Come organizzare una dimostrazione

Contenuto

• stadi
• Parte 1 Preparare i mesi in anticipo
• Parte 2 Organizza due settimane prima
• Parte 3 24 ore prima dell'evento
• Parte 4 Gestire lo svolgimento dell'evento

Probabilmente pensi che organizzare un evento sia un compito schiacciante. Questo può essere il caso se non hai un senso di organizzazione o pianificazione. Ma state tranquilli, perché vedremo insieme come fare, dalla preparazione, che può durare per mesi, fino al giorno dell'evento.

stadi

Parte 1 Preparare i mesi in anticipo

1. 
   

   
   Definire l'oggetto dell'evento. Una o due frasi chiave possono aiutarti a definire chiaramente lo scopo del tuo evento e a tenerlo nel contesto. Intendi formare membri della tua comunità? Stai cercando di convincere i donatori a finanziare alcuni dei tuoi progetti? Vuoi onorare alcune persone o un gruppo di persone? Cerca di ridurre al minimo l'ambito della tua azione. Indipendentemente da ciò che stai per fare, educare, persuadere o onorare, ecc., Rispondi alla domanda: perché hai intenzione di organizzare questo evento?
   • Prendilo come una dichiarazione di missione. La tua struttura per il successo Quando sai chiaramente cosa vuoi fare, sarà più facile per te agire!

2. 
   

   
   
   
   Stabilisci obiettivi. Cosa vuoi ottenere esattamente ? Non quale sarà il numero di partecipanti o anche se l'evento avrà luogo, cosa vuoi che esca da questo evento? 5 persone che stanno voltando le spalle a un nuovo componente della tua organizzazione? Una raccolta di € 1.000? Un cambio di mentalità? Un pubblico entusiasta?
   • Individua le prime tre cose che vuoi realizzare attraverso l'organizzazione del tuo evento e concentrati su come realizzarle. Potresti avere un obiettivo finanziario, un obiettivo sociale e un obiettivo personale. Dipende solo da te!

3. 
   

   
   Raduna volontari. Avrai bisogno di una buona squadra con competenze diverse. I tuoi volontari possono aiutarti in vari modi, come preparare programmi, inviti e poster o ospitare partecipanti e organizzare dopo l'evento. In altre parole, possono aiutarti a completare il lavoro. E se puoi, fai volontari su cui contare!
   • Assicurati che i dirigenti e i membri dei tuoi team rispettino il tuo programma di lavoro. La collaborazione può semplificare molte cose. Quando chiedi loro di dare una mano, fin dall'inizio sii chiaro sulle loro aspettative e il loro grado di coinvolgimento.
   • Se non puoi assumere volontari, assumi una squadra! Tutto dipende dalla natura dell'evento che stai organizzando. I gestori del sito host del tuo evento possono mettere a tua disposizione una squadra, altrimenti puoi passare attraverso un'agenzia di lavoro temporaneo.

4. 
   

   
   
   
   Preparare un budget. Devi includere nel tuo budget tutte le possibili spese, entrate, donazioni e spese impreviste. Se non hai un budget, finirai con un fascio di banconote in mano, un portafoglio vuoto e nessuna idea dell'ultimo problema. Sii realistico fin dall'inizio per evitare sorprese il giorno dell'evento.
   • Cerca modi per ridurre i costi. Puoi reclutare volontari che lavoreranno gratuitamente? Puoi optare per un sito di casa più economico, come la casa di uno dei tuoi amici? Ricorda che una partita semplice ma di successo è più impressionante di un evento che sta arrivando, ma che si trasforma in un fiasco.

5. 
   

