Come organizzare il tuo tempo in modo efficace

Contenuto

• stadi
• Parte 1 Valuta l'attuale gestione del tuo tempo
• Parte 2 Evitare distrazioni
• Parte 3 Usare il tuo tempo in modo efficace

Tutti hanno mai sentito qualcuno lamentarsi che non ci sono abbastanza ore al giorno per fare tutto ciò che devono fare. Alcuni consigli di base per organizzare e gestire il tuo tempo possono aiutarti a sfruttare al meglio il tuo tempo. Imparando come organizzare il tuo tempo in modo efficace, sarai in grado di realizzare molte più cose.

stadi

Parte 1 Valuta l'attuale gestione del tuo tempo

1. 
   

   
   Osserva le tue attività quotidiane. Guarda cosa fai ogni giorno e osserva i diversi modi in cui trascorri il tuo tempo. Sarai sorpreso di vedere quanto tempo perdi nel giorno in cui lo confronti con il tempo che passi facendo ciò che devi fare.
   • Non dimenticare di annotare le attività più inutili, ad esempio quando prepari la colazione, quando fai i lavori di casa, quando fai la doccia, ecc.

2. 
   

   
   Annota tutte le tue attività su un quaderno. Dopo aver osservato tutte le tue attività e aver stimato quanto tempo impieghi a svolgerle, scrivile su un quaderno. Metti tutte le informazioni nello stesso taccuino, perché sarai in grado di identificare più facilmente i motivi che si ripetono e i tempi in cui perdi tempo se li vedi tutti sulla stessa pagina.
   • Non ricordare nulla e annotare chiaramente ogni voce nel notebook. Non raggruppare eventi separati in un'unica voce, non sottovalutare le attività minori e scrivere gli orari esatti quando si valuta come si svolge la giornata.
   • Può essere utile raggruppare determinate attività in categorie. Ad esempio, potresti notare lavori domestici blu, attività di lavoro rosse e hobby in nero. Questo ti aiuterà a visualizzare meglio come passi il tuo tempo.

3. 
   

   
   
   
   Valuta il tuo tempo. Trascorri un'ora senza fare nulla? Due ore per decidere dove mangiare? Otto ore per navigare in Internet? Trova modelli che ti spieghino come passi il tuo tempo e determina quali attività sono necessarie e quali attività non sono necessarie.
   • Stai perdendo tempo perché non hai il controllo di te stesso? Metti le cose troppo spesso durante la notte? Accetti troppe responsabilità? Queste sono domande che dovresti porti mentre stai valutando come trascorrere il tuo tempo.
   • Potresti realizzare di dividere la giornata in un modo che non ha senso. Ad esempio, potrebbe non essere saggio lavorare mezz'ora prima di passare dieci minuti a fare cose non importanti prima di tornare al lavoro per mezz'ora. Sarai più concentrato e produttivo se lavori per un'ora e ti occuperai delle cose meno importanti in seguito.
   • È meglio che affronti i tuoi compiti suddividendoli. Questo metodo richiede di assegnare un determinato periodo di tempo a una singola attività senza essere distratto.

4. 
   

   
   
   
   Pensa agli aggiustamenti. Ora che sai esattamente cosa stai facendo nel tuo tempo, inizia ad apportare modifiche attive al tuo programma. Assicurati di identificare le aree che non puoi ridurre. Non è perché qualcosa richiede molto tempo che è tempo che perdi.

5. 
   

   
   Trova cosa c'è che non va. Se trascorri tre ore al giorno a inviare documenti di lavoro, è improbabile che tu sia in grado di ridurre il tempo impiegato in questa attività. Tuttavia, se si inviano quattro o cinque membri del personale tra un lavoro e l'altro, è possibile ridurre il tempo impiegato per questa attività.

6. 
   

   
   Cambia le tue abitudini. Qualunque sia il tuo problema con la gestione del tuo tempo, c'è sempre una soluzione. Una volta trovato il tempo che perdi o il modo in cui dovresti spendere il tuo tempo, dovrai fare uno sforzo concertato per cambiare le tue abitudini di gestione del tempo.
   • Se trascorri troppo tempo a fare i lavori di casa o ti prepari a mangiare, considera di assumere una governante o un cuoco. Per alcune persone, il loro tempo vale più dei loro soldi.
   • Puoi trascorrere buona parte della giornata navigando senza meta su Internet. Puoi limitare l'accesso a determinati siti o social network quando preferisci lavorare o fare qualcos'altro.

Parte 2 Evitare distrazioni

1. 
   

