Come ricevere una chiamata

Contenuto

• stadi
• Metodo 1 Rispondi al telefono mentre è al lavoro
• Metodo 2 Rispondi al telefono privatamente
• Metodo 3 Rispondi a una telefonata da un numero sconosciuto

Saper rispondere al telefono è un'abilità importante nella vita. In circostanze professionali, come ricevere una chiamata di lavoro o una chiamata da un potenziale datore di lavoro, è richiesto un metodo di saluto più formale. Se ricevi una chiamata da un amico, un amante o un membro della famiglia, tenderai a rispondere in modo più semplice e naturale. Se si riceve una chiamata da un numero sconosciuto, sarà necessario utilizzare una tecnica collaudata e prestare attenzione.

stadi

Metodo 1 Rispondi al telefono mentre è al lavoro

1. 
   

   
   Sii professionale. Quando ricevi una chiamata al servizio, non puoi sempre sapere chi si trova dall'altra parte della linea. Rispondere professionalmente ti aiuterà a iniziare bene la conversazione.
   • In caso di dubbi, dì "ciao, è Carl al telefono".
   • Anche se sai chi è il chiamante, potrebbe essere il tuo capo che chiama dal telefono di uno dei tuoi colleghi! Rispondendo dicendo "sì, cosa? Ti darà un'impressione negativa o eccessivamente fuori luogo su di te.

2. 
   

   
   Concentrati sulla conversazione. Mostrati assolutamente presente. Ferma tutto il lavoro e prenditi un breve momento per prepararti.
   • Esprimi sul tuo viso l'espressione che vuoi proiettare prima dell'atterraggio. Questo fa la differenza: che tu stia sorridendo, aggrottando le sopracciglia o piangendo, il tuo interlocutore lo sentirà attraverso il tono della tua voce.
   • Evita di navigare in Internet o distrarti durante la chiamata. Se non sei presente, l'interlocutore sarà in grado di percepirlo.

3. 
   

   
   
   
   Presentati sempre. Negli affari, è opportuno rispondere a una telefonata dicendo il tuo nome e quello della tua azienda: "Ciao, grazie per aver chiamato la società XYZ. Sono Carl Cosa posso fare per te? "
   • Se si tratta di una chiamata interna e tu la conosci, puoi rispondere fornendo invece il nome del tuo dipartimento e il tuo nome: "Ciao, sei nel dipartimento WebDev, Carl al telefono. Cosa posso fare per te oggi? Ciò consentirà al tuo interlocutore di sapere che si è rivolto alla persona giusta e che sei pronto ad aiutarlo. Parlare con un tono amichevole e amichevole renderà la conversazione più piacevole per ognuno di voi.
   • Nella maggior parte dei servizi, ci sono regole per ricevere chiamate che tutti i dipendenti devono seguire. Mostra sempre sincerità, anche se sei costretto a seguire le istruzioni stupidamente, perché il cliente sarà in grado di distinguere se sei davvero entusiasta o se stai solo leggendo le istruzioni: "benvenuto nella linea telefonica di Buon hamburger, la casa della buona pasticceria! Sembrerà ridicolo se non lo dici con convinzione.

4. 
   

   
   
   
   Rispondi con sufficiente correttezza. Mostrati paziente, rispettoso e convincente. Fai del tuo meglio per renderti utile. Cerca di non parlare in modo eccessivamente casual fino a quando non sai chi è in linea.
   • Se l'altra persona non si presenta, dì: "Posso scoprire chi c'è al telefono? È importante sapere chi sta chiamando nel caso in cui sia necessario contattarlo nuovamente o trasferirlo su un'altra linea. Questo atteggiamento consente inoltre alla persona di sentire di essere trattata personalmente e, per estensione, di essere speciale. È importante creare relazioni professionali positive con le persone che ti chiamano più di una volta.
   • Cerca di non essere scortese, anche se ti senti frustrato. Ricorda che negli affari, le tue parole e azioni riflettono direttamente l'immagine della tua attività. Se dai una cattiva immagine del tuo business, rovinerai il business e i tuoi manager non lo accetteranno.

5. 
   

