Come prepararsi per un incontro

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La preparazione è molto importante affinché una riunione abbia successo. Le riunioni sono anche una parte importante di molte carriere, quindi non è una piccola impresa!

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1. Chiediti se è necessario o no. Se pianifichi una riunione solo per comunicare informazioni, non sprecare il tempo degli altri. Invia loro un promemoria.
2. Prepara un'opinione. Dovrebbe includere la data, l'ora, l'ordine del giorno e il luogo della riunione. Distribuire questo avviso ai partecipanti con sufficiente anticipo.
3. Allegare le note della riunione precedente, se ce n'era una. Ciò darà ai partecipanti l'opportunità di identificare i punti che non comprendono o quelli con cui non sono d'accordo.
4. Metti gli elementi di base in posizione. Disporre sedie e tavoli prima dell'inizio della riunione. Ottieni carta e penne per tutti. Metti una caraffa d'acqua al centro del tavolo e bicchieri lungo il tavolo.
5. Annuncia l'apertura della sessione. Ciò significa che la persona che presiede la riunione chiede silenzio affinché la riunione possa iniziare. Determina gli obiettivi trimestrali della squadra.L'agenda del giorno è un elenco di argomenti che affronterai, in un tempo prestabilito, per raggiungere questo obiettivo. Ad esempio: 1) Revisione della situazione degli obiettivi del trimestre precedente (15 minuti), 2) Tour de table per suggerimenti di obiettivi (20 minuti), 3) Selezione di 5 obiettivi (10 minuti).
6. Passa il libro delle presenze. Puoi anche usare un foglio di carta all'inizio della riunione e far sì che tutti i presenti descrivano il loro nome e il loro segno. Questi nomi saranno inclusi nel rapporto.
7. Pensa al rapporto. Chiedi al segretario responsabile del verbale di descrivere i punti principali della riunione e di digitarli in un secondo momento.
8. Chiedere, al termine della riunione ufficiale, se qualcuno ha qualche domanda. Questo è noto come problemi vari. Determinare una data per la prossima riunione e completarla formalmente.

consiglio

• Un'agenda delinea una riunione e ci impedisce di parlare troppo a lungo di un argomento particolare.
• È comune istituire un presidente all'Assemblea generale annuale. Il presidente conduce la riunione, assicura che l'agenda sia seguita e che solo una persona alla volta parli.
• Se non è stato nominato alcun presidente, chiedere se qualcun altro vorrebbe ricoprire quel ruolo per la riunione.
• Lo stesso principio si applica al segretario responsabile della relazione.
• È importante disporre di un resoconto preciso per evitare ulteriori disaccordi.
• Queste istruzioni si riferiscono a una riunione formale.
• Anche nel contesto di una riunione informale, inviare innanzitutto un avviso indicante che l'ora e la data della riunione sono una buona idea. Al lavoro, può essere sufficiente chiedere ai partecipanti di partecipare a una riunione informale.

avvertenze

• Il presidente deve avere una forte personalità per garantire il corretto svolgimento della riunione.