Come scrivere una conferma della lettera di assunzione

Contenuto

• stadi
• Parte 1 Prepararsi a scrivere la lettera
• Parte 2 Scrivere una conferma della lettera di assunzione

Una conferma della lettera di assunzione è un documento ufficiale spesso inviato dal datore di lavoro a un altro istituto per convalidare la storia lavorativa di un dipendente. In generale, questa corrispondenza è richiesta quando una persona richiede un prestito, tenta di affittare una proprietà o fa domanda per una nuova posizione. Tale lettera è inoltre richiesta per verificare la storia del lavoro. Quando si scrive una conferma della lettera di assunzione, è necessario presentarsi, fornire informazioni precise sulle mansioni del dipendente e confermare l'assunzione. Ricorda di usare la carta intestata ufficiale, assicurati di fornire le informazioni di contatto e di firmare la lettera. Ti invitiamo a continuare a leggere per familiarizzare con come scrivere una conferma completa e accurata della lettera di assunzione.

stadi

Parte 1 Prepararsi a scrivere la lettera

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   Determina perché vuoi scrivere una conferma della lettera di assunzione. Il contenuto e lo stile possono variare a seconda del destinatario della lettera. Se si tratta di un istituto finanziario, è meglio adottare uno stile formale. Probabilmente dovrai includere informazioni finanziarie, come stipendi, commissioni, aumenti e bonus. D'altra parte, se la lettera riguarda un dipendente che fa domanda per un nuovo lavoro, puoi scriverlo in uno stile amichevole e omettere le informazioni finanziarie.
   • Comprendendo lo scopo e lo scopo della lettera, sarai in grado di scrivere un documento che soddisfi esattamente le esigenze del destinatario.

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   Identifica la persona migliore per scrivere la lettera. Generalmente, questa lettera è scritta dal datore di lavoro per conto del dipendente. In questo caso, è il dipendente che ti chiede, in qualità di datore di lavoro, di rilasciargli un certificato di lavoro per uno scopo specifico. D'altra parte, è anche possibile per un dipendente descrivere la lettera stessa. In questa situazione, il dipendente scrive la lettera e quindi chiede al datore di lavoro di firmarla. Questo può modificarlo se necessario. Ma in generale, spetta al datore di lavoro scrivere la lettera per conto del dipendente e non viceversa.
   • Se scrivi una lettera del genere a uno dei tuoi dipendenti, puoi personalizzarla secondo i tuoi standard e controllare il contenuto. Inoltre, la lettera avrà più peso perché sei l'autore, come datore di lavoro. Tuttavia, è tempo di completare questa attività. Come datore di lavoro, avrai probabilmente un programma intenso. D'altra parte, scrivere queste lettere può essere noioso. Tuttavia, si deve riconoscere che generalmente la conferma delle lettere di assunzione è breve. Di conseguenza, la scrittura non richiederà molto tempo, soprattutto se hai già scritto tali lettere in precedenza.
   • Se scrivi la tua lettera come dipendente, sceglierai più facilmente le informazioni da rivelare al destinatario. Inoltre, non dovrai comunicare al tuo datore di lavoro le tue idee sul problema. Inoltre, scrivere la propria lettera può liberarlo da qualsiasi pressione in relazione alle scadenze per la preparazione della lettera. In altre parole, il tuo capo sarà felice perché non scriverà la lettera per te. Tuttavia, dovrà comunque firmarlo e potrebbe essere riluttante a farlo, dato quello che hai scritto. In questo caso, dovrai probabilmente riscrivere la lettera e perdere tempo o convincere il datore di lavoro a scriverla per te.

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   Raccogliere le informazioni richieste. Quando conosci il destinatario, dovrai raccogliere gli elementi necessari per scrivere la lettera nella sua interezza.
   • Se sei il datore di lavoro, considera di intervistare il dipendente per determinare il contenuto della lettera. In particolare, dovrai specificare le informazioni sul destinatario, lo scopo della lettera, i punti da includere e la data di spedizione.
   • Se sei il dipendente e devi scrivere tu stesso la lettera, avrai tutte le informazioni necessarie, anche se devi prima discuterne con il tuo datore di lavoro per scoprire cosa si aspetta da questa lettera. Questo ti aiuterà a scrivere una lettera che soddisfi i requisiti del tuo datore di lavoro e non causerà alcun problema al momento della firma.

Parte 2 Scrivere una conferma della lettera di assunzione

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   Usa una carta intestata dell'azienda. Per descrivere la tua lettera, porta sempre con te un documento con il capo ufficiale dell'azienda. Se sei il datore di lavoro, prova ad applicare questa regola automaticamente. Se sei un dipendente, devi chiedere al tuo capo di utilizzare una carta intestata dell'azienda. Una lettera scritta su tale documento sarà più formale e incoraggerà il destinatario a fidarsi del contenuto.
   • Se non si dispone di carta intestata, è possibile crearne uno utilizzando il computer. Il liuto dovrebbe includere il nome dell'azienda, l'indirizzo, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail. Dovrebbe anche contenere informazioni sull'autore della lettera, sulla sua funzione e sulla data in cui la lettera è stata scritta.