   
   Decidi dove e quando. Questa è la cosa il più importante da fare, quando si tratta del tuo evento.Qual è il posto e qual è la data che farà dire a qualcuno: "Sì, lo vedrò! Scegli un momento in cui tutti sono liberi, un luogo facilmente accessibile e qualcosa a portata di mano!
   • Controlla il calendario degli eventi nella tua zona e determina il tuo pubblico. Se stai prendendo di mira le persone che trascorrono il loro tempo a casa, l'opzione migliore è organizzare il tuo incontro nel quartiere, durante il giorno, magari offrendo assistenza all'infanzia. Ma se stai prendendo di mira gli studenti, è meglio tenere la riunione di notte nel centro della città. Se puoi, vai dove il tuo pubblico già trovato.
   • Certo, in alcuni casi sarai costretto a prenotare il tuo sito. Contatta la persona responsabile del luogo che utilizzerai il prima possibile. Non dimenticare che probabilmente è impegnato come te!

6. 
   

   
   Pensa alla logistica. Hai bisogno di logistica per tutto. Quali saranno le possibilità di parcheggio? Quali sono i mezzi di accesso per le persone con disabilità? Cosa puoi fare a seconda delle dimensioni del tuo luogo di incontro? Di quale attrezzatura avrai bisogno? Di quali elementi aggiuntivi, come bevande, badge, brochure, avrai bisogno e richiederai spese aggiuntive? Di quante persone hai bisogno affinché l'evento si svolga senza intoppi?
   • Pensa a tutti questi problemi con il tuo team e discuti di tutti gli aspetti del problema. Puoi anticipare alcuni eventi imprevisti ed evitarli? Ci sono ospiti speciali a cui partecipare? Devi fare delle eccezioni?

7. 
   

   
   Pensa al marketing e alla pubblicità. Mentre ci sei, crea un poster. Deve contenere la data, il luogo, l'ora, il nome dell'ospite, il titolo e il tema o lo slogan dell'evento. Dato che sei ancora nella fase preliminare, puoi prendere il tuo tempo per sistemare questi dettagli. Tuttavia, è interessante creare rapidamente una registrazione temporanea per avere una visione completa della tua organizzazione!
   • Pensa anche ad altri modi per diffondere informazioni. Un ing? Un mailing? Facebook, o mezza dozzina di altri siti web di eventi (maggiori informazioni un po 'più avanti)? Di cosa avrai bisogno prima l'evento per attirare partecipanti e quali saranno le tue esigenze durante l'evento per mantenere il loro interesse?

8. 
   

   
   Organizzati. È probabile che per il momento tutto sia confuso nella tua testa e non sai come iniziare. Fai un respiro profondo e apri Excel. Prepara un calendario provvisorio del tuo evento. Crea alcuni fogli di calcolo per organizzare le tue idee. Ciò può sembrare superfluo, ma tra due mesi ti congratulerai con te stesso per aver svolto questo lavoro.
   • Per ogni attività, preparare un programma con scadenze. Scrivi i nomi dei tuoi collaboratori e specifica i loro compiti e i periodi di esecuzione. Quindi puoi organizzare e rispondere a qualsiasi domanda possano avere.

Parte 2 Organizza due settimane prima

1. 
   

   
   Assicurati che tutto vada bene. Imposta la data e il luogo del tuo evento, scegli il tuo ospite d'onore, il tuo staff, il tema e lo slogan del tuo evento. Quali sono i problemi che possono causare problemi? Quali sono le domande che possono sorgere all'ultimo minuto? A questo punto, devi finalizzare tutti i tuoi dettagli.

2. 
   

   
   Stare insieme con la tua squadra. Ottieni il tuo budget, programma, ecc. Approvato dai membri del team e dai gestori. È giunto il momento di esaminare e risolvere tutti i problemi. I tuoi dipendenti hanno capito cosa devono fare? Si sentono a proprio agio con l'intera procedura?
   • Ancora una volta, riuniti con i tuoi collaboratori e volontari per discutere di eventuali problemi. È anche il momento perfetto per sviluppare un piano d'azione.
   • Assicurati che il tuo team non abbia problemi interni. Resta in contatto con i leader e i membri di ciascun gruppo, nonché i tuoi volontari.

3. 
   