   
   Identifica le distrazioni nella tua vita. Le distrazioni costanti sono la più grande minaccia alla buona gestione del tempo. Devi capire quali attività o quali individui tendono a perdere tempo. Che si tratti di un amico che non smette mai di parlare o di un piacere colpevole che ti allontana dal tuo lavoro, devi trovare il modo di evitare tutto ciò che ti fa perdere tempo.
   • Se passi molto tempo su qualcosa che non produce i risultati desiderati, è probabilmente una distrazione nella tua vita che dovresti evitare.
   • Se lavori in un ufficio, probabilmente penserai a molti dei tuoi colleghi come distrazioni. Evita conversazioni inutili quando hai cose da fare. Tuttavia, non dimenticare che il tuo atteggiamento in ufficio è importante tanto per il progresso della tua carriera quanto le tue capacità di gestione del tempo, quindi non dovresti essere cattivo.

2. 
   

   
   Evita lunghe conversazioni al telefono. Se passi molto tempo al telefono, potrebbe essere necessario modificare le tue abitudini di conversazione. Spesso è possibile ottenere risultati più rapidi con le discussioni faccia a faccia piuttosto che con le discussioni telefoniche, motivo per cui è necessario ridurre il tempo che si trascorre in attesa.
   • Molte conversazioni telefoniche, specialmente all'inizio o alla fine, includono discussioni non necessarie o non necessarie. Le persone tendono a deviare dall'argomento mentre sono al telefono, quindi devi prestare attenzione. Nelle riunioni faccia a faccia, ti senti più obbligato a discutere solo dell'argomento che ti interessa. Questo accade perché non ci sono altre distrazioni quando ti trovi di fronte al chiamante.

3. 
   

   
   Non passare troppo tempo su Internet. Molte persone usano la rete come uno strumento importante per svolgere compiti che devono essere svolti. Tuttavia, ci sono altrettanti che si concedono leggere articoli inutili o notizie sportive o guardare foto di stelle, gatti o cuccioli. Rimani concentrato mentre usi Internet. Esistono programmi che è possibile installare che bloccano determinate app, siti e domini per ridurre le distrazioni offerte dal Web.
   • Evita Facebook e altri siti di social network quando dovresti concentrarti su qualcos'altro.
   • Perderai anche molto tempo a cercare vari argomenti su Google. Potresti pensare di fare una rapida ricerca su un singolo argomento e prima di conoscerlo, hai trascorso tre ore a cercare le profondità della Rete.

4. 
   

   
   Utilizzare un cartello "non disturbare". Probabilmente conosci questo cartello appeso alla porta delle camere d'albergo. Può essere altrettanto efficace in ufficio o sul posto di lavoro. Puoi prendere questo tipo di cartello raccogliendo quello presso il prossimo hotel dove alloggerai o stampandone uno a casa da appendere alla porta del tuo ufficio quando sarà necessario. Questo ti aiuterà a evitare il rischio di conversazioni inutili che ti distrarranno dal tuo lavoro.
   • Se lavori a casa, è essenziale disporre di uno spazio dedicato solo al lavoro. Non lavorare nelle aree comuni della casa in quanto la TV, il telefono o la console per videogiochi potrebbero distrarti facilmente dal tuo lavoro.

5. 
   

   
   Prenditi del tempo per le inevitabili distrazioni. Ci sono alcune distrazioni che le persone semplicemente non possono evitare. A volte è il tuo capo che viene da te per discutere di cose e altri o di un membro più anziano della tua famiglia che ha bisogno di aiuto per cose semplici. Indipendentemente da queste inevitabili distrazioni, se ti prepari in anticipo, non interferiranno con il tempo necessario per altri progetti o attività che devi completare.

Parte 3 Usare il tuo tempo in modo efficace

1. 
   

   
   Scrivi tutto. Non fare affidamento sulla tua memoria per completare le attività che devi completare. Scrivi tutto ciò che devi fare in un unico posto e preparati a consultare spesso questo elenco per raggiungere i tuoi obiettivi.
   • Anche se l'attività in questione ti sembra minore o secondaria, annotala. Il tuo calendario dovrebbe essere riempito con piccoli commenti come "chiama John", "cerca margini di profitto" o "invia uno al capo".
   • Tieni costantemente un quaderno con te per annotare le attività che compaiono. Pensi che ti ricorderai di scriverli più tardi, ma non lo farai.

2. 
   

   
   Usa un calendario. Aggiungendo un semplice calendario ai tuoi strumenti che ti aiutano a organizzare, puoi organizzare il tuo tempo in modo più efficiente. Scrivi nuove scadenze, compiti o riunioni quando si aggiungono al tuo programma. Prenditi il ​​tempo ogni mattina per rileggere il tuo calendario per scoprire cosa ci aspetta.

3. 
   

   
   Evita di lavorare troppo. Organizza il tuo programma per evitare di avere troppe cose da fare o di essere responsabile di troppi progetti contemporaneamente. Controlla il tuo calendario prima di accettare qualsiasi cosa per assicurarti di avere il tempo. Questo ti aiuterà a rimanere organizzato e ad esaminare regolarmente il tuo calendario.

