Come organizzare un seminario

Contenuto

• stadi
• Parte 1 Preparazione per un seminario
• Parte 2 Preparazione del seminario
• Parte 3 Guida dell'officina
• Parte 4 Valutare Workshop

Saper condurre un seminario è molto importante per educatori, imprenditori, scienziati e professionisti in generale. Un seminario ben preparato consente ai partecipanti di acquisire nuove competenze, informazioni e un senso di realizzazione personale. Il seminario ideale offre inoltre ai partecipanti l'opportunità di interagire e apprendere in modo attivo.

stadi

Parte 1 Preparazione per un seminario

1. Definisci lo scopo del tuo laboratorio. Che tu stia imparando una nuova abilità, fornendo informazioni o sensibilizzando, è importante conoscere gli obiettivi del tuo seminario. Cosa vuoi trasmettere ai suoi partecipanti? Questa analisi potrebbe permetterti di identificare diverse abilità specifiche, un argomento specifico che tratterai durante il tuo seminario o semplicemente la sensazione che vuoi ispirare a casa. Pensa esattamente a ciò che vuoi realizzare e al perché pensi che questo obiettivo sia importante. Ecco alcuni esempi.
   • Impara a scrivere una lettera di presentazione persuasiva.
   • Impara ad annunciare cattive notizie ai suoi pazienti.
   • Impara 5 tecniche per convincere uno studente riluttante a seguire un corso.
   • Scopri come creare una presentazione PowerPoint efficace.

2. 
   

   
   
   
   Identifica il tuo pubblico I partecipanti al seminario si conosceranno o saranno estranei? Avranno già conoscenza dell'argomento del tuo seminario o saranno completamente nuovi sull'argomento? Hanno scelto di frequentare il tuo seminario o fa parte di una formazione professionale obbligatoria? Rispondi a queste domande in modo da poter preparare meglio il tuo seminario.
   • Ad esempio, se i partecipanti si conoscono già, è possibile impostare le attività di gruppo molto più rapidamente. Se non si conoscono affatto, dovrai iniziare rompendo il ghiaccio e incoraggiandoli a presentarsi al resto del gruppo.

3. 
   

   
   Organizza il tuo laboratorio. Pianifica di tenerlo al mattino o nel primo pomeriggio. Questi periodi della giornata sono davvero quelli in cui i partecipanti saranno più svegli e vigili. Vuoi che i tuoi partecipanti siano attivi e partecipino alle tue attività. Se puoi, evita di pianificare il tuo seminario alla fine della giornata, poiché i partecipanti potrebbero essere stanchi e impazienti di terminare la giornata.

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   Guadagna visibilità. Distribuisci volantini o appendi poster, puoi anche contattare aziende e aziende del tuo settore per ottenere visibilità e attirare più partecipanti. Avere un titolo accattivante aiuta, ma anche pianificare una breve presentazione dell'argomento del seminario e perché è importante e necessario. Pianifica un mix di immagini e immagini per attirare l'attenzione dei tuoi potenziali partecipanti.

5. 
   

   
   Recluta i partecipanti. Il seminario dovrebbe essere frequentato da 8 a 15 persone in media. Questa non è una conferenza. E devi avere un gruppo abbastanza piccolo da consentire a tutti di porre domande, testare le proprie capacità e lavorare con altri partecipanti. Tuttavia, il tuo seminario deve avere abbastanza partecipanti per essere efficace. Ecco perché un gruppo di 8-15 persone è l'ideale.
   • A volte non sarai in grado di scegliere la dimensione del tuo gruppo di partecipanti. Se hai molti partecipanti, trova suggerimenti creativi da non sopraffare. Ad esempio, un gruppo di 40 persone può essere diviso in 5 gruppi più piccoli di 8 partecipanti ciascuno. Puoi anche fornire aiuto ai facilitatori che faciliteranno la gestione di un gruppo più ampio.

6. 
   