   
   Delega le responsabilità ad alcuni dei tuoi collaboratori e assegna i più esperti per coordinare tutte le attività. Se si tratta di un evento gigantesco, incarica diverse persone di coordinare diverse attività, sotto la supervisione di una singola persona responsabile. Ricorda che i membri di un gruppo devono fidarsi del loro capogruppo.
   • Il giorno dell'evento, considera di assegnare una o due persone per incontrare e salutare i partecipanti mentre arrivano sulla scena. In linea di principio, è il comitato di accoglienza che ha il compito di incoraggiare tutti e dare ai partecipanti la sensazione di essere in buone mani.

4. 
   

   
   Assicurati di mantenere aggiornati i siti Web correlati all'evento. Probabilmente sei su Facebook e, ma ci sono molti altri siti che puoi utilizzare per promuovere meglio il tuo evento. Eventbrite, Evite e Meetup sono 3 dei siti più importanti a cui devi pensare. Se non li conosci ancora, vai subito su Internet!
   • E, naturalmente, non dimenticare il tuo sito Web, il tuo blog o la tua pagina Facebook, se ne hai. Puoi inviare promemoria, pubblicare foto e gestire le tue richieste di risposta (RSVP). Più sei attivo, meglio sarai notato da tutti.

5. 
   

   
   Chiedi ai delegati di finanziare e sponsorizzare determinate attività. Dovrai affrontare diverse spese nei prossimi giorni e non pagherai tutto di tasca tua! Raccogli almeno un po 'di soldi per coprire i costi di avviamento, come affittare la stanza, le attrezzature e forse i ristoratori. Potrebbe essere necessario pagare per determinate cose o servizi.
   • Assicurati di disporre di una procedura amministrativa adeguata per ricevere, confermare e fatturare i servizi di cui avrai bisogno. Devi tenere traccia di tutto ciò che fai in modo da poter fare riferimento in un secondo momento, in modo da organizzarti meglio in anticipo, soprattutto se i tuoi partner commerciali stanno facendo qualcosa di sbagliato.

6. 
   

   
   Pubblicizza il tuo evento. Preparare brochure, pubblicare annunci pubblicitari, informare i media, effettuare direct mailing, telefonare, inviare gruppi a gruppi e visitare potenziali partecipanti o sponsor. Cos'altro fare per incoraggiare le persone a venire? Abbi cura di diffondere informazioni complete che lasciano poco spazio alle domande. Ma dopo tutto, stai anche cercando di suscitare la curiosità del tuo pubblico!
   • Definisci il tuo pubblico di destinazione. Se stai cercando di raggiungere gli anziani, non perderai tempo a inviarli snapchats. Vai nei luoghi frequentati dai tuoi partecipanti e usa gli strumenti a loro familiari. Sforzati di essere molto accessibile e di comportarti normalmente.

7. 
   

   
   Raccogli tutto il necessario per il tuo evento. Ad esempio, medaglie, giochi, piccoli souvenir, premi o certificati. Ci sono molte cose e gadget che possono passare inosservati per un occhio inesperto, ma conosci ogni angolo e tutto ciò che può andare lì. E non dimenticare i tavoli, le sedie, il sistema audio, i poster, le tovaglie e tutte queste cose importanti!
   • Questa domanda da sola merita un'intera sessione di lavoro con il tuo staff. Non smettere di pensarci finché non vedi 5 cose come penne, kit di pronto soccorso, batterie, gelati ed estensioni. Devi assicurarti, ad ogni costo, di avere tutto coperto.

8. 
   

   
   Organizzati per tutto. Prendi accordi per scattare foto e video. Organizza i movimenti degli ospiti. Prendi accordi anche per il cibo e il team di pulizia. L'elenco può essere allungato di giorno in giorno, ma è normale, perché stai organizzando il tuo evento!
   • Prenditi cura di cibo e bevande. È anche tempo di pianificare strutture speciali, come quelle per le persone con disabilità, ecc. Controlla anche se alcuni partecipanti sono vegetariani o hanno esigenze dietetiche particolari.
   • Fornire sedie, tavoli, set, microfoni, altoparlanti, computer, proiettori a cristalli liquidi (LCD), podi, tutto l'equipaggiamento necessario per allestire correttamente il luogo dell'evento.

