Come rispondere alla telefonata del mio capo

Contenuto

• stadi
• Parte 1 Praticare l'etichetta professionale al telefono
• Parte 2 Discutere con il proprio supervisore
• Parte 3 Rispondere a una telefonata al di fuori dell'orario di lavoro

Ricevere una telefonata dal tuo capo è talvolta fonte di ansia, soprattutto se spesso ti rende nervoso e ti fa perdere la fiducia. Il modo migliore per rispondere alle chiamate telefoniche dal tuo datore di lavoro è esercitarsi al galateo professionale al telefono in ogni momento ed essere sempre pronto ad accettare compiti e rispondere a domande relative al proprio lavoro.

stadi

Parte 1 Praticare l'etichetta professionale al telefono

1. 
   

   
   Rispondi alla chiamata. Lascia che il telefono squilli due o tre volte prima di rispondere. Questo gli darà l'impressione che tu sia occupato e ti esibisca bene. Rispondi alla chiamata troppo presto, dai l'impressione di non essere molto occupato o di non fare nulla, aspettare troppo prima di farlo suggerisce che il chiamante non è una priorità per te.
   • Ricorda di applicare questa regola ogni volta che ti trovi in ​​un ambiente professionale, chiunque ti chiami. Non farlo o non applicare le sue regole di convenienza solo quando il tuo capo cerca di contattarti telefonicamente, ma con tutti, compresi colleghi, clienti e fornitori, che saranno più ricettivi se ti comporti in modo appropriato. Inoltre, non puoi mai sapere con certezza quando il tuo datore di lavoro ti chiamerà da un'altra linea.

2. 
   

   
   
   
   Salutalo professionalmente. Quando rispondi al telefono, cerca di essere il più professionale e piacevole possibile. Ad esempio, se i tuoi colleghi o il tuo datore di lavoro ti chiamano, dì "Ecco Jean Poisson. Come posso aiutarti? "
   • Se lavori in una grande organizzazione con più dipartimenti, specifica il nome del tuo dipartimento o dipartimento nel tuo annuncio. Di '"Ecco Jean Poisson del dipartimento commerciale. Cosa posso fare per te? "
   • Quando rispondi a una telefonata da una linea esterna, inserisci il nome della tua attività, anche se pensi che il tuo capo possa chiamarti. Ad esempio, dire "ciao! Qui ABC Service, Jean Poisson al dispositivo. Come posso aiutarti? "

3. 
   

   
   Deglutisci il cibo o sputa la gomma da masticare. Fallo al meglio prima di alzare il telefono, ma se non riesci a farlo in tempo, finisci l'azione nel modo più discreto e silenzioso possibile. Parlare con la gomma da masticare o il cibo in bocca è inappropriato e dà una cattiva immagine di sé. Meglio che l'interlocutore lo realizzerà.

4. 
   

   
   
   
   Parla chiaramente e direttamente nel microfono. Questo ti aiuterà a evitare problemi di comunicazione tra te e il tuo supervisore, che possono causare problemi in seguito. Inoltre, il tuo capo sarà frustrato se ha problemi a comunicare con te a causa di un problema di suono o di scarsa qualità audio.
   • Ricorda anche di sorridere quando rispondi e parli al telefono. La maggior parte dei chiamanti, incluso il capo, saprà che stai sorridendo con la tua voce e il tuo tono. Ciò avrà un effetto positivo sul tuo capo, soprattutto se lavori in un settore legato alle vendite e al servizio clienti.

5. 
   

   
   Dai tutta la tua attenzione. Fai molta attenzione quando parli al telefono con il tuo capo. Ferma tutto ciò che fai anche se è un compito che ti aveva assegnato in precedenza. Preparati ad ascoltare ciò che ha da dirti.
   • In generale, evitare di essere distratti da fattori esterni quando si comunica con il proprio capo. Ad esempio, se uno dei tuoi colleghi entra nel tuo ufficio mentre sei al telefono, digli con un gesto educato che non puoi parlargli adesso.

Parte 2 Discutere con il proprio supervisore

1. 
   

