nuovi affari. Manca carta, penne o punti metallici? Vai in un negozio di forniture per ufficio e scegli l'attrezzatura di cui hai bisogno. Crea un elenco in modo da non dimenticare nulla. Concentrati sulle cose che usi molto e tendi a esaurire rapidamente. Quando è il momento di lavorare, avrai tutto ciò di cui hai bisogno.
   • Anche se il tuo posto di lavoro ti fornisce tutte le forniture per ufficio di cui hai bisogno, dovresti tenere a portata di mano quelle che ti appartengono (ad esempio, il tuo tipo di penna preferito potrebbe renderti più comodo).

3. 
   

   
   Pensa all'organizzazione della tua attività. Una volta che hai una buona idea dell'aspetto che vuoi dare al tuo ufficio, imposta la tua attività lì per massimizzare la tua produttività eliminando qualsiasi pasticcio. Ad esempio, riservare il centro dell'ufficio per il computer mantenendo gli oggetti e i documenti importanti a portata di mano. Oltre a semplificare il tuo lavoro, ti aiuterà a non perdere tempo a cercare i tuoi effetti personali perché verranno archiviati logicamente.
   • Il tuo intuito sarà di solito la migliore guida per dirti dove dovresti preparare le tue cose. Se stai cercando determinate cose in determinati luoghi, questo è probabilmente il posto migliore per metterle via.

   
   

   
   Aggiungi un po 'di stile. Il tuo obiettivo è quello di ottenere un ufficio pulito e organizzato, ma ciò non significa che debba essere noioso. Aggiungi alcuni tocchi decorativi per dargli più personalità. Alcune cornici per foto, una statuetta o una divertente tazza di caffè possono ravvivare lo spazio e renderlo più caldo.
   • Se lavori in una scatola o in un ufficio, puoi portare alcuni oggetti domestici per combattere l'umore del lavoro.
   • Appendi poster e poster al muro che ti motiveranno a lavorare sodo.

Parte 3 Promuovere l'efficienza

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   Tieni gli elementi essenziali a portata di mano. Se ti rendi conto che devi spostarti spesso per raggiungere un oggetto, devi assicurarti che rimanga più accessibile. Pensa alle mosse che fai spesso per raggiungere qualcosa sulla tua scrivania e disponi le tue cose in ordine di importanza. Seguendo questo approccio sarà più facile trovare e utilizzare la tua attività.
   • Penne e matite, carta, quaderni, dispositivi di comunicazione e accessori digitali devono essere conservati in luoghi aperti o da qualche parte dove è possibile raggiungerli facilmente.
   • Separare le matite e le penne in una tazza per tenerle insieme e pronte per l'uso senza occupare troppo spazio.
   • Lasciare graffette e pinzatrici vicino alla stampante o dove si maneggiano i documenti.
   • Potresti guadagnare fino a un'ora al giorno riducendo il tempo necessario per trovare le tue cose nel caos del tuo ufficio.

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   Conserva gli oggetti che usi spesso a portata di mano. Gli oggetti non essenziali che usi spesso possono essere riposti nei cassetti in modo da poterli estrarre quando ne hai bisogno. Tieni i cassetti migliori per oggetti che occupano spazio e oggetti che usi spesso, ma non devono essere tenuti in cima alla scrivania.
   • Ad esempio, potresti scoprire di utilizzare il tuo computer, tablet o altri dispositivi elettronici più spesso delle penne o della carta per completare il tuo lavoro. In questo caso, questi materiali secondari devono essere conservati a portata di mano per lasciare spazio sulla scrivania per i tuoi dispositivi elettronici.
   • Se hai molti oggetti più piccoli, puoi acquistare vassoi per i tuoi cassetti. Si adatteranno allo spazio in quest'ultimo e hanno scomparti di diverse dimensioni per mantenere tutti i tuoi oggetti visibili e ben organizzati.
   • Preparati un elenco mentale della posizione prioritaria di ogni cosa. Se usi spesso un oggetto o è importante tenerlo a portata di mano, puoi lasciarlo sulla scrivania. Se ne hai bisogno solo di tanto in tanto, puoi tenerlo al sicuro in un cassetto. Se lo usi raramente o non si adatta alla scrivania, devi trovare un altro posto per conservarlo.

   
   

   
   Conservare i messaggi inutili lontano dall'ufficio. Qualunque cosa tu decida di conservare, ma che non usi spesso, deve essere conservata altrove in modo che non si accumulino e non ti ingombrino.Ciò include oggetti personali, snack, bevande e gadget che usi solo in rare occasioni. I documenti scritti devono essere archiviati in cartelle organizzate insieme in un piccolo armadio, mentre il resto deve essere conservato nel cassetto inferiore o nell'altro armadio se non lo si utilizza. Evita quanto più possibile di mettere oggetti sulla scrivania, tranne quelli di cui hai bisogno.
   • Cerca di prendere l'abitudine di conservare i tuoi oggetti dopo averli usati. Altrimenti, tenderanno ad accumularsi sulla scrivania o riempiranno rapidamente i cassetti se non presti attenzione.