9. 
   

   
   Prepara l'elenco delle persone da contattare. Avrai bisogno di numeri di telefono, indirizzi e tutti i tuoi dipendenti. Allo stesso modo, prepara l'elenco dei VIP e dei tuoi fornitori. Queste liste saranno utili se qualcuno è in ritardo o in ritardo.
   • Supponiamo che i tuoi ristoratori siano in ritardo? Sai come si fa? Prendi la tua bellissima lista e dai loro una chiamata. Pensavano davvero che ci andassi cercare questi 100 kg di maiale stirato? Bene, non importa. Tu dai la lista a François e gli chiedi di andare con il suo camion all'indirizzo indicato. E questo è tutto! Ora sai cosa devi fare, smetti di usarli o sii più preciso comunicando i tuoi dettagli!

10. 
    

    
    Vai al luogo dell'evento con i tuoi dipendenti. Fai un tour e controlla attentamente i parcheggi, i servizi igienici, le sale verdi, la fornitura di ingressi e uscite. Trova luoghi vicini dove è possibile effettuare fotocopie o telefonate ed effettuare acquisti in caso di emergenza. In una parola, cerca di conoscere il terreno come una tasca.
    • Parla anche con la tua persona di contatto. Deve conoscere il posto meglio di chiunque altro. C'è un problema particolare che devi conoscere? Ci sono vincoli temporali? Dovresti tenere le porte chiuse in determinati momenti? Ci saranno, Dio non voglia, esercitazioni antincendio di routine durante la protesta?

Parte 3 24 ore prima dell'evento

1. 
   

   
   Mantieni la calma. Sei quasi arrivato alla fine delle tue frasi. È estremamente importante mantenere le idee chiare e rimanere in pista. Hai passato mesi a prepararti! Andrà tutto bene. Se mantieni la calma, la tua squadra si comporterà come te e l'evento si svolgerà in buone condizioni. Inoltre, tutto sarà finito molto rapidamente!
   • Seriamente, hai quasi raggiunto la fine delle tue frasi. Hai pianificato tutto, hai pensato a tutti i possibili problemi. Se succede qualcosa, supererai la difficoltà. E ricorda, nessuno ti biasimerà. Un ospite rumoroso, cibo mediocre, non ti preoccupare troppo, perché i partecipanti sanno che non puoi controllare tutto. Quindi, rilassati, andrà tutto bene.

2. 
   

   
   Esegui gli ultimi controlli con la tua squadra. Assicurati di aver comunicato a tutti l'orario dell'evento e come arrivarci. Non vuoi il giorno dell'evento tutti i tuoi dipendenti ti chiedono allo stesso tempo dove si trova questa porta di servizio sacro.
   • Anche se non ricevi domande, fai del tuo meglio per valutare il comportamento dei tuoi dipendenti. Sono soddisfatti della descrizione dei loro compiti? Hanno un odore tra di loro? Altrimenti, discuti con loro e cerca di risolvere la difficoltà insieme. Forse qualcuno sarebbe più a suo agio nel fare qualcos'altro o nel lavorare con qualcun altro.

3. 
   

   
   Controlla tutti gli inviti e le risposte che hai ricevuto. Fai l'elenco degli ospiti e addebita a qualcuno di contare i presenti. Nella maggior parte dei casi, il numero di persone presenti sarà diverso delle persone che hanno risposto. Potresti aver ricevuto 50 risposte affermative e finire con 5 o 500 persone presenti. Quindi, anche conoscendo il numero di risposte che hai ricevuto, preparati a situazioni estreme!
   • Mentre sei lì, ricorda l'evento ai tuoi illustri ospiti. Rimarrai sorpreso dal numero di persone che diranno "Oh sì, esatto! È domani no? Puoi evitare sviste dando una semplice telefonata o inviando un SMS.

4. 
   