   
   Prepara i tuoi partecipanti. Alcuni seminari richiedono una preparazione da parte dei partecipanti. Ad esempio, dovranno leggere articoli di notizie, preparare una notizia o rileggere il lavoro di un altro partecipante. Se hanno dei compiti da fare prima di tenere il tuo laboratorio, non dimenticare di specificarlo e dare loro le istruzioni più chiare possibili.
   • Le istruzioni devono essere rigorose se si desidera che i partecipanti investano nel seminario prima che si svolga. Specifica dove e quando restituiranno i compiti. Devono restituire una copia a mano o semplicemente inviare il loro lavoro via e-mail?

7. 
   

   
   Dai la priorità ai tuoi obiettivi. La maggior parte dei seminari è limitata nel tempo. Possono durare meno di 30 minuti o estendersi per diversi giorni. Indipendentemente dalla durata del seminario, avrai un determinato periodo per trasmettere le tue conoscenze ai partecipanti. Piuttosto che cercare di essere comprensivi in ​​breve tempo, pensa alle conoscenze e alle abilità essenziali che vuoi trasmettere al tuo pubblico. Questi devono costituire il nucleo del tuo laboratorio.

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   Preparare diverse tecniche di apprendimento. Gli adulti imparano in diversi modi: visivamente, oralmente, attraverso la pratica o una varietà di questi metodi. Ricorda che non necessariamente conoscerai le preferenze dei tuoi partecipanti e quindi devi fornire materiali di apprendimento diversi. A seconda dell'argomento e degli obiettivi del seminario, fornire volantini, supporti audiovisivi, lezioni di computer e giochi di ruolo.

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   Prepara le carte da distribuire. Letture pertinenti, case study, elenchi di termini chiave e quiz possono essere distribuiti ai partecipanti. È meglio prepararli a monte. Sarai in grado di evitare errori di ortografia o errori di attenzione. Non dimenticare di usare un carattere leggibile. Assegna a ciascun documento un titolo e una data in modo che i partecipanti possano classificarli e riutilizzarli più facilmente in futuro.
   • Se hai molte letture da condividere con i tuoi partecipanti, puoi distribuirle prima del tuo seminario in modo che possano prepararsi.
   • Se si prevede di distribuire più documenti, è anche possibile fornire ai partecipanti un raccoglitore o una cartella in modo che possano essere archiviati più facilmente. Se questa non è la prima volta che organizzi questo seminario, puoi anche compilarlo in un opuscolo che distribuirai al tuo pubblico.

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    Organizza i tuoi media audiovisivi. Se si desidera proiettare una presentazione PowerPoint, un video o un clip audio, è necessario prepararli in anticipo. Provali a casa per assicurarti che funzionino correttamente. Assicurati inoltre che il loro formato sia leggibile sul materiale che utilizzerai durante il tuo seminario.
    • Puoi anche parlare con il tecnico responsabile della stanza in cui si terrà la tua officina per verificare che l'apparecchiatura funzioni correttamente. Ad esempio, non tutti i proiettori sono compatibili con i computer Macintosh. Alcune camere non avranno altoparlanti, ecc. Verifica che le apparecchiature a tua disposizione siano compatibili con la tecnologia che utilizzerai.

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    Organizza i supporti del tuo computer. Se i partecipanti devono rispondere a un questionario sul proprio computer o partecipare a un forum online, è necessario preparare questi materiali prima del seminario. Pianifica anche se i partecipanti porteranno il proprio computer e, in questo caso, non dimenticare di avvisarli.
    • Se i partecipanti devono seguire determinate attività su Internet, non dimenticare di chiedere al tecnico se ciò è possibile. Devi assicurarti che la stanza sia ben equipaggiata con una connessione Internet wireless e non dimenticare di chiedere la password.

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    Assumere personale. Ad esempio, avrai bisogno di esperti, doratori o assistenti, a seconda dell'argomento e delle dimensioni del seminario che desideri organizzare.Un esperto può presentare una nuova tecnica medica, un relatore sarà in grado di condividere aneddoti pertinenti sull'argomento del seminario e un assistente ti aiuterà ad accompagnare un folto gruppo di partecipanti. Se hai bisogno di aiuto per guidare il tuo laboratorio, prendi in considerazione di reclutarlo in anticipo. Più sei preparato, migliore è la qualità del tuo laboratorio.

13. 
    

