Come scrivere un progetto da sottoporre alla sua amministrazione

Contenuto

• stadi
• Parte 1 Scrivere il tuo progetto
• Parte 2 Condividi il tuo progetto

Saper inviare un progetto alla tua amministrazione è un'abilità utile da avere se vuoi presentare nuove opportunità per registrare entrate aggiuntive, proporre miglioramenti procedurali o esporre tecniche efficaci per essere più economiche. Puoi anche decidere di scrivere una proposta quando ritieni che qualcosa debba essere cambiato. Se si intende descrivere un documento del genere al fine di inviarlo all'amministrazione della propria azienda, è necessario prima prendere il tempo necessario per raccogliere le informazioni pertinenti. Puoi anche inviare le tue idee ai tuoi colleghi per avere la loro opinione e sapere se aderiscono al tuo progetto, dopodiché dovrai assicurarti di avvicinarti alla tua direzione con tatto.

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Parte 1 Scrivere il tuo progetto

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   Determina con precisione il problema in questione o la tua idea. Se si desidera descrivere la riduzione dei costi o semplificare le operazioni, è necessario innanzitutto determinare il problema principale. Molto spesso, l'idea potrebbe essere chiara per te, ma se vuoi comunicare su di essa o fornire soluzioni, sarebbe saggio essere molto attento.

2. 
   

   
   Fai le tue ricerche. Prima di scrivere un progetto, è importante assicurarsi di analizzare tutti gli elementi che lo riguardano. Cerca discussioni con le parti coinvolte, siano essi colleghi, dirigenti o clienti. Guadagnerai anche a leggere programmi simili gestiti da altre aziende per vedere cosa stanno facendo diversamente.
   • Se, ad esempio, ritieni che la direzione debba cambiare il proprio catering, prima parlane con lo staff della cucina. Cosa ne pensano Hanno dovuto lavorare altrove con altri ristoratori? Cosa ne pensano i tuoi colleghi di questo? Questi sono tutti aspetti che devi affrontare. Può darsi che la tua insoddisfazione sia semplicemente una questione di gusti personali piuttosto che una questione di qualità.

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   Scrivi una descrizione del problema. Per iniziare a scrivere il tuo progetto, descrivi prima la situazione attuale. Quindi evidenzia i fatti rilevanti (luoghi, date, persone coinvolte). A questo livello, non giudicare, concentrati invece sullo spiegare le cose come sono.
   • A titolo di esempio, potresti scrivere "La società X ha beneficiato dei servizi di catering Y negli ultimi sette anni. Durante questo periodo, il numero di piatti principali disponibili è sceso da cinque a due. Anche il numero di piatti principalmente per vegetariani è diminuito e ci sono persino giorni in cui non viene proposto nulla del genere.

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   Spiega cosa proponi come soluzione. Una volta identificato il problema, puoi quindi iniziare a scrivere esattamente ciò che proponi di fare. Concentrati sull'aspetto più importante. Dimostra che le tue osservazioni si basano sulla tua ricerca.
   • Ad esempio, potresti scrivere "Suggerisco che il ristoratore della società X venga sostituito da un altro. La società X ha diverse opzioni al riguardo. I ristoratori W e Z offrono entrambi una più ampia varietà di menu e offrono costi paragonabili a quelli del nostro attuale fornitore. Inoltre, poiché il catering Z offre ogni giorno antipasti vegetariani, vegani e senza glutine, potrebbe soddisfare meglio le esigenze della nostra forza lavoro. Per quanto riguarda il catering W, offre meno piatti per i vegani, ma potrebbe anche essere una buona scelta. Un sondaggio condotto nel 2011 ha mostrato che il 40% dei nostri dipendenti è vegetariano, il 10% è vegano e il 2% preferisce cibi senza glutine.

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   Sviluppa un piano. Descrivere ogni passaggio e concentrarsi sulle tempistiche o sui costi per la loro attuazione. Sii esplicito su ciò che sai e ciò che resta da scoprire. Ricorda di scrivere i passaggi numerati e di fornire ulteriori dettagli. Non sopravvalutare l'importanza dell'innovazione che cerchi di portare, ma presenta i risultati che ti aspetti di raggiungere.
   • Per cambiare il catering, dovremo: 1: porre fine al nostro contratto con il catering Y, 2: provare i piatti dei fornitori di servizi W e Z, 3: sceglierne uno, 4: firmare un contratto con il catering scelto. Le commissioni dovrebbero essere paragonabili a quelle attualmente offerte da Caterer Y. Finché terminiamo il nostro contratto con il fornitore Y, non ci dovrebbero essere penalità finanziarie. Inoltre, se i nostri dipendenti apprezzano maggiormente i nuovi pasti, ci sono buone probabilità che siano più felici sul posto di lavoro.