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   Sii specifico inserendo l'indirizzo del destinatario. Se conosci il suo nome, inviagli la lettera direttamente. In caso contrario, indicare l'indirizzo dell'azienda menzionando lo scopo della lettera.
   • Ad esempio, se conosci l'indirizzo e il nome del destinatario, inseriscili sotto l'intestazione. Quindi continuare con un modulo di chiamata come "costoso".
   • Se non si conosce il nome del destinatario, inviare la lettera a uno dei dipartimenti dell'azienda, indicando l'oggetto su una riga. Ad esempio, se si accede a un istituto finanziario per ottenere un prestito per i dipendenti, è possibile inviare la lettera alla filiale locale di tale istituto. È possibile indicare lo scopo della lettera con una frase come "conferma della lettera di assunzione allo scopo di ottenere un prestito".

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   Presentarsi. Dedica il primo paragrafo della tua lettera per spiegare chi sei e qual è lo scopo della lettera. Devi indicare la tua posizione, la tua anzianità nell'azienda e la durata del tuo rapporto con il dipendente. Anche se sei il dipendente, scriverai la lettera dal punto di vista del tuo datore di lavoro, poiché è lui che la firmerà.
   • Ad esempio, potresti scrivere: "Mi chiamo Robert Martin e sono il direttore delle vendite e del marketing della ABC. Lavoro per questa azienda da 12 anni. Conosco l'impiegato da sette anni e sono stato il suo direttore diretto per tre anni.

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   Confermare l'assunzione dell'interessato. Nella sezione successiva riassumerai la funzione del dipendente all'interno dell'azienda. Indichi in particolare le date del turno del dipendente nelle varie funzioni che ha ricoperto, il suo attuale titolo in azienda, se fa parte del personale temporaneo o permanente e continua a esercitare. È in questo paragrafo che includerai le informazioni finanziarie del dipendente, se necessario.
   • Ecco un esempio di ciò che puoi scrivere. "Con la presente confermiamo che il dipendente è stato con ABC Company per sette anni, con efficacia dal 7 settembre 2003. È stato un assistente permanente alle vendite dal 7 gennaio 2011."
   • Ecco un altro esempio. "Con la presente certifichiamo che il dipendente ha lavorato per ABC Company per sette anni, dal 7 settembre 2003 al 7 gennaio 2011. Durante quel periodo, ha ricoperto la carica di Assistente alle vendite a tempo pieno. e ha ricevuto uno stipendio annuo di € 65.000. "

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   Riassumi i compiti dell'interessato. In questo paragrafo descriverete i doveri del dipendente all'interno dell'azienda. Questa informazione sarà molto utile se scrivi una lettera su qualcuno che fa domanda per un altro lavoro. Sebbene una lettera di conferma dell'impiego sia diversa da una lettera di raccomandazione, è sempre bene includere apprezzamenti favorevoli all'argomento. Ciò migliorerà la tua reputazione di datore di lavoro e aiuterà il tuo dipendente a trovare un nuovo lavoro, proprietà o prestito.
   • Ecco un esempio di questo paragrafo. "Alla ABC Company, il dipendente era inizialmente responsabile della vendita di radiatori in Provenza. Ha ricoperto una posizione dirigenziale ed era responsabile di una squadra di sette-nove persone. Le sue responsabilità includevano garantire la soddisfazione del cliente, elaborare i reclami e riferire trimestralmente alla sede centrale dell'azienda sull'andamento delle vendite nella propria regione. "

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   Non comunicare informazioni sensibili o illegali sul dipendente. La maggior parte dei paesi ha leggi sulla natura delle informazioni che una società può divulgare sui propri dipendenti a un potenziale datore di lavoro. Alcuni regolamenti consentono di fornire informazioni su un dipendente solo con il suo consenso. Altri non offrono praticamente alcuna opportunità per un datore di lavoro di rivelare qualcosa sui propri dipendenti, purché siano onesti e in buona fede. Prima di divulgare informazioni riservate, rivedere le leggi del proprio paese al riguardo. Per avere più campioni, visitare questo sito Web.
   • Ad esempio, in Alaska (USA), un datore di lavoro può fornire informazioni sulle prestazioni lavorative. Non sarà ritenuto responsabile fino a quando non divulga consapevolmente o intenzionalmente informazioni false o fuorvianti o informazioni che violano i diritti civili del dipendente.
   • Un altro esempio è dato dallo stato del Connecticut, in cui il datore di lavoro è autorizzato a rivelare qualsiasi informazione veritiera.

7. 
   

   
   Dai i tuoi dettagli al destinatario. L'ultimo paragrafo della tua lettera dovrebbe contenere informazioni sulle informazioni di contatto del datore di lavoro. È necessario includere queste informazioni per consentire al destinatario di contattarti in caso di necessità. Assicurati di specificare che il destinatario può farlo.
   • Ecco un esempio "Se hai domande o desideri ulteriori informazioni, non esitare a chiamarmi al numero (555) 555-5555 o a scrivere al seguente indirizzo di posta elettronica: [email protected]. "

8. 
   

   
   Firma la lettera e inviala. Una volta che la tua lettera è completa, devi chiuderla e firmarla. Puoi darlo direttamente all'interessato o inviarlo al destinatario.
   • Concludi la tua lettera con una cortesia, ad esempio "Ti prego di adorare, signora, i miei migliori saluti".
   • Firma sempre la tua lettera con la tua firma ufficiale e la tua posizione all'interno dell'azienda.
   • Assicurati di effettuare i controlli adeguati e di far timbrare i timbri ufficiali secondo gli standard che la tua azienda applica per questo tipo di lettera.