4. 
   

   
   Elimina le distrazioni. Organizza il tuo tempo in modo produttivo eliminando elementi che potrebbero essere distrazioni o farti perdere di vista il tuo obiettivo o essere in ritardo. Tieni TV e console di gioco lontani dalla stanza in cui studi o paghi le bollette per concentrarti solo sulle attività che devono essere svolte prima e per mantenere gli hobby per dopo.

5. 
   

   
   Organizza i tuoi compiti. Gestisci il tuo tempo in modo efficiente organizzando te stesso per svolgere prima alcuni compiti importanti o urgenti. Nota nel tuo calendario evidenziandolo con un marcatore di colore speciale o posizionando un adesivo. Prenditi cura di queste attività urgenti prima di concederti abbastanza tempo per completarle, quindi lavora su attività meno urgenti una volta terminate le prime.
   • Non esitare a cambiare le tue priorità di volta in volta. Ci sono cose che possono apparire all'ultimo minuto e che richiedono rapidamente la tua attenzione. Dovrai smettere di fare quello che stai facendo e, a volte, riorientare la tua energia e il tuo tempo in un'attività dell'ultimo minuto. Assicurati solo che non accada troppo spesso.
   • Se ti rendi conto che riorganizzi costantemente le tue priorità durante il giorno, qualcosa non va. Anche se devi aspettarti piccoli aggiustamenti nell'uso del tempo, se devi apportare cambiamenti costanti, potrebbe essere perché non hai organizzato correttamente le tue attività dall'inizio.

6. 
   

   
   Sii realistico. Concediti un momento realistico per completare ciascuna delle tue attività. Se pensi che il completamento di un'attività richieda mezz'ora a un'ora, concediti un'ora. Rimanendo realistico su quanto tempo richiederà un'attività, eviti di essere sovraccarico o in ritardo.
   • Prevenire è sempre meglio che curare e darti più tempo del necessario. Se finisci prima l'attività, puoi passare all'attività successiva, che non dovrebbe influire sulla produttività.

7. 
   

   
   Organizza le attività di base. Non dimenticare di contare il tempo necessario per le attività di base come i pasti o la doccia. Questo può sembrare naturale per te, ma è importante prenderti il ​​tempo di svolgerli tra le altre attività per assicurarti di non dimenticarli o di non arrivare in ritardo.

8. 
   

   
   Utilizzare un sistema di promemoria. Imposta un semplice sistema di promemoria in aggiunta al tuo programma per aiutarti a ricordare compiti e scadenze importanti. Usa i post-it o gli avvisi sul telefono in determinate ore del giorno per ricordare di fare qualcosa o pianificare un'attività. Questo sistema ti aiuterà a non dimenticare nulla.
   • Evita di fare affidamento sugli altri per ricordare cosa devi fare. Probabilmente ti dimenticheranno come ti dimenticheresti.
   • Se hai qualcosa di molto importante da fare, organizza molti promemoria. È possibile ignorare un post-it o un avviso al telefono.

9. 
   

   
   Chiedi aiuto. Chiedi a qualcuno di aiutarti o delegare compiti più semplici, se necessario. Ti aiuterai a gestire il tuo programma se sei orgoglioso di te stesso e chiedi a qualcuno di fare compiti semplici, come aiutare con le faccende di casa o preparare la cena quando sei occupato.
   • Assicurati di delegare le tue responsabilità a persone qualificate. Non è sufficiente per completare l'attività in questione, anche tu vuoi che sia fatto bene.
   • Non prendere l'abitudine di chiedere costantemente aiuto ai tuoi colleghi. Questo indica che non sai come gestire il tuo tempo. Sarai pigro e non motivato.

10. 
    

    
    Valuta la tua produttività. Di tanto in tanto, è necessario fare un passo indietro e analizzare ciò che hai realizzato, la qualità delle tue prestazioni e il tempo impiegato. Diventando consapevoli di questi aspetti del tuo lavoro e della tua vita, sarai in grado di apportare modifiche al tuo programma e alle tue abitudini quotidiane, che potrebbero produrre risultati sorprendentemente efficaci.

11. 
    

    
    Premiati. Se lavori duro o troppo, raggiungerai una fase di stanchezza e ti sarà difficile concentrarti anche sui compiti più semplici. Quindi devi prendere un momento di tanto in tanto per celebrare ciò che hai realizzato e per ricompensarti facendo qualcosa che ami davvero.
    • Assicurati di trascorrere il tuo tempo libero divertendoti. Spegni il telefono ed evita di rispondere alle tue domande. Se mescoli lavoro e piacere, non ti divertirai e accumulerai affaticamento.
    • Se lavori lunedì o venerdì, riposa il fine settimana. Se hai appena lavorato tre mesi senza interruzioni per lo stesso progetto, una volta terminata una piccola vacanza.