3. 
   

   
   Usa un carrello per i tuoi documenti. Per facilitarti a cavartela con tutti i tuoi documenti, dovresti investire in un paniere di posta. Si tratta di cestini multilivello poco profondi che ti consentono di scegliere un piano per i documenti recenti e un altro per i documenti da restituire, nonché per la posta senza risposta o che hai già restituito. Conservando i tuoi documenti in un cestino per la posta, cartelle e un piccolo armadio, eviterai di sbriciolare la scrivania sotto i fogli.
   • Il cestino della posta o più cestini impilati uno sopra l'altro possono aiutarti a eliminare il disordine creato dai documenti sulla tua scrivania.
   • Prenota un carrello per i documenti che hai completato o che devi completare, un altro per la posta a cui devi rispondere o a cui hai già risposto, ecc.

4. 
   

   
   Mantieni il controllo dell'area di lavoro condivisa. Alcune persone devono utilizzare un ufficio condiviso o una scatola condivisa al lavoro o il tuo ufficio potrebbe finire vicino ad altri banchi, lasciandoti con uno spazio di lavoro piuttosto limitato. Puoi comunque prendere provvedimenti per controllare questo spazio condiviso.
   • Innanzitutto, devi assicurarti di avere limiti chiari su chi possiede cosa. Quindi puoi iniziare a organizzare la tua sezione massimizzando la sua memorizzazione ed efficienza.
   • Metti un tag sui tuoi oggetti personali e tienili vicino a dove ti siedi. Identifica i documenti che ti appartengono e li memorizza in singoli raccoglitori che verranno poi inseriti nei cassetti o in un armadio.
   • Decidi uno spazio comune per conservare gli oggetti che condividi in modo che il disturbo non si riduca lentamente nel tuo spazio personale.
   • Indossa una borsa o un asciugamano per conservare i tuoi effetti personali. Se lavori in uno spazio condiviso, potresti non essere in grado di conservare tutti i materiali di consumo e gli accessori che desideri sulla scrivania e nei cassetti.
   • Prendi l'abitudine di riporlo e pulirlo regolarmente per mantenere pulito l'ufficio o il posto di lavoro condiviso. Più persone sono concentrate in uno spazio ristretto, più rifiuti, carte e disordine si accumulano.

• Tieni un minimo di oggetti personali e decorazioni quando organizzi il tuo ufficio al lavoro. Più oggetti hai sul desktop, più spazio ti sentirai caotico e disorganizzato.
• Assicurati di trovare una sedia da ufficio che offra un buon supporto alla schiena. Se non mantieni una buona postura, ciò potrebbe influenzare la tua salute e il tuo umore.
• Imposta un sistema di archiviazione per sapere sempre cosa è già finito, cosa deve essere finito e cosa puoi buttare via. Organizza i progetti in base alla loro importanza e progresso.
• Tieni un cestino della carta vicino al tuo ufficio per smaltirlo immediatamente. Se lo rimandi, si accumuleranno.
• Metti le etichette sui cassetti per scoprire dove sono le tue cose in modo da non dover cercare ovunque quando ne hai bisogno.
• Acquista e utilizza semplici box di archiviazione per aiutarti a gestire il disordine. Dovrai tenere alcuni oggetti a portata di mano mentre li conservi da qualche parte. Puoi metterli sotto la scrivania, accanto o addirittura in un'altra stanza.
• Se ti piace armeggiare, puoi provare a creare i tuoi supporti di archiviazione con materiali unici e personalizzati.
• Se non hai abbastanza spazio sulla scrivania per una lampada, acquistane una con un paio di pinze da attaccare al bordo.
• Sbarazzati di tutte le possibili distrazioni. Questo ti aiuterà a rimanere anche mentalmente organizzato.
• Acquista un classificatore, un perforatore e divisori per organizzare i tuoi documenti.
• Se hai un computer sul desktop, devi organizzare i tuoi file. Dovresti anche considerare di pulire l'interno del computer e del laptop.
• Cerca di tenere a portata di mano un blocco note nel caso in cui desideri scrivere qualcosa.

• Assicurati di ricordare dove conservi le tue cose. Se hai molti strumenti, gadget o cartelle che devi ricordare, puoi fare un elenco della posizione di tutte le cose nel tuo ufficio per aiutarti a rimanere organizzato.
• Il pasticcio sulla tua scrivania ridurrà la tua produttività. Vacci piano e sarai più efficiente nel tuo lavoro.