   
   Vai al luogo e assicurati che tutto sia pronto. La stanza è pulita e disponibile? L'apparecchiatura elettronica è installata? Sono stati eseguiti i test di buon funzionamento? È possibile installare l'attrezzatura in anticipo, se necessario? Lo staff è pronto?
   • Controlla se il numero di persone presenti per supervisionare l'evento è sufficiente. Certo, è sempre meglio avere più persone. Potresti aver bisogno di qualcuno che possa fare una corsa urgente, ospitare un ospite d'onore o organizzare un evento imprevisto; o per prendere un caffè, semplicemente.

5. 
   

   
   Preparare i kit dei partecipanti. Ogni kit può includere una bottiglia di acqua, uno spuntino leggero, un taccuino, una penna, un opuscolo e le informazioni necessarie. Puoi anche includere piccoli ricordi. Sono proprio i dettagli che spingono i partecipanti a pensare che l'evento sia stato ben progettato e ben organizzato. E penseranno davvero che ti prenderai cura di entrambi!
   • Questo può essere riservato agli ospiti, al tuo staff o ad entrambi! A chi non piace ricevere una barretta al muesli e una penna?

6. 
   

   
   Crea una sceneggiatura. È un elenco che contiene tutte le informazioni necessarie classificate in base al programma e alla stanza. Preparare un programma a tempo per attività importanti. La struttura del modulo dipende da te. Sforzati di non caricarlo per una facile lettura.
   • Se sei davvero esigente e molto diligente, puoi stabilire parecchi script. Gli oratori possono chiederti un elenco di altri oratori con la loro posizione e programma. Il tuo team vorrà l'elenco delle attrezzature, i programmi e le regole delle operazioni di pulizia. Se hai tempo per prepararli, questi elenchi potrebbero essere utili.

7. 
   

   
   Preparare un elenco di controllo delle azioni da eseguire durante l'evento. Sarebbe un disastro se ci sei, tutto è lì, tutti sono lì e all'improvviso ti rendi conto di aver dimenticato a casa i 1.200 calici per la pausa caffè. Avresti rovinato tutto. Quindi, fai una lista di controllo e porta con te tutto ciò di cui avrai bisogno!
   • Se le cose tendono ad accumularsi, assegna un compito specifico a ciascun membro del tuo team. Quindi, il giorno dell'evento, non perderai il tuo tempo correndo a destra e a sinistra, punteggiando le crisi. Altre due mani alleggeriscono il peso ... come dice il proverbio.

Parte 4 Gestire lo svolgimento dell'evento

1. 
   

   
   Essere in anticipo sul sito dell'evento con il personale e i volontari. Verificare che tutti siano presenti e assicurarsi che le apparecchiature elettroniche funzionino correttamente. Ci sono domande dell'ultimo minuto? Se ti rimane il tempo, distribuisci da bere, dì loro alcune parole di incoraggiamento, poi fai una pausa! Te lo sei meritato Siete pronti
   • Assicurati che gli organizzatori indossino un distintivo distintivo o altre insegne, in modo che i partecipanti possano trovarli facilmente quando necessario. A volte indossare la stanchezza non è abbastanza.

2. 
   

   
   Installa tutto. Dentro e fuori. Devi appendere palloncini alla cassetta postale o un cartellone all'angolo? E cosa ne pensi delle porte e dell'ingresso principale? Se i partecipanti devono percorrere un percorso complicato, posiziona quanti più segni possibile per guidarli meglio.
   • Non dimenticare i banner di benvenuto e i banner informativi che sono molto utili. Ricorda di rendere più facile per i partecipanti trovare la location dell'evento. Va da sé!
   • Installare una reception e un banco di registrazione. All'arrivo sul sito, i partecipanti dovrebbero notare ciò di cui hanno bisogno per guidare se stessi. Altrimenti, possono correre in cerchio e sentirsi a disagio.Ricordi il comitato di accoglienza di cui abbiamo parlato prima? Posiziona qualcuno all'ingresso per salutare i partecipanti e rispondere alle loro domande.
   • Pubblica un po 'di musica! Può dissipare qualsiasi imbarazzo che altrimenti avrebbe aumentato l'umore.

3. 
   