   
   Prendi appunti. Prendi il tuo quaderno e sii pronto a prendere appunti quando chatti con lui. Ciò ti consentirà di essere pronto in qualsiasi momento a prendere nota di tutte le informazioni importanti che vorrebbe comunicarti durante la conversazione come: orari, date, indirizzi o istruzioni per un'attività specifica. Ciò ti consentirà anche di scrivere tutte le domande importanti che vorresti porgli in cambio.
   • Ricorda sempre di avere sulla scrivania, in un cassetto superiore o in un luogo facilmente accessibile, un blocco note e una penna. Avere un quaderno nelle vicinanze ti consentirà di registrare informazioni importanti ogni volta che ricevi una telefonata programmata o non pianificata.
   • Se non hai un quaderno a portata di mano, ma ti siedi davanti al tuo computer, apri una pagina vuota o un documento di Word e prendi appunti come se stessi usando un quaderno. Tieni presente, tuttavia, che sarà in grado di ascoltarti mentre digiti, quindi fai molta attenzione e ascolta attentamente in modo che sia meno propenso a chiedersi se i suoni della tua tastiera siano realmente correlati alla tua conversazione.

2. 
   

   
   Stai calmo. Respirare profondamente e con calma per alcuni istanti e bere un po 'd'acqua, se necessario, per calmarti. È facile riconoscere una persona ansiosa al telefono, specialmente se sta respirando affannosamente o ha una voce tremante ed esitante. Mantenere la calma ti aiuterà anche a sentirti più sicuro e a controllare la situazione.
   • Se sai che il tuo datore di lavoro ti chiamerà presto, liberati dall'ansia camminando un po 'prima di ricevere la chiamata. Alzati e cammina un po 'nel tuo ufficio o servizio, ti aiuterà. Assicurati di tornare in tempo per la chiamata.
   • Se senti il ​​bisogno di calmarti rapidamente prima o durante la chiamata, fai alcuni respiri profondi. Inspira il più lentamente possibile attraverso il naso per 4-5 secondi. Trattenete il respiro per altri tre secondi, quindi espirate delicatamente per altri 4-5 secondi. L'inalazione di ossigeno ti aiuterà ad alleviare la tensione e ti permetterà di liberare la testa.

3. 
   

   
   Pratica l'ascolto attivo tutto il tempo. Dal momento che non ti parla in faccia, è importante che tu capisca chiaramente tutto ciò che ti dice al telefono. Non esitare a chiedergli di ripetere e spiegare cose che non hai sentito o capito.
   • In effetti, chiedi chiarimenti o conferma alcuni dettagli di volta in volta, anche se capisci le sue istruzioni. Prova a riassumere le tue istruzioni con parole tue prima di riagganciare. Praticando l'ascolto attivo, gli mostrerai che lo ascolti assiduamente e che sei professionale.

4. 
   

   
   Rispondi brevemente. Non andare intorno al cespuglio, vai dritto al punto e rispondigli direttamente. Questo dà l'impressione di essere ben preparati e permetterà al tuo capo di concentrarsi sullo scopo della sua chiamata senza essere troppo distratto. Nella maggior parte dei casi, il tuo datore di lavoro è molto occupato e ti chiama solo perché desidera alcune informazioni specifiche da te. A meno che non ti chieda espressamente di fornirgli tutti i dettagli, dagli esattamente quello che vuole.
   • Ancora una volta, ciò non significa che non si dovrebbero chiedere chiarimenti se necessario. Il tuo datore di lavoro è sicuramente molto impegnato, ma è meglio dedicare altri 60 secondi ora a porre la tua domanda piuttosto che dover passare ore a correggere i tuoi errori con il tuo capo. Se hai molte domande da porre, ma non hai abbastanza tempo per chiedere, chiedi al tuo leader se puoi avvicinarti a un particolare collega o consultare un documento scritto per essere più informato.

5. 
   

   
   Annuisci verbalmente. Fallo per tutta la conversazione. I cenni verbali sono affermazioni come "sì", "d'accordo", "capisco" e "vedo". Tutti mostrano che lo stai ascoltando attivamente.
   • Naturalmente, questi annuimenti verbali dovrebbero essere fatti nei momenti appropriati durante la conversazione. Attendere una pausa dopo un'istruzione o una spiegazione prima di farlo.

6. 
   

   
   Avere un atteggiamento positivo durante la chiamata. Avere un atteggiamento positivo e dinamico mostra al tuo capo che sei fiducioso, competente e non ha paura di affrontare le sfide del lavoro. Ad esempio, se ti chiama per discutere di un problema, parlagli delle possibili soluzioni che puoi implementare.
   • Sii il più ricettivo possibile anche se sta criticando il tuo lavoro o atteggiamento. Accetta le critiche riassumendole con le tue parole, quindi discuti su come risolverle. Puoi esprimere onestamente le tue preoccupazioni sulla via da seguire in futuro, ma evitare scuse per errori o problemi passati.
   • Formula la tua frase usando il pronome "I" invece di "tu" quando vuoi esprimere le tue preoccupazioni o spiegare i problemi del passato. Ciò consentirà al tuo leader di non mettersi sulla difensiva, di rispondere negativamente o sul colpo di rabbia. Ad esempio, se ti chiama per discutere con te su un compito che non sei riuscito a finire in tempo, dì "Ho avuto problemi a raccogliere le informazioni necessarie" invece di dire "tu non mi ha dato le informazioni necessarie in tempo ".