    
    Pianifica le tue attività di gruppo. Le interazioni all'interno di un gruppo di partecipanti fanno la differenza tra un seminario ben gestito o meno. In questo modo puoi pianificare le attività collettive che saranno appropriate per gli obiettivi del tuo seminario. Non dimenticare di specificare se queste attività saranno condotte in coppia, in piccoli gruppi o con tutti i partecipanti. Includere sufficienti opportunità per ogni persona di partecipare attivamente. Ecco alcuni esempi di attività di gruppo.
    • I dibattiti. Dividi i tuoi partecipanti in due gruppi, ognuno con una missione per difendere una posizione.
    • Think-confronto-share. Fai una domanda ai tuoi partecipanti. Lasciateli pensare individualmente, quindi interagire con un partner e infine condividere le loro scoperte con il resto del gruppo.
    • Le sessioni di domande e risposte. Se hai bisogno di presentare molte informazioni, coinvolgi quelli presenti dando loro l'opportunità di farti domande. Puoi rispondere tu stesso o suggerire ad altri partecipanti di dare le loro risposte.
    • Giochi di ruolo. Assegna a ciascun partecipante un ruolo da svolgere nel mettere in pratica le nuove abilità che ha appena acquisito.
    • Le sessioni di riflessione. Suggerisci ai tuoi partecipanti di fare brainstorming di idee. Scrivili su una lavagna a fogli mobili o su un grande foglio di carta bianco e poi suggerisci ai presenti di svalutare i loro risultati.

14. 
    

    
    Non dimenticare le pause. Di solito siamo più concentrati sui compiti che dobbiamo svolgere quando abbiamo l'opportunità di fare brevi pause. I partecipanti potranno anche memorizzare più facilmente le loro nuove conoscenze. Quindi pianificare almeno una breve pausa di 5 minuti all'ora. Avrai meno tempo con i partecipanti, ma quello che ti resterà sarà molto più produttivo.

15. 
    

    
    Evita gli stipiti. Le attività che hai pianificato potrebbero richiedere dal 10 al 20% di tempo in più di quanto pensassi inizialmente. Ad esempio, se prevedi di dedicare 10 minuti a domande e risposte, questa sessione potrebbe effettivamente durare 12 minuti. Concedi abbastanza tempo per ogni attività o argomento importante che vuoi trattare. Evita di spremere troppo, perché potresti perdere o frustrare i tuoi partecipanti.
    • Se sei preoccupato che il tuo seminario finisca troppo presto, puoi pianificare alcune attività aggiuntive che rafforzeranno l'esperienza dei tuoi partecipanti. Se hai tempo per guidarli, perfetto! Altrimenti, non sarà un dramma.

16. 
    

    
    Pensa al rifornimento di carburante. I seminari richiedono molta energia e lavoro. Per garantire che i partecipanti siano in ottima forma, è possibile pianificare snack e bevande salutari. Idealmente, il costo di questi snack sarà incluso nella somma donata dai partecipanti o dall'organizzazione che ti ha incaricato di condurre il seminario. Non pagare per questi con i tuoi soldi.
    • Cerca di evitare cibi troppo grassi o troppo dolci. Questi danno brevi picchi di energia, che cadranno comunque molto rapidamente. I partecipanti potrebbero sentirsi stanchi o distratti. Pianifica invece snack bilanciati come frutta, verdure crude, hummus o pane integrale.

Parte 2 Preparazione del seminario

1. 
   

   
   Arrivare in anticipo. Concediti abbastanza tempo per preparare la stanza e sentirti a tuo agio. A volte dovrai parlare con il tecnico, il catering o i membri del tuo team prima dell'inizio del workshop. Pianifica in anticipo con un po 'di denaro per gestire problemi imprevisti e dell'ultimo minuto.

2. 
   

   
   Prepara la tua attrezzatura. Devi farlo prima che i partecipanti nascano. Computer, proiettori e altoparlanti devono essere installati in anticipo in modo che il tempo dedicato alla tua officina sia il più produttivo possibile. Non vuoi passare tutto il tuo tempo a risolvere piccoli problemi tecnici. Se puoi, chiedi all'assistente tecnico responsabile della stanza di aiutarti a installare tutto, perché non avrai necessariamente familiarità con le attrezzature in loco e semplicemente perché un esperto nel campo sarà sempre più efficace di un principiante.

