Come rispondere a un'email che richiede la conferma della partecipazione

Contenuto

• stadi
• Parte 1 Decidi come e quando rispondere
• Parte 2 Preparare una risposta
• Parte 3 Gestione delle e-mail automatiche e risoluzione dei problemi

Con la crescente popolarità della posta elettronica come alternativa ai tradizionali servizi postali, gli inviti agli eventi sociali via e-mail sono incredibilmente popolari per meeting, compleanni, matrimoni e altro ancora. Oggi, gli organizzatori di eventi sono molto più soddisfatti delle e-mail che chiedono conferma della partecipazione (altrimenti noto come RSVP, che significa "rispondi") di prima. Tuttavia, poiché le e-mail che richiedono risposte sono così nuove, molte persone non sanno come rispondere in modo appropriato. Spero che tu possa rispondere meglio a questo se conosci l'ora e come farlo, prepara la tua risposta e controlla la ricevuta dell'invito.

stadi

Parte 1 Decidi come e quando rispondere

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   Vedi se andrai davvero all'evento. La prima decisione o passaggio sarà determinare se andrai davvero all'evento. Dovresti pensare alla possibilità di partecipare all'evento non appena ricevi l'invito via email RSVP.
   • Tieni presente dove si svolgerà l'evento e se devi viaggiare. Se, ad esempio, qualcuno ti invita a un matrimonio fuori città, potrebbe essere necessario acquistare un biglietto aereo per arrivarci, che può essere costoso.
   • Crea il tuo programma per assicurarti di non avere altri eventi nello stesso giorno e alla stessa ora.
   • Parla con il tuo coniuge e altri membri della famiglia per assicurarti che siano disponibili. Alcuni possono rifiutare e altri possono accettare.

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   Identifica il tipo di invito. Circostanze diverse richiedono sfumature e livelli di formalità diversi. Pertanto, dovresti pensare al tipo di evento prima di rispondere all'invito. Ciò ti consentirà di essere certo di non commettere un errore sociale.
   • Verifica se si tratta di un evento sociale informale come un invito a un barbecue che un vicino fa senza motivo e ti invia un invito e-mail informale. Hai la possibilità di rispondere in modo informale a questi tipi di inviti e potresti avere meno tempo per inviare la risposta.
   • Se si tratta di un evento sociale formale come inviti a matrimoni, feste di compleanno, comunioni o conferme, richiedono una risposta in tono formale, proprio come l'invito è stato ricevuto.

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   Rispondi al momento giusto. Dopo aver preso una decisione e pensato all'invito, dovresti rispondere in modo tempestivo. Infine, questo è uno degli aspetti più importanti quando si risponde a un'email RSVP perché si dovrebbe dare alla persona la necessaria conferma della propria partecipazione o meno all'evento.
   • Leggi l'invito per vedere se a la data è richiesta per rispondere all'email RSVP. Questa data non è un suggerimento. Assicurati di rispondere entro il tempo indicato.
   • Rispondi il prima possibile. Sebbene la persona che ti ha invitato possa dare uno o due mesi per rispondere, ciò non significa che dovresti impiegare questo intero periodo. Al contrario, dovresti rispondere non appena prendi una decisione concreta sul fatto che ci vai o no.

Parte 2 Preparare una risposta

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   Compila il campo dell'oggetto. Dopo aver deciso quando e come risponderai, dovresti preparare una bozza della risposta che darai. Per fare ciò, inizia a scrivere nel campo dell'oggetto. Ciò dovrebbe includere un'accettazione o un rifiuto dell'invito e riflettere il tono dell'evento.
   • Per eventi formali, è necessario utilizzare un tono formale. Ad esempio, scrivi Anne e Roger non potranno partecipare al banchetto l'11 maggio.
   • Per circostanze informali come un barbecue in un vicino, puoi scrivere Impossibile partecipare al barbecue l'11.

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   Scrivi la lettera È importante rispondere in modo appropriato poiché riflette il tono della tua risposta. Inoltre, se usi un saluto appropriato, darai alla persona che ti ha invitato un'idea di come lo vedi.
   • Scegli un saluto che può includere Mio caro amico, À o Caro.
   • Un evento informale richiede una semplice risposta alla persona che ti ha inviato l'e-mail. Ad esempio, puoi scrivere Cari Martine e Jean.

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   Scrivi il contenuto di. Il corpo della tua e è forse la parte più importante dell'email RSVP. Ciò riflette il tono dell'invito e risponde direttamente ad esso. Alcuni esempi di accettazione o rifiuto di un invito riguardano questi.
   • Un evento informale garantisce una risposta informale del genere Thomas, apprezziamo molto l'invito al barbecue, ma quel giorno saremo fuori città.
   • Un evento formale merita un tono simile. Ad esempio, puoi scrivere La famiglia Dupont accetta il tuo invito al matrimonio di José e Belinda il 5 novembre 2019. Un altro esempio è il seguente Jean e Sara Appleby accettano volentieri il tuo invito alla festa per il 15 ° compleanno di Marta Rodriguez.
   • Un rifiuto formale di un invito può essere il seguente La famiglia Parker non sarà in grado di partecipare al matrimonio di José e Belinda il 5 novembre 2019.