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   Solleva le possibili obiezioni. Dimostra di essere pienamente consapevole di eventuali carenze che potrebbero verificarsi nel tuo piano. Ci sarà resistenza tra i dipendenti? Ad esempio, ad alcune persone potrebbero piacere i servizi del tuo attuale servizio di catering. Saresti in grado di convincere un'agenzia governativa che la tua nuova idea è al sicuro? Discutere i passaggi che si prevede di adottare per convincere gli altri della fattibilità e pertinenza del progetto.

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   Specificare i materiali e il personale necessari. Se il nuovo progetto che stai proponendo richiede l'acquisto di materiali o l'assunzione di nuovi dipendenti, indicalo dopo aver delineato i passaggi. Ricorda anche di menzionare il tempo necessario, poiché anche questa è una risorsa. Crea una lista di controllo per uscirne. Ad esempio, potresti scrivere quanto segue.
   • Necessario: sottocomitato per valutare il catering (4 persone provenienti da diverse parti dell'azienda), 2 ore per la degustazione e 3 ore per la stesura del rapporto.

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   Trarre conclusioni basate sui principali vantaggi. Indipendentemente dal cambiamento che intendi apportare, ripeti nuovamente questo processo alla fine. Discutere ancora una volta i tre elementi principali del progetto e quindi pronunciare una frase conclusiva. Pensalo come il tuo riassunto. A titolo di esempio, potresti dire quanto segue.
   • "Come dimostra questa proposta, Caterer Y ha ridotto il numero di antipasti offerti negli ultimi sette anni. I fornitori W e Z offrono menu più diversificati a prezzi relativamente comparabili. Suggerisco di poter effettuare prove di degustazione con questi ristoratori al fine di scegliere un nuovo fornitore di alimenti per questa azienda. Ciò promuoverà sicuramente la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti. "
   • Indicare vantaggi pecuniari o quantitativi specifici. Se, ad esempio, la tua innovazione può ridurre i costi, devi evidenziarlo.
   • Presentare i vantaggi qualitativi. Un'azienda a volte beneficia di una serie di benefici che non possono essere quantificati con dati e cifre concreti. Se la tua idea aiuta a migliorare la soddisfazione dei dipendenti, è importante menzionarlo. Questi miglioramenti possono essere altrettanto vantaggiosi di quelli quantitativi.

Parte 2 Condividi il tuo progetto

1. 
   

   
   Chiedi a un collega di leggerlo. Idealmente, dovresti sollecitare un collega a leggere il tuo progetto e darti la sua opinione. Potrebbe approvare il contenuto del tuo programma, ma in caso contrario, considera di prendere in considerazione le sue obiezioni. Se ritieni che siano pertinenti e migliori di ciò che proponi, prendi in considerazione una recensione. Altrimenti, se capisci la pertinenza dei suoi argomenti ma non li approvi, considera di includerli nella sezione delle obiezioni.

2. 
   

   
   Riesamina il tuo progetto. Una volta che hai scritto il tuo progetto e un collega lo ha letto, ora devi rivederlo per migliorare la fluidità, la grammatica, l'accuratezza e il numero di parole. Non dovresti presentare una proposta troppo a lungo, altrimenti rischi di vedere i tuoi leader non leggerla. Fai quello che serve per mantenere tutto al massimo in una o due pagine.

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   Invia il progetto alla tua amministrazione. Quando ritieni che il tuo progetto sia pronto, identifica la persona a cui devi inviarlo. In alcune organizzazioni, c'è un leader noto a tutti coloro che sono responsabili per prendere le decisioni. In altre società con strutture più laterali, può essere più difficile sapere chi sono i veri decisori. Fai una ricerca approfondita sulla tua azienda per determinare chi è responsabile di tali problemi.
   • Una volta che sai a chi consegnare il tuo progetto, cerca di vedere se puoi fare una tête-à-tête con lui. Molto spesso, le persone rispondono più favorevolmente alle richieste di innovazioni quando gli scambi sono faccia a faccia. In caso contrario, inviare una versione cartacea del progetto o una.