3. 
   

   
   Disporre le sedie in anticipo. Il modo in cui sistemerai le sedie dipenderà dal numero di partecipanti, dalle dimensioni della stanza e dalle attività che hai pianificato. Idealmente, il tuo gruppo sarà abbastanza piccolo da permetterti di sederti in un cerchio o semicerchio: una disposizione che facilita la comunicazione. Se devi guardare un video o una presentazione di PowerPoint, un semicerchio o file di sedie sarà sicuramente più appropriato.

4. 
   

   
   Distribuisci i tuoi supporti. Se hai fogli o altri materiali per il tuo laboratorio, posizionali in anticipo sui tavoli o sulle sedie per risparmiare tempo. Assicurati che siano ordinati e che tutti abbiano una leggenda. Ecco gli altri elementi che dovrai avere in anticipo nella stanza.
   • Snack e bevande.
   • I nomi dei partecipanti e il loro indicatore.
   • Matite e penne.

5. 
   

   
   Benvenuti ai partecipanti. Arrivare in anticipo consente di installare la stanza, rilassarsi e imparare a conoscere le persone prima dell'inizio del seminario. Ciò consente di creare un collegamento univoco con ciascun partecipante.

Parte 3 Guida dell'officina

1. 
   

   
   Presentati e il tuo laboratorio. Una volta che tutti sono seduti, inizia a presentare il tuo seminario. Non dimenticare di specificare il tuo nome e il modo in cui i partecipanti possono chiamarti. Presenta anche perché sei considerato un esperto in materia e quali sono gli obiettivi del tuo seminario. È anche consigliabile fornire un breve riassunto di come sarà organizzato il seminario in modo che tutti possano prepararsi. Questa presentazione non dovrebbe durare più di qualche minuto.
   • Anche se l'argomento del tuo seminario è serio, puoi sempre usare un po 'di umorismo per rilassare l'atmosfera e mettere i partecipanti in vena.
   • Presenta anche i materiali didattici che hai messo a loro disposizione. Ad esempio, puoi chiedere alle persone di descrivere il loro nome su un badge, di usare una tazza di caffè e di controllare ciascuno dei loro opuscoli. Se preferisci che i partecipanti non accendano immediatamente il proprio computer o non inizino immediatamente a leggere i tuoi materiali didattici, informali quando ne hanno bisogno.

2. 
   

   
   Inizia rompendo il ghiaccio. Chiedi a ciascun partecipante di presentarsi. Limita queste presentazioni a poche frasi chiedendo a tutti di rispondere a due o tre domande come il loro nome e quello che sperano di imparare da questo seminario. Le attività di rompighiaccio dovrebbero essere le più brevi possibili, ma sono essenziali per rilassare i partecipanti e incoraggiarli a interagire liberamente.
   • Puoi anche suggerire ai tuoi partecipanti di rispondere a domande più leggere come "Qual è il tuo film preferito" o "La canzone che ami di nascosto"?

3. 
   

   
   Segui il tuo piano. È ora che la tua preparazione si rivelerà la più utile. Tieni a portata di mano il riepilogo del tuo laboratorio e prova a seguirlo il più possibile. Non esitare a spiegare direttamente ai tuoi partecipanti cosa farai e perché. Il tuo piano educativo non dovrebbe essere una sorpresa per loro e apprezzeranno sapere perché hai deciso di organizzare il seminario in questo modo. Ad esempio, puoi dirglielo.
   • "Inizieremo esaminando i casi di studio per comprendere tutte le sfumature. Successivamente, sarai separato in diversi gruppi per trovare soluzioni a questo problema. "
   • "Inizieremo concentrandoci sui termini chiave che ti aiuteranno a padroneggiare questo nuovo software. Quindi spiegherò questi termini e risponderemo a un questionario per convalidare le tue nuove conoscenze. Infine, discuteremo di ciò che abbiamo imparato in questo seminario. "
   • "Presentati alla persona seduta di fronte a te. Tra pochi minuti inizieremo un gioco di ruolo che consisterà nel metterti nei panni di un consulente educativo e di uno studente con questo partner designato. "

4. 
   