7. 
   

   
   ringraziarlo. Ricorda di ringraziare il tuo chef per aver dedicato del tempo a chiamarti. Anche se è lui che ti ha chiamato, e non viceversa, ringraziarlo per averti chiamato è un ottimo modo per mostrargli il tuo apprezzamento per il tempo che ti ha dato. Ad esempio, dì "So che hai una giornata impegnativa, grazie per aver dedicato del tempo a chiamarmi. "
   • Fallo ogni volta che il tuo supervisore ti chiama, e specialmente quando lo fa per esprimere una preoccupazione, criticare il tuo lavoro o spiegare un progetto. L'obiettivo è mostrarti quanto sei ansioso di svolgere i compiti che ti sono stati assegnati e ringraziarlo per il tempo che ti ha dato è un modo per riconoscere che la sua chiamata ti aiuterà a fare bene il lavoro.

Parte 3 Rispondere a una telefonata al di fuori dell'orario di lavoro

1. 
   

   
   Rispondi alla chiamata, se possibile. Se il tuo capo ti chiama dopo l'orario di lavoro, prendi e discuti con lui se non interferisce con le altre tue priorità. Fare questo è ancora più importante se sei stato in questa posizione per meno di sei mesi.
   • La tua disponibilità a comunicare con il tuo capo dopo il normale orario di lavoro mostrerà quanto ti dedichi alla tua attività e al tuo lavoro.
   • Se non puoi rispondergli quando ti chiama, firmalo appena puoi. Idealmente, ascolteresti la voce che hai lasciato e richiamerai il prima possibile. A seconda della cultura dell'azienda e della natura della chiamata, dovresti essere in grado di ricevere inviando un'e-mail o e-mail per spiegare perché non puoi rispondere alla sua chiamata se non puoi richiamarlo.

2. 
   

   
   Rivedi la tua cultura aziendale. In alcune aziende, il datore di lavoro richiede al dipendente di tenersi in contatto per telefono ed e-mail, indipendentemente dall'ora o dal giorno. Anche se questo può sembrare ingiusto, dovrai comunque accettarlo come parte della tua cultura aziendale se vuoi continuare a lavorarci.
   • Se non sai quali regole seguire, avvicinati ai tuoi colleghi. Potresti imparare che puoi aspettare qualche ora prima di rispondere o che tutti rispondono immediatamente. Trova le informazioni giuste e applicale.

3. 
   

   
   Rimani positivo e agisci in base alla situazione. Sii sempre educato e positivo quando ascolti il ​​tuo datore di lavoro, anche al di fuori dell'orario di lavoro. Detto questo, devi esaminare ogni situazione singolarmente prima di decidere come rispondere ad essa.
   • Ad esempio, se il datore di lavoro ti critica o ti dà istruzioni su un lavoro, prendi appunti durante la conversazione, ma non esitare a continuare le tue attività extraprofessionali al termine della chiamata. Se il compito che ti è stato assegnato non è urgente, puoi metterlo da parte ed eseguirlo durante il normale orario di lavoro.
   • D'altra parte, se si tratta di un'emergenza, devi metterti allo stesso tempo e risolvere il problema senza perdere un secondo, secondo i desideri del tuo capo.

4. 
   

   
   Valuta la tua soddisfazione sul lavoro. Il tuo capo non può ragionevolmente aspettarsi che tu sia disponibile 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana, tuttavia non è garantito che le sue aspettative siano ragionevoli. Se il tuo capo ti chiama regolarmente dopo le ore e ti fa sentire a disagio o ansioso, considera di cercare un altro lavoro.
   • Spegni il cellulare se sai che il tuo datore di lavoro chiamerà dopo ore, ma se non sei sindacato, probabilmente puoi essere licenziato in qualsiasi momento. Il tuo capo può ritirarsi se nota che non stai rispondendo alle sue chiamate dopo l'orario di lavoro o che ti rispedisce per questo.