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   Firma e scrivi il tuo nome. Dopo aver scritto il, è necessario firmare l'e-mail RSVP. Questo è più di una semplice formalità, perché la firma mostra il tipo di relazione che hai con la persona che ti ha invitato. È anche un segno di come ti senti riguardo a quella persona.
   • Optare per un saluto formale. Ad esempio, puoi scrivere Cordiali saluti, I miei migliori auguri, Voglia gradire, signore o signora, i miei migliori salutio Voglia gradire, signore o signora, l'espressione dei miei distinti sentimenti.
   • Scegli una formula informale come Sinceramente, I miei saluti, Indossa bene o sinceramente.
   • Scegli un fine appropriato se accetti o rifiuti l'invito. Ad esempio, scrivi Con molto rammarico o grazie.
   • Firma con il tuo nome dopo la formula finale. Per eventi più informali, non esitare a firmare con il tuo nome e il nome di altre persone che sono state anche invitate. Per occasioni più formali, firmare con il nome di tutti gli ospiti e il cognome dopo l'ultima persona. In alcuni casi, come quelli in cui hai una stretta relazione di familiarità con la persona che ti ha invitato, hai l'opportunità di scrivere La famiglia Sanchez.

Parte 3 Gestione delle e-mail automatiche e risoluzione dei problemi

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   Clicca su rifiutare o accettare. Fallo se l'e-mail ha un pulsante automatizzato. La maggior parte degli organizzatori ufficiali di eventi fa sempre più affidamento sui servizi RSVP automatici per inviare e-mail. Se qualcuno utilizza un servizio simile per inviarti e-mail RSVP, è probabile che vengano generati da una terza parte. Inoltre, l'e-mail includerà probabilmente opzioni con pulsanti che consentono di fare clic per accettare o rifiuti l'invito.
   • Non è necessario rispondere alla persona via e-mail se si riceve uno di questi.
   • Dopo aver accettato o rifiutato l'invito, la risposta verrà inviata alla terza parte che gestisce la posta e la inoltrerà alla persona che organizza l'evento.
   • I servizi di posta elettronica RSVP automatizzati vengono spesso utilizzati per circostanze semi-formali come feste di compleanno, riunioni nazionali e altri eventi simili.

2. 
   
   

   
   Fai clic sull'opzione di riconoscimento. Se sei preoccupato di ricevere la tua risposta, puoi considerare di fare clic sul pulsante Conferma di ricezione sulla pagina e-mail. Cliccandoci sopra, il tuo servizio e-mail genererà una conferma di invio quando la persona a cui risponderai riceverà o aprirà la tua e-mail. In questo modo, saprai che ha ricevuto il tuo.
   • La conferma della spedizione può essere trovata in varie località a seconda del servizio che si sta utilizzando.
   • Questa opzione potrebbe non essere disponibile su alcuni servizi.

3. 
   
   

   
   Invia un'e-mail di follow-up se cambi programma. In rare occasioni, potrebbe essere necessario modificare la risposta. Se hai accettato l'invito e ti sei reso conto che non sarai in grado di partecipare o se hai rifiutato e improvvisamente, hai l'opportunità di andare, dovresti contattare la persona che ti ha invitato per il informare di questo.
   • Se inavvertitamente hai fatto clic sul pulsante Accetta automaticamente in un'email RSVP, dovresti inviarne uno direttamente alla persona per correggere l'errore.
   • Se devi rifiutare un invito che hai inizialmente accettato, avvisa il destinatario. Ad esempio, puoi inviargli un'e-mail inserendola come oggetto Cambio di risposta e scrivendo qualcosa di simile A causa di eventi imprevisti, Sara e io non saremo più in grado di partecipare alla celebrazione del tuo 20 ° anniversario il 14. Ci scusiamo per il cambiamento e non vediamo l'ora di vedervi presto.
   • Se devi accettare un invito che hai già rifiutato, informalo. Ad esempio, invia un'email e metti come oggetto Cambio della mia risposta e scrivi Vorrei partecipare all'evento se hai ancora la disponibilità a ricevere più ospiti.
   • Le modifiche agli inviti RSVP devono essere apportate al più presto. Gli inviti a eventi informali possono essere modificati dopo diversi giorni. Tuttavia, per eventi formali (come i matrimoni), devono essere effettuati con almeno un mese di anticipo.