   
   Preparati a riceverne uno. Se qualcuno chiama per parlare con il tuo manager o collega, ma sei l'unica persona disponibile a ricevere questa persona in questo momento, chiedi cortesemente chi è al telefono e chiedi loro di dire quello che stanno chiedendo. Ascolta attentamente e scrivi quante più informazioni possibili:
   • Se la persona che sta cercando di raggiungere non è disponibile, digli: "Mi dispiace, ma al momento il signor O'Halloran non è disponibile. Vorresti lasciarlo uno? "
   • Assicurati di registrare il nome della persona, il numero di telefono e l'oggetto della sua chiamata. Valuta l'urgenza della chiamata: ritieni che il chiamante abbia bisogno di assistenza nelle prossime due ore o solo in una settimana? Se si tratta di una chiamata urgente, sarà necessario risolvere il problema nel modo più rapido ed efficiente possibile, quindi assicurati di procedere il prima possibile.

6. 
   

   
   Diffidare delle chiamate che mirano a raccogliere informazioni. Se non riconosci chi ti sta chiamando e chiedi informazioni su di te o sugli altri, fai attenzione a non fornire troppe informazioni su come la tua azienda lavora internamente.
   • Anche se l'interlocutore fornisce il suo nome e il nome della sua azienda, è necessario fare attenzione a meno che non si tratti di un contatto di fiducia. In caso di dubbi, sospendi la chiamata per un minuto e chiedi consiglio a un collega: "Abbiamo già lavorato con una persona di nome Dave Neal? Fa molte domande sulle nostre procedure e sulle nostre capacità e voglio essere sicuro di potermi fidare di lui. "
   • Nel mondo degli affari, devi dire "Mi dispiace, signore o signora. Secondo la regola della società, non sono autorizzato a fornire queste informazioni. Posso conoscere lo scopo per cui stai cercando queste informazioni? Quindi, estrai la tua analisi.

Metodo 2 Rispondi al telefono privatamente

1. 
   

   
   Salve, chiunque stia chiamando. Se sai chi sta chiamando, considerando la sua identità ed esperienza, salutalo come faresti se fossi di fronte a lei. Se non conosci la persona che chiama, rispondi in modo più formale e attendi che pronunci l'oggetto della sua chiamata.
   • Come saluto standard riconosciuto a livello internazionale: dire "allo? Rispondi con una leggera flessione alla fine del tuo saluto, come se stessi facendo una domanda. Il termine "allo? Condurrà l'interlocutore a rispondere, e nella maggior parte dei casi continuerà a dirti lo scopo della sua chiamata.
   • Se il chiamante è un amico, salutalo casualmente: "ciao Tom! Come va ? "
   • Se il chiamante è un dirigente, un conoscente o un potenziale datore di lavoro, salutalo in un modo più formale ma familiare: "Buonasera, signor Lynch, come sta?" "
   • Se non conosci la persona che chiama, limitati a un semplice "allo? "

2. 
   

   
   Dopo aver detto "ciao? ", Attendere la risposta dell'interlocutore. Questo modo di iniziare la conversazione incoraggia il tuo interlocutore a presentarsi. Guarda il seguente esempio. Quello che devi dire è annotato in grasso e cosa deve dire l'interlocutore corsivo :
   • Pronto ?
   • Ciao Carl, sono Tom.
   • Oh, ciao Tom! Cosa c'è di nuovo?
   • Sto solo chiamando per vedere se sarai disponibile in seguito. Ho pensato di suggerirti di andare a vedere il nuovo film di Star Wars.
   • Sì, sono pronto per guardare il film Star Wars!

3. 
   

   
   Personalizza il tuo saluto. Dopo aver acquisito maggiore esperienza nel rispondere alle telefonate, puoi iniziare a creare i tuoi schemi di saluto e frasi specifiche che puoi utilizzare più e più volte.
   • Ricordati di identificarti attraverso il tuo saluto: "ciao, è Carl" o "Carl al telefono".
   • Pensa a sperimentare varianti familiari del saluto "ciao? "Ciao" o "ciao" o "cuculo, come va?" O "ciao, come stai?" Questi saluti familiari sono più appropriati tra amici e conoscenze non professionali.

4. 
   