   
   Assicurati che le persone importanti siano consapevoli degli eventi. Se un oratore è in ritardo, modifica il tuo programma e informa le parti interessate. Se il pasto dura più a lungo del previsto, è necessario avvisarli del cambio di programma. È raro che le cose vadano secondo i programmi, quindi assicurati di informare le persone quando si verificano cambiamenti.

4. 
   

   
   Scatta foto! Probabilmente vuoi conservare i ricordi del tuo evento. E vedere qualcuno che cammina con una macchina fotografica può eccitare i partecipanti. Non dimenticare il banner dello sponsor, il tuo, l'ingresso, la reception, ecc. Forse puoi usarli l'anno prossimo!
   • Se possibile, chiedi a uno dei tuoi amici o un fotografo professionista di occuparsi di tutti questi dettagli. Lì hai abbastanza da fare! Ma devi prenderti cura dei tuoi ospiti, quindi chiedi a qualcuno di occuparsi delle foto, ecc.

5. 
   

   
   Offri un souvenir. I tuoi partecipanti potrebbero aver imparato qualcosa partecipando al tuo evento e vuoi che lascino pensare a qualcosa o fare domande o pensare di agire. Quindi distribuisci un volantino o qualcosa che possano portare con sé per dare loro idee agire dopo l'evento.
   • Ricorda di creare un forum per il feedback. Offri ai partecipanti l'opportunità di dare seguito, dire ciò che pensano, suggerire miglioramenti e condividere i loro desideri per il prossimo evento. E, naturalmente, come possono semplificare!

6. 
   

   
   Pulisci l'area della reception! Solleva il contatore elettrico, raccogli i banner, rimuovi i tavoli, ecc. Riporta i luoghi nella loro situazione originale, come erano prima dell'evento. Questo è particolarmente importante se hai affittato la stanza e vorresti tornare. I proprietari possono addebitare un costo, che altrimenti si sarebbe potuto evitare. Dividi i compiti per rendere l'operazione il più semplice possibile.
   • Verifica che sul posto non sia stato dimenticato nulla di prezioso e, in tal caso, istituisci un servizio oggetti smarriti
   • Portare all'attenzione della persona responsabile del luogo, i danni che potrebbero arrivare durante l'evento. È meglio essere onesti e diretti.
   • Prenditi cura della spazzatura e agisci con i tuoi mezzi. Il servizio di pulizia si occuperà di questo problema.

7. 
   

   
   Prenditi cura di tutti i compiti derivanti dall'organizzazione del tuo evento. In realtà, dipende dalla natura dell'evento in questione. Può darsi che tu non abbia molto da fare, ma puoi anche finire con un lungo elenco di persone da ringraziare e una ricetta da gestire. Ecco alcune idee per iniziare.
   • Ringrazia tutti i membri del tuo team, i volontari e gli sponsor. Non avresti potuto realizzare il tuo evento senza di loro!
   • Aggiorna e finalizza i tuoi account. Questa attività deve essere completata il più rapidamente possibile. È meglio avere un minimo di dettagli da regolare.
   • Organizza un ringraziamento per tutti coloro che ti hanno aiutato, il tuo personale deve sentirsi apprezzato e i tuoi donatori sentono di aver partecipato a una buona causa.
   • Consegnare alla gente interessata souvenir o brochure.
   • Distribuire agli sponsor e alle persone interessate la loro parte della ricetta.
   • Pubblica le foto dell'evento sul tuo sito web.

8. 
   

   
   Organizza una riunione di valutazione dopo l'evento per migliorare la tua organizzazione in futuro. Ora che hai realizzato tutto, ci sono cose che avresti potuto fare diversamente? Quali cose hanno funzionato bene e quali non hanno funzionato? Accetteresti di organizzare nuovamente un evento del genere? Che cosa hai imparato?
   • Se ricevi feedback, considera questo. Se i tuoi ospiti non lo fanno, chiedi al tuo personale di farlo! Cosa pensano dell'evento? Almeno, si sono apprezzati? Certo da quando avevano una barretta al muesli e una penna, no?