   
   Sii flessibile. Ovviamente è importante preparare bene il tuo seminario, ma può variare a seconda delle reazioni e delle esperienze dei partecipanti. Quindi, concedi un po 'di flessibilità per adattare il tuo seminario alle domande, preoccupazioni e interessi dei presenti. Puoi suggerire loro di scegliere tra diverse attività soggette al voto. Ciò ti consentirà di concentrarti su ciò che conta davvero per i presenti e rimuovere i contenuti ridondanti o superflui.

5. 
   

   
   Scommetti su attività interattive. Per facilitare la comprensione e l'apprendimento di nuove conoscenze, invitali a seguire le attività di gruppo per metterle in pratica. Le attività interattive sono particolarmente efficaci nell'insegnamento di nuove tecniche di risoluzione dei problemi. Un seminario è diverso da una conferenza e dovresti cercare di coinvolgere i presenti. Offri loro l'opportunità di insegnarti nuove cose, proprio come instillare nuove conoscenze a casa.
   • Fornisci le tue informazioni a poco a poco e lascia che i partecipanti ti facciano le loro domande.
   • Dividi i partecipanti in più gruppi per completare un'attività e chiedere loro di riferire all'intero gruppo.
   • Scatta un video e fai accoppiare ogni partecipante per condividere le sue reazioni.
   • Dai consigli su come gestire una situazione difficile e chiedi a ogni piccolo gruppo di partecipanti di giocare con loro.
   • Chiedi a un esperto di presentare una tecnica e poi chiedi ai partecipanti di rispondere a un questionario su questo argomento.

6. 
   

   
   Non parlare troppo. Non dovresti provare a controllare ogni fase del tuo seminario. In questo caso, i partecipanti possono essere annoiati o frustrati. Non dimenticare mai che un seminario e una conferenza sono due cose diverse: questo formato si basa su interazione, attività collettive e lavoro di squadra.

7. 
   

   
   Non dimenticare le pause. Le pause consentono ai partecipanti di meglio assimilare e analizzare nuove informazioni. Specificare ai presenti quando possono fare una pausa e la sua durata. Ciò consentirà loro di organizzarsi meglio per andare in bagno, effettuare una chiamata o altre necessità personali. Non eliminare queste interruzioni, anche se sei a corto di tempo per il resto delle tue attività.

8. 
   

   
   Cambia attività ogni 20-30 minuti. La mancanza di attenzione di solito si verifica dopo 20 minuti della stessa attività. Questi dati dovrebbero essere per te l'opportunità di mostrarti più creativo. Cambia il corso delle tue attività, chiedi ai partecipanti di riorganizzare le sedie o pianificare una breve pausa ogni 20-30 minuti in modo che tutti rimangano attenti e motivati.

9. 
   

   
   Rilassa l'umore. Anche se hai a che fare con un argomento serio, l'umorismo è uno strumento eccellente per evidenziare le informazioni e mantenere il pubblico concentrato. Pensa a diversi modi per introdurre un tocco di umorismo in modo responsabile ed etico, sia nella presentazione che nelle discussioni con i partecipanti e le attività pianificate. Ciò incoraggerà i presenti a essere più rilassati, vigili e a proprio agio.

10. 
    

    
    Mantenere un'atmosfera rispettosa. Assicurati che tutti i partecipanti al tuo workshop siano trattati nello stesso modo e nel modo più rispettoso possibile. Ciò significa che i ruoli più importanti (come il capogruppo) devono essere distribuiti equamente. Incoraggia i partecipanti più discreti o timidi. Il tuo obiettivo deve essere che tutti si sentano ascoltati e rispettati. Inoltre, evitare di presentare un partecipante (o anche la propria persona) in modo che nessuno monopolizzi la discussione.

11. 
    

    
    Preparati per l'imprevedibile. La maggior parte dei seminari sarà agevole. Dopotutto, i partecipanti vogliono essere presenti e apprendere nuove conoscenze. Tuttavia, ci sono alcuni scenari in cui una persona presente non sarà disposta a partecipare o potrebbe offendere un altro partecipante. Siate professionali qualunque cosa accada e incoraggiate comportamenti rispettosi mostrando l'esempio Siate chiari in ciò che vi aspettate dai vostri partecipanti. Se uno dei tuoi partecipanti è turbolento o sta cercando di intimidire un'altra persona, parla con loro di persona. Sottolinea l'importanza di ciò che vuoi insegnargli e digli che ti aspetti che si comporti come un adulto, cioè che si comporti professionalmente.