   
   Progetta una voce per le volte in cui sarai via. Chiunque sia tuo amico, genitore o datore di lavoro può cadere nella tua segreteria telefonica, quindi assicurati che la tua voce sia educata e concisa. Evita le voci non scherzose o scherzose a meno che tu non sia assolutamente sicuro che solo i tuoi amici chiameranno.
   • Di '"sei sulla segreteria telefonica di Carl. Mi dispiace di non poterti rispondere in questo momento. Lasciane uno e ti risponderò al più presto.
   • Pensa a progettare una famiglia vocale nel caso in cui stai usando un telefono di famiglia. Di '"Ciao, questa è la famiglia Rogers. Siamo spiacenti di non poterti rispondere in questo momento, ma lasciane uno e ti richiameremo al più presto! Registra in modo divertente le voci di tutti i membri della famiglia. Cerca di far parlare tutta la famiglia in coro o fai in modo che ogni membro della famiglia lo dica a una parte della famiglia.
   • Ricorda di chiedere direttamente le informazioni del chiamante, invece di chiedergli semplicemente di lasciare un: "Per favore, lascia il tuo nome, il tuo numero di telefono e l'oggetto della tua chiamata e ti richiamerò appena possibile ". Applicare questo approccio più specifico può sembrare più appropriato per un numero di telefono su cui ti aspetti di ricevere molte chiamate di lavoro.

Metodo 3 Rispondi a una telefonata da un numero sconosciuto

1. 
   

   
   Considera la persona che potrebbe chiamarti. Se stai aspettando una chiamata da qualcuno (un nuovo conoscente, un'organizzazione o un potenziale datore di lavoro), rispondi al telefono con questo in mente. Fai in modo di sapere se questa situazione richiede un saluto un po 'più formale o un po' meno formale, ma resta formale, perché non lo sai mai.
   • Rispondi educatamente e in modo meno formale, in questo caso. Un semplice "allo? Sarebbe appropriato. Non è necessario segnalare immediatamente. Se la persona che ti chiama conosce o vede il tuo nome su una carta, chiederà "Posso parlare con Carl? "
   • Se la chiamata appare come come sconosciuto o mascherato, non sentirti obbligato a rispondere. Rispondi, se lo desideri, o aspetta semplicemente di vedere se il chiamante lascerà una voce. Puoi sempre richiamarlo, nel caso sia una chiamata importante.

2. 
   

   
   Attenzione agli scherzi. Se rispondi alla chiamata e scopri che in realtà è una chiamata ridicola o aggressiva, potrebbe essere uno scherzo. Alcuni scherzi sono volgari e ovvi, mentre altri cercheranno di indurti a pensare che questa sia una chiamata legittimamente importante. Tratta i jolly come faresti con i bulli: se rimani online e fai il loro gioco, li incoraggerai. Tuttavia, sarebbe comunque utile rimanere online e giocare, nel caso in cui ti dia un'idea di chi sta chiamando. Alcune telecamere statunitensi offrono un servizio di screening delle chiamate: se si compone * 69 dopo aver riagganciato, un servizio di chiamata automatica fornirà tutte le informazioni pubbliche sull'ultimo numero che ha chiamato l'utente.

3. 
   

   
   Attenzione ai telemarketing. Se rispondi a una telefonata da un numero sconosciuto e la persona all'altro capo inizia a farti domande su di te, potrebbe essere alla ricerca di un modo per tirarti fuori dal telefono soldi.
   • I telemarketing chiamano dozzine di persone ogni giorno e la maggior parte di queste persone non è interessata a ciò che vendono. Non essere imbarazzato nel dire "grazie per aver chiamato, ma non mi interessa. Ti auguro una buona giornata! Quindi puoi riattaccare in modo da non perdere il tuo tempo o il loro.
   • Se non desideri più ricevere chiamate da questa particolare azienda, chiedi al telemarketer di inserire il tuo numero nella sua "lista nera". La maggior parte delle aziende tende a soddisfare la tua richiesta e smette di disturbarti.
   • Se sei interessato a ciò che offre il telemarketer, puoi rimanere online e ascoltarlo. Ricorda, più a lungo rimani online, più desideri vendere prodotti!
   • Se ti chiedono informazioni su di te o qualcun altro nella tua famiglia, chiedi loro il loro nome e il nome della loro attività prima di dire loro qualcosa. L'ultima cosa che devi fare è fornire troppe informazioni ai telemarketing! Se sono sospettosi o non vogliono dire chi sono, ricorda che non devi continuare a parlare con loro.