12. 
    

    
    Concludi il tuo seminario. La tua conclusione deve presentare un riepilogo delle nuove conoscenze che hai instillato nei suoi partecipanti. Spiega lo scopo del tuo laboratorio. Ciò ti consentirà di concentrarti sulle nuove competenze acquisite dai presenti. Fai esplicito riferimento agli obiettivi che hai presentato introducendo il tuo seminario e spiega perché pensi che i suoi partecipanti abbiano raggiunto questi obiettivi. Lodateli per il loro lavoro e le nuove conoscenze.

Parte 4 Valutare Workshop

1. 
   

   
   Raccogli i commenti. Fallo subito dopo aver organizzato il tuo laboratorio. Ad esempio, puoi scrivere un modulo di valutazione che i partecipanti possono completare in pochi minuti alla fine del seminario. Concedi loro abbastanza tempo, tuttavia, per pensare alle tue domande e rispondere esattamente. Un feedback immediato ti permetterà di migliorare il contenuto del tuo seminario, ma anche di rafforzare il processo di apprendimento intrapreso dai partecipanti. Ecco alcuni esempi di domande che puoi porre loro.
   • Quali erano gli obiettivi di questo seminario? Pensi che il workshop abbia raggiunto questi obiettivi?
   • Quali attività ti hanno permesso di generare la maggior conoscenza? D'altra parte, quali erano meno pedagogici?
   • La durata del seminario è stata appropriata?
   • Quale supporto pedagogico (dispensa, lettura, questionario, ecc.) È stato più utile? Qual è stato il meno utile?
   • Cosa hai imparato da questo seminario?
   • Secondo te, cosa hanno imparato gli altri partecipanti da questo workshop?
   • Come cambieresti questo seminario in futuro? Hai qualche suggerimento per migliorare?
   • Quali altri argomenti ti piacerebbe frequentare un seminario?

2. 
   

   
   Torna da loro qualche giorno dopo. Chiedi ai partecipanti al tuo seminario se puoi contattarli in futuro per chiedere loro i loro commenti. Alcune persone hanno bisogno di tempo per analizzare il tuo laboratorio. Chiedi loro un feedback alcuni giorni o settimane dopo che ti darà un nuovo sguardo sul tuo lavoro. Puoi aggiungere nuove domande come la seguente.
   • Ti sei ricordato facilmente delle informazioni apprese durante il seminario?
   • Pensi ancora a questo seminario?
   • In che modo questo workshop ti ha aiutato nel tuo lavoro quotidiano? Avrebbe potuto aiutarti di più?
   • Quali supporti sono stati più utili dal seminario? Quali media hai scartato o dimenticato?

3. 
   

   
   Organizza un seminario aggiuntivo, se necessario. Se un certo numero di partecipanti è interessato a seguire una versione più avanzata del seminario, è possibile organizzare un seminario aggiuntivo. In quest'ultimo caso, sarai in grado di rispondere alle loro domande, entrare nei dettagli della materia o evocare versioni più avanzate della tecnica che hai insegnato loro nella prima parte del tuo seminario.Assicurati che questo seminario aggiuntivo non sia troppo ripetitivo in modo che rimanga interessante per i partecipanti che hanno seguito la prima parte.

• Pianifica attentamente, ma ricorda di essere abbastanza flessibile da modificare i tuoi piani, se necessario.
• Analizza la reazione dei partecipanti in ogni fase del seminario. Se non sei sicuro di come si sentono riguardo alle tue attività, non esitare a chiedere loro di condividere i loro pensieri e commenti.
• Sii molto chiaro sugli obiettivi del tuo seminario e su come le attività che intendi mettere in atto servono a questi scopi.
• Gli strumenti tecnologici sono molto pratici, ma assicurati di essere comodo nel loro uso. Se non sei molto bravo con le presentazioni di PowerPoint, chiedi a un esperto di aiutarti o passa a un altro formato.